Urlaubssperre: Wann darf der Arbeitgeber sie verhängen?

Bei der Planung von Erholungsurlaub muss sich der Arbeitgeber nach den Wünschen seiner Mitarbeiter richten. Er ist jedoch nicht dazu gezwungen, jeden Urlaubswunsch zu ermöglichen. In bestimmten Situationen kann er Urlaub verweigern oder eine generelle Urlaubssperre verhängen. Wann kommt eine Urlaubssperre infrage? Kann man sich als Arbeitnehmer dagegen wehren? Was Sie zum Thema Urlaubssperre wissen sollten.

Urlaubssperre: Was bedeutet das?

Wohl kaum ein Thema ist so konfliktträchtig wie die Urlaubsplanung. Viele Arbeitnehmer haben genaue Vorstellungen davon, wie sie ihren Jahresurlaub verteilen möchten. Wenn der Arbeitgeber diese Zeiträume nicht ermöglicht, sorgt das regelmäßig für Frust oder Wut bei den betroffenen Mitarbeitern. Der Arbeitgeber kann einen Urlaubsantrag in einem bestimmten Zeitraum nicht nur im Einzelfall ablehnen, er kann auch eine generelle Urlaubssperre verhängen.

Wenn eine Urlaubssperre gilt, darf kein Mitarbeiter Urlaub nehmen. Der Geltungsbereich einer Urlaubssperre ist variabel; er kann die ganze Firma betreffen, einzelne Abteilungen oder Teams oder auch einzelne Mitarbeiter, auf die der Arbeitgeber vorübergehend nicht verzichten kann.

Eine gesetzliche Höchstdauer der Urlaubssperre gibt es nicht. Es liegt damit am Arbeitgeber, welchen Zeitraum er dafür festlegt. Allerdings muss er das Urlaubsverbot begründen können. In der Praxis kann eine Urlaubssperre wenige Tage, aber auch mehrere Monate umfassen. In den meisten Fällen handelt es sich jedoch um kürzere Zeiträume von maximal wenigen Wochen.

Voraussetzungen: Wann ist eine Urlaubssperre erlaubt?

Gesetzlich ist nicht klar geregelt, unter welchen Voraussetzungen Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen können. Die Rahmenbedingungen ergeben sich jedoch aus § 7 des Bundesurlaubsgesetzes, kurz BUrlG. Demnach sind Arbeitgeber gehalten, Urlaubswünsche ihrer Mitarbeiter grundsätzlich zu ermöglichen, wenn es nicht betriebliche Gründe gibt, die dem entgegenstehen.

Es kann gerechtfertigt sein, wenn der Arbeitgeber einen Urlaubswunsch ablehnt, weil im betreffenden Zeitraum zu viel zu tun sein wird. Auch, wenn andere Mitarbeiter vorrangig bei der Urlaubsplanung behandelt werden – was in der Regel aus sozialen Gesichtspunkten geschieht –, haben Beschäftigte mitunter das Nachsehen.

Manchmal kann ein Arbeitgeber absehen, dass alle oder manche Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt keinen Urlaub werden nehmen können. Dann kann er vorsorglich eine Urlaubssperre verhängen. Darüber kann er seine Beschäftigten mündlich oder schriftlich informieren. Eine Urlaubssperre muss nicht mit viel Vorlauf verkündet werden; der Arbeitgeber kann seine Mitarbeiter notfalls auch kurzfristig darüber in Kenntnis setzen.

Urlaubsverbot wegen hoher Auftragslage oder einer Krankheitswelle

Ein Urlaubsverbot ist zum Beispiel denkbar, wenn gleich mehrere Mitarbeiter erkrankt sind und die übrigen Beschäftigten deshalb nicht fehlen dürfen. Auch unverhoffte Aufträge, die viel Arbeit bedeuten, können eine Urlaubssperre bedingen. Kurz vor dem Abschluss eines wichtigen Projekts kann der Arbeitgeber ebenfalls verfügen, dass kein Mitarbeiter Urlaub nehmen darf. Auch andere Szenarien können zu einer Urlaubssperre führen – immer vorausgesetzt, dass es einen dringenden Grund hierfür gibt.

In bestimmten Branchen gibt es Urlaubssperren regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das betrifft etwa Phasen des Hochbetriebs in Unternehmen, die saisonalen Schwankungen im Auftragsvolumen ausgesetzt sind. Auch der Einzelhandel ist ein typisches Beispiel für Branchen mit Urlaubssperren. Dort können Beschäftigte meist vor und nach Weihnachten und zu Ostern keinen Urlaub nehmen. Urlaubssperren können auch Zeiträume betreffen, in denen die Inventur gemacht werden muss.

Bei Polizei und Bundeswehr sind Urlaubssperren möglich, wenn die Arbeitskraft der Beschäftigten – etwa durch Großevents oder andere wichtige Ereignisse – in voller Stärke benötigt wird. Dass eine Urlaubssperre bei der Bundeswehr geplant sei, um die Einhaltung des Lockdowns wegen der Corona-Krise zu überwachen, war im Sommer 2020 jedoch eine Falschmeldung. Prinzipiell wäre ein vorübergehendes Urlaubsverbot in solchen Situationen jedoch denkbar.

Ist auch bereits genehmigter Urlaub von einer Urlaubssperre betroffen?

Es kommt vor, dass Arbeitgeber erst kurzfristig entscheiden, eine Urlaubssperre zu verhängen. Dann kann es passieren, dass davon Mitarbeiter betroffen sind, die ihren Jahresurlaub längst verplant haben. Viele Unternehmen erwarten schließlich, dass die Beschäftigten sich zum Jahresende auf Urlaubszeiträume im darauffolgenden Jahr festlegen.

Ist ein bereits geplanter Urlaub in Gefahr, wenn der Arbeitgeber zwischenzeitlich eine Urlaubssperre verhängt? Grundsätzlich nicht – zumindest, wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub wie vorgesehen beantragt und der Arbeitgeber den Urlaub genehmigt hat. Einmal genehmigten Urlaub kann der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres wieder streichen, auch nicht wegen einer geplanten Urlaubssperre.

Die Rechtsprechung setzt einem Widerruf von Erholungsurlaub enge Grenzen. In vielen Fällen ist dieser überhaupt nicht rechtens. Nur, weil andere Mitarbeiter fehlen, darf der Arbeitgeber bereits genehmigten Urlaub nicht einfach streichen. Oft finden sich alternative Lösungen für die Situation, etwa die kurzfristige Beschäftigung von Aushilfen.

Arbeitgeber dürfen Arbeitnehmer nicht aus dem Urlaub zurückholen

Lediglich, wenn eine Notlage im Betrieb herrscht, kann der Arbeitgeber den Urlaub eines Beschäftigten streichen. Das setzt voraus, dass es von der Arbeitskraft dieses Mitarbeiters abhängt, ob die Situation bewältigt werden kann. In allen anderen Fällen kann sich der Arbeitnehmer höchstens freiwillig darauf einlassen, auf seinen Urlaub zu verzichten. Der Arbeitgeber muss dann für etwaige Kosten – zum Beispiel Stornierungskosten – aufkommen.

Zu noch weniger verpflichtet sind Mitarbeiter, die sich bereits im Urlaub befinden, wenn der Arbeitgeber eine kurzfristige Urlaubssperre verhängt. Sie müssen im Urlaub nicht ans Telefon gehen oder ihre E-Mails checken. Somit sind sie auch nicht dazu verpflichtet, ihren Urlaub abzubrechen. Dies können sie lediglich freiwillig tun. Auch hier müsste der Arbeitgeber entstehende Kosten übernehmen.

Warum Sie sich an eine Urlaubssperre halten sollten

Eine Urlaubssperre kann bei Beschäftigten für Unmut sorgen. Womöglich stellt sie die eigene Urlaubsplanung auf den Kopf. Besonders ärgerlich ist ein Urlaubsverbot für Arbeitnehmer, wenn sie den Grund dafür nicht nachvollziehen können. Für manche ist die Verlockung groß, trotzdem Urlaub zu machen oder sich krank zu melden, ohne tatsächlich krank zu sein. Von beidem ist aber dringend abzuraten.

Kein Arbeitnehmer darf sich selbst beurlauben. Urlaub kann nur genommen werden, wenn der Arbeitgeber diesen zuvor genehmigt hat. Wer unerlaubt in Urlaub geht, riskiert eine Abmahnung oder Kündigung durch den Arbeitgeber. Sich krank zu melden, obwohl man nicht krank ist, ist ebenfalls riskant. Fliegt der Schwindel auf, drohen Arbeitnehmern ebenfalls arbeitsrechtliche Konsequenzen, die auch in diesem Fall bis zur Kündigung reichen können – gegebenenfalls sogar fristlos.

Kann man gegen eine Urlaubssperre vorgehen?

Nicht jede Urlaubssperre ist rechtens. Der Arbeitgeber braucht dafür einen guten Grund, welcher jedoch nicht in jedem Fall gegeben ist. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Urlaubsverbot nicht zulässig war, sollten Sie sich trotzdem daran halten. Selbst, wenn sich später herausstellt, dass der Arbeitgeber die Urlaubssperre nicht verhängen durfte, riskieren Sie unmittelbar arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung oder Kündigung.

Besser ist es, sich an den Betriebsrat zu wenden. Dieser ist an der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze ohnehin zu beteiligen, worunter auch mögliche Gründe für eine Urlaubssperre fallen. Dort können Sie in Erfahrung bringen, ob das Urlaubsverbot voraussichtlich rechtmäßig ist oder nicht.

Spricht alles gegen ein rechtmäßiges Verbot, sollten Sie sich an einen Fachanwalt wenden. Er kann Sie hinsichtlich möglicher juristischer Schritte gegen Ihren Arbeitgeber beraten. Dazu kann auch eine einstweilige Verfügung gehören, die Ihnen Ihren Urlaub doch noch ermöglichen kann. Dabei sollten Sie bedenken, dass ein Rechtsstreit das Verhältnis zum Arbeitgeber belasten kann – auch, wenn eine Klage zu Ihren Gunsten ausgehen sollte.

Urlaubssperre in der Probezeit?

Von einer Urlaubssperre ist immer wieder auch im Zusammenhang mit der Probezeit in einem neuen Arbeitsverhältnis die Rede. Dabei ist es jedoch ein Mythos, dass es während der Probezeit eine generelle Urlaubssperre gäbe. Es stimmt zwar, dass Arbeitnehmer in einem neuen Beschäftigungsverhältnis erst nach sechs Monaten Anspruch auf ihren vollen Jahresurlaub haben. Andernfalls könnte es passieren, dass das Beschäftigungsverhältnis nach der Probezeit nicht verlängert wird und der Arbeitnehmer mehr Urlaub genommen hat als ihm tatsächlich zusteht.

Auch während der ersten sechs Monate im Betrieb haben Beschäftigte jedoch einen Urlaubsanspruch. Pro Monat der ununterbrochenen Betriebszugehörigkeit ergibt sich ein Urlaubsanspruch von einem Zwölftel des Jahresurlaubs. Stehen einem Arbeitnehmer etwa 20 Tage Erholungsurlaub pro Jahr zu, bedeutet das einen Urlaubsanspruch von 1,66 Urlaubstagen pro Monat. Halbe Tage – wie in diesem Beispiel – werden aufgerundet.

Wenn sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer sicher sind, dass sie das Arbeitsverhältnis über die Probezeit hinaus fortsetzen wollen, kann auch ein Urlaubsvorschuss infrage kommen. Wenn Sie guter Dinge sind, dass die Zusammenarbeit nach der Probezeit weitergeführt wird, können Sie Ihren Arbeitgeber fragen, ob er Ihnen nicht schon mehr Urlaub gewährt als Ihnen eigentlich gesetzlich zusteht.

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