E-Mail, WhatsApp, SMS: Kommunikation findet nicht nur privat, sondern auch im Beruf immer öfter digital statt. Da ist die Frage naheliegend, ob man nicht auch per E-Mail oder SMS den Arbeitsvertrag kündigen kann. Hier erfahren Sie, ob es eine Option ist, den Job per Mail zu kündigen, und was rund um eine Kündigung für Arbeitnehmer wichtig ist.
Wenn ein Arbeitsverhältnis gekündigt wird
Kein Job ist für die Ewigkeit: Abgesehen von Fällen, in denen erst der Renteneintritt das Ende eines Arbeitsverhältnisses markiert, endet die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und -nehmern früher oder später mit einer Kündigung. Beide Seiten können eine Kündigung aussprechen, wenn sie mit dem Beschäftigungsverhältnis nicht mehr zufrieden sind oder sich aus anderen Gründen zu diesem Schritt gezwungen sehen.
Unabhängig von den Umständen und Gründen einer Kündigung handelt es sich um einen formellen Akt, bei dem bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Damit sollte eine Kündigung nicht nur wohlüberlegt sein, sondern sie muss auch juristisch wirksam umgesetzt werden.
Das Arbeitsrecht gibt vor, unter welchen Umständen eine Kündigung zulässig ist. Geschützt werden dabei sowohl die Interessen von Arbeitskräften als auch die von Arbeitgebern. Zum Beispiel durch gesetzliche Kündigungsfristen, die greifen, falls sich keine abweichenden Fristen durch den Arbeitsvertrag oder einen anwendbaren Tarifvertrag ergeben. Darüber hinaus gibt es bestimmte Regelungen zum Schutz von Gruppen wie etwa Schwangeren, Menschen mit Schwerbehinderung oder Mitgliedern des Betriebsrats.
Verschiedene Formen der Kündigung
Kündigungen werden in der Regel ordentlich und fristgerecht ausgesprochen. Dabei muss der Arbeitgeber, soweit das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gilt, einen guten Grund für diese Vorgehensweise haben. Eine wirksame Kündigung setzt eine Interessenabwägung voraus, die den Schritt aus Sicht des Arbeitgebers unvermeidlich macht. In begründeten Fällen kann auch eine außerordentliche und fristlose Kündigung zulässig sein. Sie kann nicht nur vom Arbeitgeber, sondern auch von Arbeitnehmern ausgehen.
Klassischerweise erfolgt eine Kündigung schriftlich. Wirksam wird sie, sobald sie dem Empfänger zugeht. In Zeiten der Digitalisierung stellt sich jedoch die Frage, ob auch eine Kündigung per Mail, SMS oder Messengerdienste wie WhatsApp denkbar ist. Obwohl es Fälle gibt, in denen Arbeitgeber oder -nehmer auf digitalem Weg kündigen, ist eine solche Praxis rechtlich fragwürdig – digitale Kündigungen sind oft keine rechtssicheren Kündigungswege. Wenn ein Arbeitsverhältnis beendet werden soll, müssen daher die Anforderungen an die Form der Kündigung beachtet werden.
Rechtssicher kündigen: Darauf kommt es an
Aus dem Arbeitsrecht ergeben sich verschiedene Formvorschriften für eine Kündigung. Eine wichtige Gesetzesgrundlage ist § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). Dort heißt es:
„Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen.“
Das bedeutet, dass Kündigungen zwingend schriftlich erfolgen müssen, damit sie juristisch haltbar sind. Zudem muss das Kündigungsschreiben persönlich unterschrieben sein.
Diese strengen Vorschriften sollen Arbeitgeber und -nehmer gleichermaßen schützen, schließlich ist eine Kündigung häufig ein tiefer Einschnitt. Eine formlose Kündigung mit digitalen Mitteln – etwa per E-Mail, WhatsApp oder SMS – mag für viele Kündigende attraktiv sein: Sie ist schnell erledigt und man spart das Porto für den Brief. Ausreichend ist eine solche Herangehensweise jedoch nicht, da die Anforderungen von § 623 BGB an die Schriftform dabei nicht erfüllt werden.
In der Praxis kommt es immer wieder zu Unsicherheiten und Konflikten, wenn Arbeitgeber oder Arbeitnehmer auf elektronischem Weg kündigen (wollen). Wer in einer Art und Weise kündigen möchte, die notfalls auch vor Gericht Bestand hat, muss sicherstellen, dass er die rechtlichen Anforderungen an Kündigungen kennt und erfüllt.
Kündigung Arbeitsvertrag: Kann man per Mail kündigen?
Den Job kündigen per Mail – ist das zulässig? Die kurze Antwort lautet: Nein. In Deutschland muss ein Arbeitsvertrag in einer bestimmten Form gekündigt werden. Hier greift § 623 BGB. Demnach muss die Kündigung eines Arbeitsvertrags schriftlich und mit eigenhändiger Unterschrift erfolgen.
Praktisch bedeutet das für Arbeitnehmer: Sie können zwar per Brief kündigen, aber nicht per E-Mail oder Fax. Solche Kündigungen wären für sich genommen nicht rechtswirksam. Es kann jedoch eine Option sein, zusätzlich per Mail zu kündigen. Sie können zum Beispiel Ihren Job schon kündigen per Mail, bevor Sie das eigentliche Original-Dokument abschicken oder einreichen. So weiß der Arbeitgeber frühzeitig Bescheid und kann sich auf die Kündigung einstellen. Rechtlich bindend ist diese Variante aber nicht – dafür bedarf es zwingend der Schriftform.
Kündigung per WhatsApp oder SMS: Erlaubt oder nicht?
Kommunikation findet heute oft vorwiegend digital statt – und das auch in einem beruflichen Kontext auf immer informelleren Wegen. Da kann die Idee aufkommen, die Kündigung per SMS oder WhatsApp abzuschicken. Darf man das? Verbieten kann es Ihnen zwar niemand, eine Kündigung per WhatsApp oder SMS ist rechtlich jedoch nicht wirksam: § 623 BGB schreibt zwingend die Schriftform vor. Eine elektronische Kündigung ist durch dieselbe Passage ausgeschlossen.
Praktisch bedeutet das, dass die Kündigung in Papierform vorliegen und persönlich unterschrieben worden sein muss. Digitale Nachrichten, ob per SMS oder über einen Messengerdienst, erfüllen diese Voraussetzungen nicht.
Wer es dennoch mit einer Kündigung per SMS oder per WhatsApp versucht, geht ein unnötiges Risiko ein. Die Gefahr ist groß, dass der Arbeitgeber die Kündigung in der Form nicht akzeptiert. Dadurch kann sich der Beendigungszeitpunkt nach hinten verschieben. Der Arbeitgeber könnte die Kündigung ansonsten einfach ignorieren – wirksam wird sie schließlich nicht.
Auch hier gilt: Es ist natürlich denkbar, den Arbeitgeber zusätzlich per Nachricht über die bevorstehende Kündigung zu informieren, wenn das mit einer herkömmlichen Kündigung kombiniert wird. Die einzige Kündigung sollte es aber nicht sein.
So kündigen Sie Ihren Job wirksam & rechtssicher
Egal, ob ein attraktives Jobangebot vorliegt oder Sie den Job wechseln müssen, weil ein Umzug bevorsteht: Es ist wichtig, den Job rechtssicher zu kündigen. So vermeiden Sie Nachteile, die Ihnen durch eine unwirksame Kündigung entstehen könnten – zum Beispiel könnten Sie länger an Ihren Arbeitsvertrag gebunden sein.
Wichtig ist der richtige Zeitpunkt der Kündigung. Indem Sie fristgemäß kündigen, stellen Sie sicher, dass das Arbeitsverhältnis zum gewünschten Zeitpunkt endet. Die Kündigungsfrist können Sie Ihrem Arbeitsvertrag oder einem anwendbaren Tarifvertrag entnehmen, ansonsten gelten die gesetzlichen Fristen. Arbeitnehmer können ein Arbeitsverhältnis in diesem Fall nach § 622 Absatz 1 BGB mit einer Frist von vier Wochen (28 Tagen) kündigen, und zwar entweder zum 15. oder zum letzten Tag eines Monats.
Die Kündigung muss zudem schriftlich erfolgen; eine elektronische Kündigung – zum Beispiel per Mail, SMS oder WhatsApp – ist gesetzlich ausgeschlossen. Gemäß § 623 BGB muss eine Kündigung zudem eigenhändig unterschrieben sein, damit sie rechtswirksam ist.
Es gibt verschiedene Optionen, eine Kündigung rechtzeitig an den Arbeitgeber zu verschicken. Eine Möglichkeit ist der Postweg. Sie können die Kündigung auch direkt vor Ort in den Briefkasten werfen oder persönlich übergeben. Lassen Sie sich am besten eine Empfangsbestätigung geben oder nutzen Sie ein Einschreiben mit Rückschein. So haben Sie einen Nachweis, falls der Arbeitgeber behauptet, Sie hätten nicht rechtzeitig gekündigt.
Der Inhalt des Kündigungsschreibens: Diese Angaben dürfen nicht fehlen
Das eigentliche Kündigungsschreiben muss nicht lang sein. Entscheidend ist, dass alle relevanten Informationen enthalten sind: Ihre Daten, der Umstand, dass Sie kündigen, und der gewünschte Beendigungszeitpunkt unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist. So könnte das Kündigungsschreiben zum Beispiel lauten:
„Kündigung meines Arbeitsvertrags
Sehr geehrte Frau Meier,
hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag, geschlossen am XX.XX.XXXX, ordentlich und fristgerecht zum XX.XX.XXXX.
Bitte bestätigen Sie die Kündigung sowie den Beendigungszeitpunkt schriftlich. Ich bitte Sie außerdem um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.
Mit freundlichen Grüßen
[Unterschrift]
Theo Müller“
Tipp: Sie müssen nicht im Kündigungsschreiben um ein Arbeitszeugnis bitten, es ist aber sinnvoll, beides zusammen zu erledigen. Achten Sie darauf, explizit nach einem qualifizierten Arbeitszeugnis zu verlangen, wenn Sie eine Beurteilung möchten.
Tipps für die Kommunikation nach der Kündigung: So verhalten Sie sich professionell
Mit der Kündigung endet das Arbeitsverhältnis, doch zwischen der abgeschickten Kündigung und dem Austritt aus dem Unternehmen liegt noch die Kündigungsfrist. Mehrere Wochen bis Monate erledigen Beschäftigte noch wie gehabt ihren Job. Jetzt ist es wichtig, sich professionell zu verhalten.
Wer gut in Erinnerung bleibt, erhöht die Chancen auf ein besseres Arbeitszeugnis. Falls Ihnen bestimmte Aspekte bei Ihrer Beurteilung besonders wichtig sind, machen Sie den Arbeitgeber ruhig darauf aufmerksam. Viele Verantwortliche freuen sich über Input und Anregungen von Mitarbeitern, wenn es darum geht, das Arbeitszeugnis inhaltlich zu gestalten.
Der bisherige Arbeitgeber legt für den ehemaligen Mitarbeiter zum Beispiel eher ein gutes Wort bei einem anderen Arbeitgeber ein. Und falls der Weg später doch noch einmal zurück zu diesem Unternehmen führt, sind die Aussichten bei einer Bewerbung weitaus besser, wenn man respektvoll und freundlich auseinandergegangen ist.
Dabei ist es wichtig, miteinander im Gespräch zu bleiben. Womöglich kommt der Arbeitgeber ohnehin auf Sie zu, um in einem persönlichen Gespräch mehr über die Gründe Ihrer Kündigung zu erfahren. Andernfalls ist es sinnvoll, wenn Sie Ihrerseits die Unterhaltung anstoßen. Das signalisiert Wertschätzung, außerdem besteht die Möglichkeit, offene Fragen zu klären – zum Beispiel zu organisatorischen Aspekten.
Es ist ratsam, wichtige Themen wie Resturlaub, Übergabe von Aufgaben oder Umgang mit Überstunden frühzeitig zu klären. Wer sich dabei kooperativ zeigt, bewahrt ein gutes Verhältnis zum Arbeitgeber und kann potenzielle Konflikte eher vermeiden. Für Rückfragen des Arbeitgebers sollten Betroffene offen und gesprächsbereit sein.
Fazit: Kündigung per Mail? Rechtssicherheit geht vor Bequemlichkeit
- Wer seinen Job kündigen möchte, sollte sich an die formalen Vorschriften halten. Sie gehen insbesondere aus § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs hervor.
- Eine Kündigung muss grundsätzlich schriftlich erfolgen. Kann man dazu eine Kündigung per Mail verschicken oder gar per WhatsApp die Kündigung einreichen? Nein – gemäß § 623 BGB ist die elektronische Form ausgeschlossen.
- Praktisch heißt das: Sie könnten zwar vorab eine Mail oder SMS zur Ankündigung schicken. Darauf sollte aber unbedingt eine reguläre schriftliche Kündigung folgen.
- Die ausgedruckte Kündigung verschicken Sie am besten per Einschreiben mit Rückschein, damit Sie einen Nachweis haben. Oder Sie händigen sie persönlich aus, idealerweise unter Zeugen.
- Nach der Kündigung ist ein professionelles Verhalten wichtig. So bleiben Sie besser in Erinnerung, was nicht zuletzt für ein gutes Arbeitszeugnis wichtig ist.
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