Empfehlungsschreiben – Kostenlose Muster & Vorlagen
Mit guten Empfehlungsschreiben zum Traumjob
Beziehungen sind oft hilfreich bei der Suche nach einem neuen Job. Was aber tun, wenn man nicht über das berühmte „Vitamin B“ verfügt? In diesem Fall sind Empfehlungsschreiben ein sehr gutes Mittel, um aus der Bewerbermasse zu stechen – wenn sie richtig eingesetzt werden.
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Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für verschiedene Empfehlungsschreiben. Sie können die kostenlosen Vorlagen herunterladen und anschließend nach belieben anpassen.
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Was ist ein Empfehlungsschreiben?
Vor allem Freiberufler haben beim Jobwechsel einen Nachteil gegenüber ihren angestellten Mitbewerbern: Sie besitzen keinen Rechtsanspruch auf ein Arbeitszeugnis. Ist das Verhältnis zu den Vorgesetzten gut, lassen sich diese aber in der Regel gerne darauf ein, alternativ ein Referenz- oder Empfehlungsschreiben zu verfassen, das in Aufbau und Inhalt dem Zeugnis ähnlich ist. Aber auch Angestellte können einen Vorgesetzten bitten, das Arbeitszeugnis um eine solche, persönlicher gehaltene Empfehlung zu ergänzen, um so die Chancen zu verbessern. Generell wird zwischen Referenzschreiben und Empfehlungsschreiben unterschieden. Erstere sind meist allgemein gehalten, während Empfehlungsschreiben sich an einen konkreten Arbeitgeber richten.
Wie ist ein Empfehlungsschreiben aufgebaut?
Empfehlungsschreiben sind dann am wirkungsvollsten, wenn sie nicht zu kurz und nicht zu lang sind. Als Faustregel gilt: Der Umfang von einer Seite sollte nicht überschritten werden. Denn anders als beim Arbeitszeugnis richtet sich die Empfehlung meist an einen konkreten Arbeitgeber. Somit sollten auch nur die Qualifikationen und Stärken aufgezählt werden, die für die ausgeschriebene Stelle bedeutsam sind. Wer sich etwa für einen Job als Kundenberater bewirbt, muss sich keine besonderen HTML-Kenntnisse bescheinigen lassen.
Genau wie beim Arbeitszeugnis sollte das Schreiben auf richtigem Firmenpapier gedruckt werden. Wichtig ist, dass der Begriff „Empfehlungsschreiben“ zusammen mit dem Namen des Bewerbers bereits in der Betreffzeile auftaucht. Zudem ist ein herkömmlicher Briefkopf mit Namen, Adresse und Telefonnummer des Verfassers sinnvoll. Der Adressat sollte ebenfalls mit voller Postanschrift genannt werden. Oft ist es ratsam, wenn sich der Schreiber im ersten Absatz vorstellt und er den Grund für seine Empfehlung benennt. Sollte es etwa zu einer betriebsbedingten Kündigung gekommen sein, ist es hilfreich, wenn die Hintergründe benannt werden. Künftige Arbeitgeber dürfen nicht den Eindruck gewinnen, die Empfehlung sei nur aus persönlicher Sympathie oder gar Mitleid geschrieben worden.
Im zweiten Absatz sollte zunächst die Art der Zusammenarbeit beschrieben werden. Dann folgt eine positive, aber möglichst sachlich gehaltene Auflistung der Qualifikationen und Erfahrungen des Mitarbeiters. Fortbildungen und Qualifikationen sollten ebenso aufgeführt werden wie besondere Leistungen und Erfolge im Arbeitsalltag. Letztere helfen dem potenziellen neuen Arbeitgeber, sich ein besseres Bild vom Bewerber zu verschaffen. Allerdings sollte der Autor darauf achten, nicht zu blumig zu formulieren. Stärken, die nichts mit der anvisierten neuen Stelle zu tun haben, sollten vermieden werden. Sonst entsteht schnell der Eindruck, dass der Bewerber nicht gut genug zum Stellenprofil passt.
Ebenso wichtig ist im letzten Absatz eine Auflistung der sogenannten Soft Skills. Hier sollten bestimmte positive Charakterzüge genannt werden, die gut zu der neuen Stelle oder zum Arbeitgeber passen. Pünktlichkeit und große Genauigkeit beim Ausführen der Arbeiten etwa gelten in den meisten Branchen als Selbstverständlichkeit und nicht als besondere Leistung. Jedoch gibt es auch Bereiche, in denen ein Hang zu Präzision von besonderer Bedeutung sein kann – etwa bei Zahntechnikern oder Zerspanungsmechanikern. Andererseits ist eine ausdrücklich bescheinigte Kreativität für eine Werbeagentur sinnvoll, aber nicht unbedingt wichtig, wenn sich der Bewerber um einen Verwaltungsposten bemüht. Im Idealfall sollten auch die individuellen Stärken gleich mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag garniert werden. So belegt die schnelle Gewöhnung an eine neue PC-Software nicht nur technischen Sachverstand sondern auch große Flexibilität. Besondere Geduld beim Anlernen neuer Kollegen ist ein guter Hinweis auf mögliche Führungsqualitäten des Bewerbers.
Am Ende des Empfehlungsschreibens sind Datum und Unterschrift des Ausstellers absolut notwendig, um den Text glaubwürdig zu machen. Ähnlich wie beim Arbeitszeugnis suchen Chefs auch diese Schreiben gern nach Formfehlern ab, um daraus Rückschlüsse auf die Aussagekraft zu ziehen. Zwar gibt es bei diesen Texten keine geheimen Codes. Dennoch deuten halbherzig formulierte Empfehlungen mit vielen Fehlern darauf hin, dass der Autor das Schreiben wohl nur widerwillig angefertigt hat.
Anders als bei Arbeitszeugnissen ist eine persönliche Komponente nicht nur erlaubt, sondern sogar von Vorteil. Verwendet der Autor das Wort „Ich“ im Text, kann er die Glaubhaftigkeit und somit die Wirkung der lobenden Worte verstärken.
Woher bekomme ich ein Empfehlungsschreiben?
Wichtig ist zunächst, dass Empfehlungsschreiben von Vorgesetzten und niemals von Kollegen oder gar Untergebenen erstellt werden müssen. Jedoch ist es nicht immer notwendig, einen möglichst hochrangigen Chef zu überreden, ein Schreiben aufzusetzen. Kluge Personaler wissen sehr wohl, dass die direkten Vorgesetzten oft viel genauere Angaben über die Qualitäten ihrer Mitarbeiter machen können. Dieser Eindruck kann durch konkrete Beispiele aus dem Betrieb verstärkt werden. Bei vielen Freiberuflern sind auch Geschäftspartner oder Kunden als Referenz geeignet.
Generell ist es aber wichtig, den Wunsch rechtzeitig an die betreffende Person zu richten. Niemand stellt gerne unter hohem Zeitdruck eine Empfehlung aus. Auch ist es ratsam, wenn sich beide Seiten über den Inhalt des Schreibens austauschen.
Wie kann ich meine Bewerbung sinnvoll um ein Empfehlungsschreiben ergänzen?
Empfehlungsschreiben sind dann am effektivsten, wenn der Inhalt gut zu einer ausgeschriebenen Stelle passt. Aus diesem Grunde ist es sinnvoll, die Zahl der Referenzen in einer Bewerbung zu begrenzen. Mehr als zwei oder drei dieser Schreiben verwässern den Inhalt. Zudem stellt sich beim Adressaten schnell die Frage, warum keiner der Referenzen den Bewerber weiterbeschäftigt hat.
Da das Schreiben oft mehr Aussagekraft für die Praxis besitzt als ein Abschlusszeugnis, sollte es in der Bewerbungsmappe gleich hinter den Lebenslauf einsortiert werden. Im Anschreiben sollte zudem ausdrücklich auf das Schreiben verwiesen werden. Ist eine gute Referenz bereits im ersten Absatz erwähnt, wird sie selbst von den Personalern gefunden, die Bewerbungen aus Zeitmangel häufig nur quer lesen können.