Bewerbung als Kauffrau für Büromanagement / Kaufmann für Büromanagement
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Muster / Vorlage: Bewerbungsschreiben „Kauffrau für Büromanagement / Kaufmann für Büromanagement“
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Häufige Aufgaben, Tätigkeiten und Einsatzorte als Kaufmann für Büromanagement / Kauffrau für Büromanagement
Kaufmänner für Büromanagement / Kauffrauen für Büromanagement sind für organisatorische und kaufmännisch-verwaltenden Aufgaben in einem Unternehmen oder einer anderen Organisation zuständig. Je nach Unternehmensgröße sind sie in unterschiedlichen Bereichen tätig. In einem kleinen Betrieb sind sie oft die rechte Hand des Chefs und organisieren den gesamten Ablauf. Hingegen sind sie in einem großen Unternehmen nur innerhalb einer Abteilung beschäftigt. Dazu gehören nahezu alle Gebiete von der Buchhaltung über die Logistik bis hin zum Vertrieb.
Die einzelnen Tätigkeiten unterscheiden sich je nach Arbeitsgebiet. Generell sind Kaufleute für Büromanagement Experten für schriftliche und verbale Kommunikation. Sie verfassen Briefe, Emails und Protokolle, bearbeiten Aufträge, legen Personalakten an, erfassen Belege und schreiben Rechnungen. Zugleich erstellen sie Statistiken und Präsentationen, verwalten Kundendaten, führen Terminkalender und pflegen Urlaubslisten. In manchen Fällen organisieren sie Geschäftsreisen oder Meetings. Sie buchen Flüge und Hotels oder bereiten Besprechungsräume vor. Im Bereich Logistik überwachen sie Lagerbestände, leiten Inventuren und kontrollieren die Warenein- und -ausgänge. Im Marketing helfen sie unter anderem bei der Erstellung von Werbematerial sowie bei der Vor- und Nachbereitung von Werbeveranstaltungen. Außerdem kaufen sie externe Dienstleistung ein, betreuen Kunden, überwachen Zahlungseingänge, verbuchen Geschäftsvorfälle und besorgen Büromaterial. Ähnliche Aufgaben übernehmen sie im öffentlichen Dienst. Statt Kunden / Kundinnen betreuen Sie Bürger / Bürgerinnen. Zum Beispiel helfen sie ihnen bei der Antragsstellung oder klären Anliegen und Zuständigkeiten. Daneben wirken sie bei der Aufstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen mit und übernehmen Aufgaben im Sekretariat.
Kaufmänner für Büromanagement / Kauffrauen für Büromanagement arbeiten in nahezu jedem Unternehmen. In allen Wirtschaftszweigen als auch im öffentlichen Dienst finden sie Beschäftigung. Daneben haben unterschiedliche Organisationen, wie zum Beispiel Verbände, Vereine oder Interessensvertretungen, Bedarf an Kaufleuten für Büromanagement. Ihr Einsatzort ist in erster Linie das Büro. Aber auch in Besprechungsräumen oder am Empfang sind sie häufig tätig.
Häufig geforderte Fähigkeiten und Qualifikationen bei der Bewerbung als Kaufmann für Büromanagement / Kauffrau für Büromanagement
Der Weg zum Kaufmann für Büromanagement / zur Kauffrau für Büromanagement führt über eine entsprechende Berufsausbildung. Die Bildungsmaßnahme ist sowohl in Industrie und Handel oder im Handwerk als auch im öffentlichen Dienst möglich. Sie dauert für gewöhnlich 3 Jahre und findet im dualen Ausbildungssystem statt. Das heißt, Ausbildungsorte sind der Ausbildungsbetrieb und die Berufsschule zugleich. Im Wechsel erwerben die Teilnehmer / Teilnehmerinnen theoretische Grundlagen und praktische Fähigkeiten. Rein rechtlich ist für die Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement / zur Kauffrau für Büromanagement kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Allerdings stellen Unternehmen in der Praxis bevorzugt Bewerber / Bewerberinnen mit einem mittleren Bildungsabschluss oder Hochschulreife ein. Gute Noten in Deutsch, Mathematik und Wirtschaft erhöhen die Aussichten auf einen Ausbildungsplatz.
Während der Ausbildung erwerben angehende Kaufmänner für Büromanagement / Kauffrauen für Büromanagement ihr fachliches Know-how. Zu den Ausbildungsinhalten gehören verschiedene Themengebiete wie zum Beispiel Rechnungswesen, Buchhaltung, Personalmanagement, Lagerhaltung und Marketing. Die Auszubildenden erhalten Einblicke in Vertragsrecht, Arbeitsorganisation, Statistik und EDV. Unter anderem lernen sie den Umgang mit Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Emails und Online-Recherchen.
Neben ihrem Fachwissen benötigen Kaufleute für Büromanagement einige Talente sowie soziale Kompetenzen. Gute Deutschkenntnisse und ein starker Ausdruck sind Grundvoraussetzung für diesen Beruf. Schließlich gehören der interne und externe Schriftverkehr zu den Hauptaufgaben im Büromanagement. Da Kaufmänner / Kauffrauen mit jeder Menge Daten und Statistiken hantieren, haben geeignete Bewerber / Bewerberinnen auch ein Faible für Mathematik und ein gutes Zahlenverständnis. Hinzu kommen kaufmännisches Denken sowie Kunden- und Serviceorientierung. Diese Fähigkeiten sind notwendig, um zum Beispiel Kundenanliegen zu bearbeiten und Angebote zu erstellen. Organisatorische Fähigkeiten und eine sorgfältige Arbeitsweise sind ebenfalls von großem Vorteil. Daneben ist Flexibilität gefragt, um mit häufig wechselnden Aufgaben und unterschiedlichen Arbeitsbedingungen umzugehen. Gute Englischkenntnisse und ein sicherer Umgang mit EDV runden das Profil von Kaufleuten für Büromanagement ab. Manche Arbeitgeber verlangen zusätzliche Fremdsprachenkenntnisse oder Erfahrung mit einer ganz bestimmten Software.
