Arbeitsschlüssel verloren: Was jetzt?

Einen Schlüssel zu verlieren ist immer ärgerlich. Wenn es sich dabei um den Arbeitsschlüssel handelt, kommt oft noch die Sorge darüber hinzu, wie der Arbeitgeber auf den Verlust reagieren wird. Wer den Firmenschlüssel verloren hat, sollte sich deshalb korrekt verhalten. Dazu gehört es, den Verlust unverzüglich zu melden. Was wichtig ist, wenn Sie den Schlüssel von der Arbeit verloren haben, erfahren Sie hier.

Arbeitsschlüssel verloren: Was tun?

Für viele Arbeitnehmer ist es ein Horrorszenario, den Schlüssel von der Arbeit zu verlieren. Nicht nur, dass man sich darum kümmern muss, Ersatz zu beschaffen oder einen Austausch des Schlosses in die Wege zu leiten. Dazu kommt oft die unangenehme Aufgabe, dem Vorgesetzten den Verlust zu beichten. Viele Betroffene sorgen sich, dass der Arbeitgeber sauer sein könnte. Vielleicht machen sie sich sogar Gedanken über die Sicherheit ihres Jobs: Schlüssel verloren = Kündigungsgrund?

Ganz so schlimm ist es zwar meist nicht, aber dennoch ist der Verlust eines Arbeitsschlüssels ein unangenehmes Szenario. Wie der Arbeitgeber reagiert, hängt auch davon ab, wie man als Arbeitnehmer damit umgeht, wenn man den Dienstschlüssel verloren hat. Es ist wichtig, korrekt mit dem Schlüsselverlust umzugehen und sich als Beschäftigter diesbezüglich nichts zuschulden kommen zu lassen.

Wie verhält man sich richtig, wenn man den Arbeitsschlüssel verloren hat? Es ist wichtig, dass Sie Ihren Vorgesetzten so schnell wie möglich darüber informieren, was passiert ist. So kann der Arbeitgeber, falls nötig, geeignete Maßnahmen ergreifen, um Risiken zu minimieren und Schaden vom Betrieb abzuwenden.

Solange es keinen Ersatz für den verlorenen Schlüssel gibt, sollten Sie außerdem sicherstellen, dass der zugehörige Arbeitsbereich gesichert ist. Sie sollten dann etwa nicht als Letzter Feierabend machen, sondern darauf achten, dass noch jemand da ist, der abschließen kann. Es kann auch nötig oder sinnvoll sein, weitere Maßnahmen in die Wege zu leiten – das besprechen Sie am besten im Einzelfall mit Ihrem Vorgesetzten.

Arbeitsschlüssel verloren: Wer zahlt?

Wenn ein Büroschlüssel verloren geht, kann das hohe Kosten verursachen, vor allem, wenn ein größeres Schließsystem ausgetauscht werden muss. Kosten verursacht nicht nur der eigentliche Austausch von Schlüssel und Schloss, sondern es kann auch zu teuren Unterbrechungen im Betriebsablauf kommen. In manchen Fällen drohen auch Rufschäden, bei einem Versicherungsfall kann zudem die Versicherungsprämie steigen.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wer im Fall eines Schlüsselverlusts haftet – der Arbeitnehmer, der den Arbeitsschlüssel verloren hat, oder der Arbeitgeber? Das lässt sich nicht pauschal sagen, weil es darauf ankommt, unter welchen Umständen jemand seinen Dienstschlüssel verloren hat. Die Haftungsfrage lässt sich oft nicht eindeutig klären. In vielen Fällen haftet das Unternehmen für Fehler seiner Mitarbeiter, die Firma muss also zahlen. Es kommt auch auf mögliche Regelungen im Arbeitsvertrag und die Richtlinien des Unternehmens an.

Ob der Arbeitnehmer für den Verlust des Arbeitsschlüssels haften muss, hängt zudem davon ab, inwieweit ihn eine Schuld daran trifft. So hat es das Bundesarbeitsgericht entschieden. Kein Schadensersatz wird fällig, wenn das Verschulden des Beschäftigten nur leicht ist. Der Arbeitgeber muss die Kosten in solchen Fällen alleine tragen.

Demgegenüber kann es sein, dass ein Arbeitnehmer haften muss, wenn er grob fahrlässig oder gar vorsätzlich gehandelt hat. Er muss dann womöglich die gesamten Kosten alleine stemmen. Grobe Fahrlässigkeit ist nur gegeben, wenn dem Mitarbeiter hätte klar sein müssen, dass ein Verlust des Schlüssels droht. Das könnte zum Beispiel der Fall sein, wenn jemand einen Arbeitsschlüssel vorübergehend auf dem Sitz neben sich in der S-Bahn ablegt, weil er etwas in seiner Tasche sucht.

Zahlt die private Haftpflicht bei Schlüsselverlust an der Arbeit?

Anteilig für den Schaden aufkommen muss der Arbeitnehmer in der Regel, wenn man ihm eine gewisse Fahrlässigkeit vorwerfen kann, die über leichte Fahrlässigkeit hinausgeht. In solchen Fällen wird meist eine bestimmte Quote des Schadens fällig, üblicherweise bis zur Hälfte des entsprechenden Betrags.

Möglicherweise gilt für das Arbeitsverhältnis ein Tarifvertrag. Das kann die Haftung von Arbeitnehmern bei einem Schlüsselverlust weiter beschränken: Manche Tarifverträge enthalten weniger strenge Haftungsregelungen zugunsten von Beschäftigten.

Wenn Arbeitnehmer für die Kosten eines Schlüsselverlusts ganz oder teilweise aufkommen müssen, müssen sie die entsprechende Summe meist aus eigener Tasche zahlen. Manchmal greift aber auch die private Haftpflicht für einen Schlüsselverlust bei der Arbeit – es lohnt sich, den Vertrag genau zu lesen oder direkt bei der Versicherung nachzufragen, was abgedeckt ist. Wenn der Arbeitsschlüssel verloren wurde, zahlt die Versicherung mitunter. Es kann aber sein, dass die Versicherung nur für einen Teil des Betrags aufkommt. Auch hier kommt es auf eine mögliche Fahrlässigkeit an, außerdem ist entscheidend, welche Versicherungssummen im Leistungsumfang enthalten sind.

Arbeitsschlüssel verloren: Welche Maßnahmen jetzt nötig oder sinnvoll sein können

Den Arbeitgeber unverzüglich zu informieren, wenn man den Arbeitsschlüssel verloren hat, ist wichtig, damit er nötige Maßnahmen ergreifen kann. Einerseits muss womöglich möglichst rasch ein Ersatzschlüssel beschafft werden, andererseits ist es wichtig, Daten und Wertgegenstände ausreichend zu schützen. Der Schlüssel könnte einer unbefugten Person in die Hände fallen, die dadurch Zugang zu geschützten Bereichen erhält. Durch umsichtiges Handeln können Nachteile verhindert werden, die dem Betrieb oder einzelnen Personen schaden können.

Nach dem Verlust eines Büroschlüssels führt der Arbeitgeber eine Risikobewertung durch. Dadurch kann aufgedeckt werden, wo Handlungsbedarf besteht, weil Sicherheitsrisiken bestehen. Was getan werden kann oder muss, hängt dabei auch davon ab, um welchen Schlüssel es sich handelt. Es kann zum Beispiel erforderlich sein, Schließsysteme zu ändern oder zu aktualisieren. Ein Schlüsselverlust an der Arbeit kann auch datenschutzrechtliche Folgen haben. In diesem Fall müssen Sicherheitsprotokolle und Maßnahmen zum Datenschutz überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Tipps für die sichere Aufbewahrung des Arbeitsschlüssels

Wenn Sie schon einmal Ihren Arbeitsschlüssel verloren haben, ist es umso wichtiger, ab sofort gut darauf aufzupassen – Sie möchten dem Chef oder der Chefin wahrscheinlich nicht noch einmal beichten müssen, dass Sie den Dienstschlüssel nicht mehr finden können. Oder vielleicht haben Sie noch nie den Schlüssel fürs Büro verlegt, möchten das aber auch künftig nicht. In beiden Fällen ist es essenziell, den Arbeitsschlüssel sicher aufzubewahren, um einem Verlust vorzubeugen.

Es ist sinnvoll, den Arbeitsschlüssel an einem Schlüsselband zu befestigen, das nicht zu klein ist. Dadurch fällt eher auf, wenn der Schlüssel fallengelassen wird, und es ist unwahrscheinlicher, dass der Schlüssel übersehen und irgendwo liegengelassen wird. Tragen Sie Ihren Büroschlüssel immer an einem sicheren Ort, und das möglichst immer an derselben Stelle. So wissen Sie nicht nur, wo Sie Ihren Schlüssel für die Arbeit finden, sondern stellen auch eher fest, wenn der Schlüssel nicht da ist, wo er sein sollte.

Ein sicherer Ort kann eine verschließbare Vorder- oder Innentasche Ihrer Tasche oder Ihres Rucksacks sein. Sie können den Arbeitsschlüssel auch in einer tiefen Hosentasche lagern oder ihn an einer Keychain um den Hals tragen. Wenn Sie nach Hause kommen, legen Sie den Schlüssel ab, und zwar am besten immer am selben Ort. Eine Ablage für Schlüssel oder eine Schlüsselaufhängung eignet sich dafür am besten. So gerät der Dienstschlüssel nicht nur nicht abhanden, Sie müssen auch nie lange danach suchen. Wenn Sie eine Tasche nur für die Arbeit haben, können Sie Ihren Arbeitsschlüssel natürlich auch darin sicher lagern.

Den Dienstschlüssel vor Unbefugten schützen

Viele Menschen befestigen ihren Arbeitsschlüssel an ihrem normalen Schlüsselbund. Dadurch haben Sie den Arbeitsschlüssel zwar immer griffbereit, aber Sie nehmen ihn womöglich auch unnötig oft mit nach draußen, wo ein Schlüssel verlorengehen könnte. Aus diesem Grund kann es sinnvoller sein, den Arbeitsschlüssel an einem gesonderten Schlüsselbund zu tragen, den Sie nur dann mitnehmen, wenn er wirklich benötigt wird.

Umsichtiges Handeln im Umgang mit dem Dienstschlüssel ist nicht nur wichtig, um einen unbeabsichtigten Verlust zu verhindern. Es ist ebenso wichtig, den Arbeitsschlüssel vor Diebstahl zu schützen. Lassen Sie den Schlüssel deshalb nie unbeaufsichtigt an einem Ort liegen, wo andere ihn einstecken könnten.

Es ist auch im Sinne von Arbeitgebern, dass Beschäftigte ihren Arbeitsschlüssel nicht verlieren. Aus diesem Grund kann es sich anbieten, die Mitarbeiter entsprechend zu unterweisen und im Umgang mit Schlüsseln zu schulen. Checklisten können dabei helfen. Um im Fall eines Verlusts finanziell abgesichert zu sein, kann es sich für Arbeitgeber anbieten, gesonderte Schlüsselversicherungen abzuschließen.

Fazit: Bei Schlüsselverlust an der Arbeit schnell handeln

• Wenn jemand seinen Arbeitsschlüssel verloren hat, ist die Panik womöglich groß. Wichtig ist jetzt, einen kühlen Kopf zu bewahren – und den Arbeitgeber so schnell wie möglich zu informieren.
• Je früher der Arbeitgeber Bescheid weiß, desto schneller kann er nötige Maßnahmen treffen. Das kann etwa ein Austausch des Schließsystems sein, aber auch zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen betreffen.
• Wenn ein Schlüssel von der Arbeit verlorengeht, kann das erhebliche Kosten verursachen. Wer dafür haftet, hängt von den Umständen des Schlüsselverlusts ab.
• Bei leichter Fahrlässigkeit muss der Arbeitgeber die Kosten alleine tragen, während Beschäftigte bei grober Fahrlässigkeit aus eigener Tasche für den Schlüsselverlust aufkommen müssen.
• Es ist wichtig, Arbeitsschlüssel immer sicher aufzubewahren und vor dem Zugriff von Dritten zu schützen. Wer sie immer am selben Ort sicher lagert, kann einem Schlüsselverlust vorbeugen.

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