Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag: Das sollten Sie darüber wissen

Ausschlussfristen sind ein typischer Bestandteil von Arbeitsverträgen. Welche Wirkung haben solche Verfallsklauseln im Arbeitsvertrag? Worauf können sie sich beziehen? Und wann sind sie überhaupt zulässig? Hier erfahren Sie, was Sie zum Thema Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag wissen müssen.

Was sind Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag?

Ausschlussfrist – was ist das überhaupt? Ausschlussfristen, auch Verfallfristen, sind in Form von Verfallsklauseln in der Regel Bestandteil eines Arbeitsvertrags. Sie können auch in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen enthalten sein. Ist im Arbeitsvertrag eine Ausschlussfrist festgelegt, geht es dabei um Ansprüche, die sich für die Vertragspartner durch das Arbeitsverhältnis ergeben können. Bestimmte Ansprüche müssen, wenn der Vertragspartner sie nicht von sich aus erfüllt, im Zweifel geltend gemacht werden, bevor sie verfallen.

Eine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag führt dazu, dass Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis ersatzlos verfallen, wenn sie nicht innerhalb der jeweiligen Frist geltend gemacht werden. Ob in Ihrem Arbeitsvertrag eine Ausschlussfrist verankert ist, können Sie leicht überprüfen. Entsprechende Verfallsklauseln klingen etwa so: „Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis entfallen gänzlich, wenn der Anspruchsinhaber sie nicht innerhalb von drei Monaten nach der Fälligkeit gegenüber dem Vertragspartner schriftlich geltend macht.“ Ergänzend kann festgelegt sein, innerhalb welcher Frist Ansprüche im Zweifelsfall juristisch geltend gemacht werden können, wenn der Vertragspartner der Aufforderung zur Erfüllung dieser Ansprüche nicht nachkommt.

Wichtig ist dabei, dass Ausschlussfristen und Verjährungsfristen nicht dasselbe sind. Für Aspekte des Arbeitsvertrags, die nicht durch Verfallsfristen geregelt sind, gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen. Eine Verjährung tritt, soweit sie im Einzelfall nicht anderweitig gesetzlich geregelt ist, nach drei Jahren ein. Sie führt dazu, dass ein Recht nicht mehr durchgesetzt werden kann. Das liegt daran, dass eine Aufklärung der Situation nach einer längeren Zeitspanne oft nicht mehr problemlos möglich ist. Der Schuldner darf deshalb nach der Verjährung die Leistung verweigern. Das Recht selbst besteht allerdings trotz der Verjährung noch weiter. Anders bei einer Ausschlussfrist: Hierbei erlischt der Anspruch oder das Recht mit Ablauf der Frist. 

Welche Ansprüche können Ausschlussklauseln im Arbeitsvertrag betreffen?

Ausschlussfristen können im Arbeitsvertrag für verschiedenste Ansprüche gelten, die sich für den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber in einem Arbeitsverhältnis ergeben können. Häufig geht es dabei um finanzielle Forderungen der einen oder anderen Seite. Beispiele für Aspekte, die durch Verfallsklauseln im Arbeitsvertrag geregelt sein können, sind etwa:

• Vergütungsansprüche
• Schadensersatzansprüche
• Auszahlung von Resturlaub
• Lohnfortzahlung bei Krankheit
• Erstattung von Aufwendungen
• Überstundenvergütungen
• Anspruch auf ein Arbeitszeugnis
• Einsicht in die Personalakte

Entscheidend ist, wie die Ausschlussklausel im Arbeitsvertrag konkret formuliert ist. Häufig erstrecken sich Verfallsklauseln auf ein breites Spektrum an möglichen Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers, sie können sich aber auch lediglich auf einzelne Aspekte beziehen.

Oft sind bestimmte Ansprüche zudem explizit von der Verfallsfrist im Arbeitsvertrag ausgenommen. So dürfen etwa durch Ausschlussklauseln Mindestlohn-Ansprüche nicht unterlaufen werden. Das ergibt sich aus einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im Jahr 2016. Praktisch bedeutet das, dass Ansprüche auf eine Bezahlung mit dem Mindestlohn von Ausschlussklauseln ausgenommen werden müssen. Geschieht das nicht, kann die Verfallsklausel im Arbeitsvertrag insgesamt unwirksam werden.

Üblicherweise werden zusätzlich weitere Ansprüche vom Geltungsbereich einer Ausschlussklausel im Arbeitsvertrag ausgenommen. Das gilt zum Beispiel für Ansprüche, die sich aus einer Verletzung von Gesundheit, Körper oder Leben ergeben. Ebenso für Ansprüche auf Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte, auf eine Karenzentschädigung bei einem geltenden Wettbewerbsverbot oder bei Haftung bei vorsätzlichen Handlungen. Es kann auch sein, dass bestimmte tarifvertragliche Ansprüche nicht mit den Verfallsfristen des Arbeitsvertrags verfallen können.

Voraussetzungen: Wann sind Ausschlussfristen im Arbeitsvertrag wirksam?

Ausschlussklauseln finden sich in den meisten Arbeitsverträgen. Das heißt allerdings nicht, dass sie auch immer wirksam wären. Es kommt auf die konkrete Formulierung an. Wichtig ist etwa, dass die jeweilige Verfallsklausel klar und hinreichend transparent formuliert ist. Zudem muss die Tatsache, dass Ansprüche verfallen können, wenn sie nicht innerhalb der geltenden Ausschlussfrist geltend gemacht werden, ausreichend deutlich gemacht werden. Sonst könnte der Arbeitnehmer benachteiligt sein – der Arbeitgeber weiß schließlich genau, was er im Arbeitsvertrag verankert hat.

Viele Arbeitnehmer lesen den Arbeitsvertrag nicht so genau. Unwissenheit ist allerdings kein Argument: Beide Vertragspartner sind an das gebunden, was sie bei Vertragsschluss unterschrieben haben. Wenn also ein Arbeitnehmer behauptet, die Fristen nicht gekannt zu haben, obwohl sie im Arbeitsvertrag stehen oder er sie in einem Tarifvertrag hätte nachlesen können, hilft ihm das in seiner Argumentation wenig.

Ausschlussfristen müssen darüber hinaus für beide Seiten gleichermaßen gelten. Wie lang die Ausschlussfrist ist, kann sich von Fall zu Fall unterscheiden. Das Bundesarbeitsgericht hat jedoch festgelegt, dass Verfallsfristen im Arbeitsvertrag mindestens drei Monate lang sein müssen. Kürzere Fristen wären nach Ansicht des Gerichts unangemessen, weshalb sie nicht zulässig sind, weil sie den Arbeitnehmer übermäßig benachteiligen könnten. Zur Geltendmachung von Ansprüchen, die sich aus dem Arbeitsvertrag ergeben, dürfen Arbeitgeber höchstens die Textform, nicht aber die Schriftform vorschreiben. Dadurch ist eine Geltendmachung von Ansprüchen in einem Arbeitsverhältnis nicht nur per Brief, sondern zum Beispiel auch per E-Mail erlaubt.

Ansprüche in einem Arbeitsverhältnis geltend machen: So machen Sie es richtig

Im besten Fall ist es nicht nötig, Ansprüche aus einem Arbeitsverhältnis gesondert geltend zu machen. Wenn Sie zum Beispiel das Unternehmen verlassen, ist es für viele Firmen eine Selbstverständlichkeit, ehemaligen Beschäftigten rasch ein Arbeitszeugnis auszustellen. Manch ein Arbeitgeber wartet allerdings ab, ob der scheidende Mitarbeiter überhaupt ein Zeugnis verlangt. Im Zweifel ist es also an Ihnen, Ihren Anspruch auf ein Arbeitszeugnis gegenüber dem Arbeitgeber geltend zu machen.

Wie geht das? Manchmal reicht es schon aus, den Arbeitgeber darauf anzusprechen, dass Ihnen ein bestimmter Anspruch oder ein Recht zusteht. Es kann sein, dass der Arbeitgeber das lediglich vergessen hat oder es im Trubel untergegangen ist. Um Ansprüche „richtig“ geltend zu machen, müssen Sie sich allerdings schriftlich an den Arbeitgeber wenden und ihn dazu auffordern, die Ansprüche zu erfüllen.

Sie können einen Brief schreiben, aber auch eine E-Mail oder ein Fax. Falls der Arbeitgeber die Schriftform voraussetzt – also erwartet, dass Sie einen Brief schreiben –, müssen Sie sich nicht daran halten. Die Textform ist bei Ansprüchen aus dem Arbeitsvertrag ausreichend, wobei eine Schriftform durch einen Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung vorgeschrieben sein kann. Achten Sie also genau darauf, worauf sich Ihre Ansprüche stützen.

Schreiben Sie also Ihrem Chef und fordern Sie ihn dazu auf, Ihre Ansprüche zu erfüllen. Beschreiben Sie dabei möglichst konkret, worauf Ihre Forderungen basieren und um was es Ihnen genau geht. Richten Sie dieses Schreiben an den richtigen Ansprechpartner und übermitteln Sie es innerhalb der Ausschlussfrist. Die Frist beginnt, sobald der Anspruch fällig wird.

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