Prioritäten setzen: Warum es wichtig ist diese zu setzen

Viele Menschen kennen das Problem: Ihre To-do-Liste ist wahnsinnig lang, die Zeit dafür knapp. Es ist oft einfach nicht möglich, alles zu schaffen, was man sich vorgenommen hat. In solchen Fällen ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Wie findet man heraus, was wirklich essenziell ist und was man folglich priorisieren sollte? Wir geben Ihnen Tipps, um Prioritäten richtig zu setzen.

Prioritäten setzen: Was heißt das?

Besonders für berufstätige Menschen ist Zeit oft ein knappes Gut. Zu tun ist immer eine Menge – so viel, dass man in der naturgemäß begrenzten Zeit oft nicht ansatzweise alles schaffen kann. Das kann sowohl im Beruf als auch im Privatleben der Fall sein. Im Job türmen sich womöglich die Aufgaben, und im Privatleben möchte man in der kurzen Freizeit vieles unter einen Hut bringen: Familie oder Partnerschaft, Haushalt, Hobbys, Freunde.

Wenn nicht genug Zeit für alle Dinge ist, die wichtig sind, ist es wichtig, Prioritäten zu setzen. Was hat Prioritäten setzen für eine Bedeutung? Es meint, dass man festlegt, welche Aufgaben wie wichtig sind und wann man sie somit erledigen sollte. Die Aufgaben mit höchster Priorität sind am wichtigsten: Darum kümmert man sich als Erstes. Dann kommen andere Aufgaben mit hoher Priorität. Was hingegen weniger wichtig ist, muss bei knapper Zeit hintenanstehen. Solche Dinge können nur erledigt werden, wenn am Ende des Tages noch Zeit dafür ist.

Warum es wichtig ist, in Job und Freizeit Prioritäten zu setzen

Dass Zeitmanagement-Methoden im Trend liegen, ist kein Zufall: Gerade Menschen, die in Vollzeit arbeiten, haben oft kaum Zeit für all die Dinge, die sie in ihrem Leben erledigen müssen oder möchten. Um nur einige Beispiele aus dem privaten Alltag vieler Menschen zu nennen: Es gibt Erledigungen, um die man sich kümmern muss. Der Haushalt erfordert Aufmerksamkeit. Man möchte womöglich Sport treiben, Freunde treffen, Zeit für den Partner haben und auch die Kinder sollen nicht zu kurz kommen. Vielleicht gibt es auch pflegebedürftige Angehörige, um die man sich kümmern möchte. Bei einem Vollzeit-Job kann all das ein Problem sein, denn die freie Zeit ist bei vielen Menschen knapp.

Auch im Beruf gibt es oft viel zu tun. Manchmal so viel, dass man nie alles abgehakt bekommt, was man sich morgens auf der To-do-Liste notiert hatte. Auch hierfür streben viele Beschäftigte danach, ihr Zeitmanagement zu verbessern. Zeitmanagement ist ohne Frage hilfreich, kann aber letztlich nur begrenzt Abhilfe schaffen. Das Blatt lässt sich schließlich drehen und wenden, wie man will: Ein Tag hat nur 24 Stunden. Der Arbeitstag umfasst davon vielleicht acht, die Freizeit nach dem Nachhausekommen noch vier bis sechs Stunden, bis man ins Bett geht.

Prioritäten helfen Ihnen dabei, Ihre Ziele zu erreichen

Kurzum: Wer chronische Zeitnot, aber viel zu tun hat, kommt nicht drumherum, Prioritäten zu setzen. Das ist kein notwendiges Übel, sondern hat viele Vorteile. Man setzt sich mit den vielen Dingen auseinander, die man tun muss oder kann, und ordnet sie anhand ihrer Wichtigkeit. Zu wissen, was oberste Priorität hat und was im Zweifel weniger entscheidend ist, ist sehr hilfreich. Dadurch haben Sie einerseits einen Überblick über die Dinge, die wirklich wichtig sind. Das kann Stress entgegenwirken – Sie haben schließlich die essenziellen Dinge im Blick und planen sie entsprechend ein. Andererseits wird es wahrscheinlicher, dass Sie sich nicht im Klein-Klein des Alltags verzetteln.

Viele Menschen gehen bei der Erledigung von Aufgaben nicht planmäßig, sondern mehr oder weniger beliebig vor. Sie machen das als Erstes, an das sie zuerst denken. Oder das, worauf sie am meisten Lust haben, was am leichtesten ist und so weiter. Diese Vorgehensweise ist riskant: Am Ende bleibt womöglich ausgerechnet das unerledigt, was eigentlich am wichtigsten war. Das kann Ihnen nicht passieren, wenn Sie Prioritäten festlegen und auch entsprechend handeln.

Die eigenen Prioritäten zu kennen hilft Ihnen auch dabei, Ziele zu verfolgen, statt einfach vor sich hinzuleben. Ziele zu haben und sie mit der richtigen Herangehensweise auch tatsächlich zu erreichen kann Ihnen Erfolge bescheren und Ihre Zufriedenheit erhöhen. Auch für die Karriere ist es wichtig, zu wissen, welche Aufgabe welche Priorität hat. Prioritäten zu setzen heißt auch, hinzunehmen, dass nicht für alles Zeit ist, was ansatzweise wichtig ist. Diese Akzeptanz hilft Ihnen dabei, Ihren Blick auf das Wesentliche in Ihrem Leben zu richten, egal, ob es um den Job oder Ihr Privatleben geht.

Darum fällt es vielen Menschen schwer, Prioritäten zu setzen

Vielen Menschen fällt es schwer, Prioritäten zu setzen. Das kann einerseits damit zusammenhängen, dass sie sich gar keine Gedanken darüber machen, welche Aufgaben vorrangig sind beziehungsweise sein sollten. Je stressiger es wird, desto stärker neigen manche Menschen dazu, einfach irgendwo anzufangen und stur eins nach dem anderen abzuarbeiten. Um Prioritäten zu setzen ist vermeintlich gar keine Zeit, schließlich ist so viel zu tun.

In anderen Fällen haben Menschen, die keine Prioritäten setzen, unrealistische Vorstellungen. Ihre To-do-Listen sind lang und obwohl sie immer wieder erleben, dass vieles am Ende des Tages unerledigt bleibt, glauben sie jeden Tag wieder, alles schaffen zu können – mit besserem Zeitmanagement zum Beispiel. Hier spielt Perfektionismus oft eine entscheidende Rolle. Man gesteht sich nicht zu, auch nur ein Mensch zu sein, der begrenzte Kapazitäten hat.

Wenn jemand Probleme damit hat, eine Priorität zu setzen, kann das auch damit zusammenhängen, dass er sich über seine Ziele nicht im Klaren ist. Um Prioritäten setzen zu können, müssen Sie wissen, was Ihnen im Leben wichtig ist. Wer das nicht weiß, kann zwar dennoch Prioritäten festlegen. Die Wahrscheinlichkeit ist allerdings groß, dass das nicht besonders zielführend ist, zumal man womöglich gar nicht weiß, worauf man eigentlich hinarbeitet.

Wie setzt man Prioritäten?

Sie möchten Prioritäten setzen im Leben – wie geht man das richtig an? In den folgenden Abschnitten finden Sie Tipps, wie Sie im Job und im Privatleben festlegen können, welche Dinge und Aufgaben Priorität für Sie haben.

Im Job Prioritäten festlegen

Im Job ist es unerlässlich, dass Sie Prioritäten setzen. Das gilt zum Beispiel für den Joballtag: Jeden Tag haben Sie viele verschiedene Aufgaben, die Sie erledigen müssen oder sollten. Es ist wichtig, zu wissen, in welcher Reihenfolge Sie sich diesen Dingen widmen. Machen Sie sich dazu zunächst eine Liste von allen Dingen, die wichtig für Sie sind. Schreiben Sie einfach alles auf – ordnen können Sie es später immer noch. Im nächsten Schritt überlegen Sie, welche dieser Tätigkeiten Priorität haben sollten und in welcher Reihenfolge Sie diese Dinge angehen wollen.

Es kann sinnvoll sein, diese Überlegungen nicht nur jeden Tag anzustellen, sondern auch für größere Zeiträume – etwa für die Woche, einen Monat oder auch mehrere Monate. Eine längerfristige Prioritätenliste sorgt dafür, dass Sie das große Ganze nicht aus den Augen verlieren. Das hilft Ihnen dabei, übergeordnete Ziele zu erreichen.

Prioritäten sind im Berufsleben auch wichtig, um zu entscheiden, in welche Richtung Sie sich entwickeln möchten. Vielleicht überlegen Sie, den Job zu wechseln – jetzt oder in absehbarer Zeit. Dafür sollten Sie Ihre Prioritäten kennen. Sie können dann besser abschätzen, wo Sie hinwollen, aber auch, welche Erwartungen Sie an einen neuen Job haben. Vielleicht haben Sie zum Beispiel gemerkt, dass Ihnen ein gutes Miteinander im Kollegenkreis besonders wichtig ist – im Zweifel vielleicht sogar wichtiger als Ihre Aufgaben oder Ihre Aufstiegschancen. Entscheidend ist, dass Sie für sich herausfinden, wo Ihre Prioritäten liegen. Übernehmen Sie nicht einfach die Prioritäten von anderen oder die Prioritäten, zu denen andere Sie drängen. Es muss sich für Sie richtig anfühlen.

Was hat im Privatleben höchste Priorität für Sie?

Auch im Privatleben sollten Sie sich mit Ihren Prioritäten auseinandersetzen. Die Freizeit ist bei vielen Menschen knapp, und oft gibt es viele Dinge, die um die rare freie Zeit konkurrieren. Das sind oft ganz unterschiedliche Sachen, zum Beispiel Unternehmungen mit dem Partner, Freunden oder der Familie, Hobbys, Sport, der Haushalt und nötige Erledigungen.

Im ersten Schritt sollten Sie akzeptieren, dass Sie sehr wahrscheinlich nie genug Zeit für alles haben werden, was Ihnen im Privatleben wichtig ist. Wenn Sie nach einem langen Arbeitstag am frühen Abend nach Hause kommen, werden Sie kaum die Wohnung putzen, joggen gehen, sich mit Freunden treffen und anschließend noch einkaufen und kochen können. An den meisten Tagen müssen Sie sich entscheiden: Was hat heute oberste Priorität für mich? Am nächsten Tag kann die Antwort schon ganz anders ausfallen.

Einerseits sollten Sie von Tag zu Tag (oder Woche zu Woche, Monat zu Monat) festlegen, was für Sie die höchste Priorität hat. Andererseits ist es wichtig, allgemein zu überlegen, welche Dinge in Ihrem Leben eine hohe Priorität für Sie haben. Das hilft Ihnen dabei, Ihr Leben nach Ihren tatsächlichen Prioritäten auszulegen, statt einfach in den Tag hineinzuleben. So kommen die wirklich wichtigen Dinge nicht zu kurz. Hinterfragen Sie Ihre Prioritäten regelmäßig, denn Ihre Einstellungen können sich ändern.

Prioritäten setzen: Diese Methoden können Sie dafür nutzen

Wenn Sie Prioritäten setzen wollen, können bestimmte Methoden nützlich dafür sein. In diesem Abschnitt erfahren Sie mehr über einfache Ansätze und Instrumente, die Ihnen dabei helfen können, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen und entsprechend zu planen.

Die Eisenhower-Methode: Wichtiges von Unwichtigem trennen

Die Eisenhower-Methode gibt es schon lange; sie geht auf den früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Hierbei werden wichtige und unwichtige Aufgaben ebenso voneinander getrennt wie dringende und nicht dringende Aufgaben. Das funktioniert ganz einfach, und zwar mithilfe einer Eisenhower-Matrix mit vier Feldern:

• wichtig und dringend
• wichtig, aber nicht dringend
• dringend, aber nicht wichtig
• weder wichtig noch dringend

Nun sammeln Sie Ihre Aufgaben und sortieren Sie im entsprechenden Feld der Eisenhower-Matrix ein. Wenn Sie fertig sind, sehen Sie Ihre Prioritäten auf einen Blick: Zuerst erledigen Sie, was wichtig und dringend ist. Was wichtig, aber nicht dringend ist, sollten Sie planen. Unwichtige, aber dringende Aufgaben delegieren Sie, wenn möglich, oder erledigen Sie nach den wichtigen und dringenden Aufgaben. Und die Dinge, die weder wichtig noch dringend sind, lassen Sie einfach weg. Sie bringen Sie nicht weiter und rauben Ihnen nur Zeit.

Prioritäten setzen mit der ABC-Methode

Der Eisenhower-Methode sehr ähnlich ist die ABC-Methode. Hierbei gibt es allerdings nur drei Kategorien, in die Aufgaben eingeteilt werden können:

• A-Aufgaben sind dringend und wichtig: Diese Aufgaben sollten höchste Priorität für Sie haben
• B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben haben eine hohe Priorität, müssen aber nicht sofort erledigt werden
• C-Aufgaben sind dringend, aber nicht besonders wichtig: Die Priorität solcher Aufgaben ist gering; Sie können sich diesen Dingen widmen, wenn das Wichtigste erledigt ist

To-do-Liste erstellen

Um sich vor Augen zu führen, was Sie alles erledigen möchten oder müssen, ist auch eine simple To-do-Liste ein geeignetes Tool. Schreiben Sie Ihre To-dos auf ein Blatt Papier, legen Sie eine digitale Liste über Word oder Excel an oder nutzen Sie eine App zur Planung. Schreiben Sie auf, was Ihnen an einem Tag (in einer Woche, einem Monat, einem halben Jahr etc.) wichtig ist.

Wichtig ist, dass Sie Ihre To-do-Liste übersichtlich halten. Schreiben Sie zu viel auf, so dass die To-do-Liste aus allen Nähten platzt, ist die Gefahr groß, dass vieles unerledigt bleibt. Das sorgt womöglich für Frust und kann demotivierend wirken. Verplanen Sie Ihre Zeit also realistisch, um Erfolgserlebnisse zu haben und sich am Ende des Tages gut zu fühlen. Wenn Sie bestimmte Dinge immer wieder schieben, sollten Sie hinterfragen, woran das liegt. Ist die entsprechende Aufgabe wirklich wichtig? Können Sie sie auch einfach streichen? Oder gibt es bestimmte Hindernisse, die Sie davon abhalten? Falls ja, kann es helfen, die Aufgabe in Teil-Schritten anzugehen.

Ivy-Lee-Methode: Sechs Aufgaben pro Tag

Die Ivy-Lee-Methode geht auf den US-amerikanischen Autor und Kommunikationsberater Ivy Lee zurück. Worum es dabei geht, zeigt die Bezeichnung Sechs-Aufgaben-Methode, unter der die Ivy-Lee-Methode ebenfalls geläufig ist. Lee hatte die Methode entwickelt, um einen Unternehmer dabei zu unterstützen, effizientere Abläufe in seiner Firma zu schaffen. So funktioniert es: Man sucht sich maximal sechs Aufgaben heraus, die man an einem Tag erledigen möchte. Nun ordnet man diese Aufgaben noch nach ihren Prioritäten und bringt sie damit in eine Reihenfolge. Die einzelnen Aufgaben arbeitet man anschließend anhand dieser Reihenfolge ab.

Was am Ende des Tages nicht erledigt wurde, darf man auf den nächsten Tag verschieben – allerdings als eine von sechs Aufgaben und nicht als Extra-Aufgabe. Der Vorteil der Ivy-Lee-Methode besteht darin, dass sie realistisch ist. Viele Menschen schreiben wesentlich mehr als sechs Aufgaben auf ihre To-do-Liste, schaffen dann aber nicht ansatzweise alles. Sechs Aufgaben hingegen sind oft machbar. Und dadurch, dass sie bereits nach Prioritäten geordnet sind, wissen Sie auch sofort, was Sie wann erledigen sollten.

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