Modern Workplace: Digital vernetztes Arbeiten im Büro der Zukunft

Mit dem Wandel der Arbeitswelt geht auch ein Wandel des Arbeitsplatzes einher. Modern Workplace lautet das Stichwort – aber was macht das Büro der Zukunft eigentlich aus? In welchen Bereichen eignet es sich und welche Vor- und Nachteile können damit einhergehen? Das erfahren Sie hier.

Modern Workplace: Was ist damit gemeint?

Die Arbeitswelt befindet sich seit einiger Zeit in einem grundlegenden Wandel. Daran ist neben der Globalisierung vor allem die Digitalisierung schuld. Eine immer stärkere Vernetzung, neue Technologien und internationalere Teams, aber auch die Erwartungen der Mitarbeiter selbst sorgen für Anpassungsdruck.

Unternehmen stehen unter Druck, sich an die veränderten Umstände anzupassen, um nicht abgehängt zu werden. Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, muss auf die neue Arbeitswelt angemessen reagieren. Dazu muss auch der Arbeitsplatz an sich neu gedacht werden: Welche Anforderungen muss er in der heutigen Zeit erfüllen, um den Mitarbeitern ein konstruktives und effizientes Arbeiten zu ermöglichen? Wie können die digitalen Möglichkeiten optimal genutzt, wie die Bedürfnisse der Mitarbeiter bestmöglich erfüllt werden?

Der Modern Workplace soll die Antwort darauf sein. Gemeint ist eine Arbeitsumgebung, die digitale und smarte Möglichkeiten ausschöpft und zugleich in flexible, kollaborative Strukturen eingebettet ist. Dabei werden digitale Instrumente und neue Technologien genutzt, um zukunftsfähig zu bleiben.

Büro der Zukunft: Merkmale von Modern Workplaces

Wenn vom Modern Workplace die Rede ist, ist ein Gesamtkonzept gemeint, das sich auf mehr erstreckt als nur die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit neuster Technik, Laptops, Tablets und Smartphones. Der Begriff bezieht sich vielmehr auf alle Strukturen, die beeinflussen, unter welchen Umständen die Beschäftigten ihrer Arbeit nachgehen können.

Dazu gehört zum Beispiel, digitale Kommunikationsmöglichkeiten wie Social-Collaboration-Tools zu nutzen. Die Zusammenarbeit in Teams wird zunehmend in den digitalen Bereich verlagert. Zugleich messen viele Arbeitgeber Teamwork eine hohe Bedeutung bei. Ob sich die Beteiligten in ihren Ideen optimal ergänzen, hängt dabei auch davon ab, wie die Teams zusammengestellt sind. Diversität lautet hier das Stichwort.

Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-basierte Arbeitsplätze, die weniger Hardware und Material mit sich bringen. Dadurch wird es für die Beschäftigten auch leichter möglich, von zuhause oder unterwegs aus zu arbeiten. Der Wunsch vieler Arbeitnehmer nach mehr Tagen im Homeoffice kann durch entsprechende technische Lösungen eher erfüllt werden. Die Herausforderung für Arbeitgeber besteht darin, die eigenen Daten gegen Cyberangriffe und andere Ursachen für Datenverluste zu schützen, weshalb die IT-Sicherheit in Modern Workplaces an Bedeutung gewonnen hat.

Der Modern Workplace setzt ein grundlegendes Umdenken bei Arbeitgebern voraus

Neben der Ausstattung der Arbeitsplätze an sich gehört zum Modern Workplace in vielen Fällen auch eine veränderte Arbeitsumgebung im weiteren Sinn: Insbesondere große Unternehmen setzen längst auf Angebote wie Kicker, Tischtennis, Lounge- und Ruhe-Bereiche, die flexibles Arbeiten ebenso möglich machen wie ein besseres Teambuilding durch gemeinsame Aktivitäten in den Pausen. Auch Shared-Desk-Arbeitsplätze können eine Möglichkeit für Arbeitgeber darstellen, auf die Arbeitswelt 2.0 zu reagieren.

Ein Modern Workplace setzt nicht zuletzt ein grundlegendes Umdenken bei Unternehmen voraus. Auch die Unternehmenskultur muss schließlich, neben den Strukturen und Abläufen, zur modernen Arbeitswelt passen. Dazu gehört es, dass Unternehmen positiv in die Zukunft blicken und neue Möglichkeiten als Chance und nicht als Bürde begreifen. Es sollte auch bedeuten, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern mehr Freiheiten gewähren, weil sie ihnen vertrauen. Auch die Förderung von unternehmerischem Denken und Kreativität bei den Mitarbeitern geht mit Modern Workplaces in vielen Fällen einher. Mit solchen Ansätzen werden nicht zuletzt die Wünsche vieler Beschäftigter nach flexiblerem Arbeiten und einer besseren Work-Life-Balance erfüllt.

In welchen Bereichen können Modern Workplaces eingesetzt werden?

Viele Arbeitgeber haben die Bedeutung von Modern Workplaces erkannt und bereits ein Konzept dafür erarbeitet. Es gibt zwar in vielen Unternehmen noch Nachholbedarf bei der Umsetzung, aber grundsätzlich wäre es in nahezu allen Bereichen der Arbeitswelt möglich, den Arbeitsplatz an die moderne Arbeitswelt anzupassen. Auch wenn häufig auch vom Büro der Zukunft die Rede ist – Büros sind bei weitem nicht die einzigen Arbeitsorte, die moderner, flexibler und digitaler ausgestaltet werden können. Digitale Möglichkeiten und neue Technologien können auch in anderen Bereichen gewinnbringend eingesetzt werden und so zu einer optimalen Arbeitsweise beitragen, was förderlich für die Produktivität insgesamt ist.

Auch die Unternehmensgröße spielt grundsätzlich keine Rolle bei der Frage, wer auf einen Modern Workplace setzen kann und wer nicht. Es ist für große Firmen natürlich leichter, auf einen Modern Workplace umzusatteln. Vor allem für sehr kleine Firmen stellt sich nicht nur die Frage, ob das Budget für die Veränderungen vorhanden ist, sondern auch, ob manche Neuerungen wirklich notwendig sind.

Der Modern Workplace muss ganzheitlich gedacht werden

Besonders nützlich sind Modern Workplaces dort, wo viele Mitarbeiter nicht ständig im Büro arbeiten, sondern wo Remote Work an der Tagesordnung ist. Das geht mit ausgereiften digitalen Möglichkeiten deutlich besser.

Damit der Modern Workplace zu einem Erfolg wird, braucht es ein Gesamtkonzept. Das kann nicht im Hauruck-Verfahren umgesetzt werden, sondern setzt eine sorgfältige Planung voraus. Dabei ist entscheidend, mit welcher Haltung die Führungsetage im Unternehmen an die Veränderungen herangeht. Nur, wenn der Modern Workplace wirklich gewollt ist, kann er in der nötigen Konsequenz umgesetzt werden. Gibt es hingegen Vorbehalte gegen die Neuerungen auf oberster Ebene, kann das zu halbgaren Lösungen führen, die nicht den gewünschten Effekt haben.

Entscheidend ist darüber hinaus, dass die Mitarbeiter im Fokus des Modern-Workplace-Konzepts stehen. Nur, wenn sie optimal arbeiten können, lohnen sich die Veränderungen aus Sicht von Arbeitgebern wirklich. Umso wichtiger ist es, dass die Beschäftigten bei der Planung einbezogen werden, was jedoch längst nicht immer auch tatsächlich geschieht.

Modern Workplace: Chancen & Grenzen

Der Modern Workplace kann viele Vorteile mit sich bringen, er kann jedoch auch Nachteile haben. Ob sich die Anpassung für Arbeitgeber lohnt, hängt in hohem Maße von einer konsequenten Umsetzung ab. Welche Chancen und Grenzen der Modern Workplace haben kann, sehen Sie hier im Überblick.

Vorteile von Modern Workplaces

• Modern Workplaces sind in vielen Fällen essenziell für Firmen, um wettbewerbsfähig und zukunftsfähig zu bleiben.
• Mit dem richtigen Ansatz kann die Produktivität im Unternehmen durch einen Modern Workplace erhöht werden.
• Die Kommunikation kann durch entsprechende technische Lösungen ebenso vereinfacht werden wie der Austausch von Daten, auch international.
• Mitarbeiter können mit digitalen Lösungen eher von zuhauseoder unterwegs ausarbeiten und dabei auch unterschiedliche Geräte nutzen.
• Remote Work, das durch einen Modern Workplace erleichtert wird, ist außerdem umweltfreundlich, weil der Weg zur Arbeit wegfällt.
• Je nachdem, wie der Modern Workplace ausgestaltet ist, kann dadurch das Wir-Gefühl im Team gestärkt werden.
• Auch die Kreativität kann gefördert werden.
• Modern Workplaces können die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, was für eine höhere Mitarbeiterbindung sorgt.
• Außerdem wird ein solcher Arbeitgeber attraktiver für Bewerber, was im Kampf um Fachkräfte ein klarer Vorteil ist.

Nachteile von Modern Workplaces

• Zu den möglichen Nachteilen von Modern Workplaces gehört es, dass diese gar nicht überall umsetzbar sind.
• Für manche Firmen lohnt sich der Aufwand nicht – der Modern Workplace verursacht schlimmstenfalls hohe Kosten, ohne zu spürbaren Verbesserungen im täglichen Arbeiten zu führen.
• Wenn es kein detailliertes, umfassendes Konzept bei der Einführung und Umsetzung des Modern Workplaces gibt, besteht dieses Risiko ganz besonders.
• Die Mitarbeiter werden oft nicht ausreichend einbezogen. Das kann dazu führen, dass die vermeintlichen Verbesserungen ihnen gar nicht wirklich nützen.
• Ein halbgar umgesetzter Modern Workplace birgt die Gefahr, dass es technische Probleme gibt, durch die es an einer reibungslosen Umsetzung hapert und die die Angestellten in ihrer Arbeit behindern.

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