Pareto-Prinzip leicht erklärt: Das steckt hinter dem 80-20-Prinzip

Wenn Sie sich mit Tipps für ein besseres Zeitmanagement befasst haben, ist Ihnen das Pareto-Prinzip wahrscheinlich schon einmal untergekommen. Was genau ist die 80-20-Regel, und welchen praktischen Nutzen hat sie? Hier erfahren Sie, was hinter dem Pareto-Prinzip steckt, was es Ihnen im Job und dem Privatleben bringen kann und welche Vor- und Nachteile es als Zeitmanagement-Tool hat.

Pareto-Prinzip einfach erklärt: Das steckt hinter der 80-20-Regel

Das Pareto-Prinzip ist auch als 80-20-Regel bekannt. Andere Bezeichnungen sind 80-20-Prinzip, Pareto-Regel, Pareto-Effekt oder mitunter auch 20-80-Regel. Es leitet sich vom italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto ab, der damit ursprünglich die Verteilung von Vermögen in Italien gemeint hatte. Pareto hatte herausgefunden, dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Vermögens besaßen.

Wenn heute vom Pareto-Prinzip die Rede ist, bezieht es sich meist auf Zeitmanagement, auch wenn es prinzipiell auf viele Dinge übertragen werden könnte. So könnte das Pareto-Prinzip zum Beispiel so ausgelegt werden:

• 20 Prozent der Mitarbeiter sind für 80 Prozent des Erfolgs eines Unternehmens verantwortlich
• 80 Prozent der Zeit trägt man 20 Prozent der Klamotten (oder nutzt 20 Prozent der Gegenstände im eigenen Haushalt)
• 80 Prozent der Ausgaben eines Haushalts entfallen auf 20 Prozent der Ausgaben-Kategorien, zum Beispiel Wohnen, Lebensmittel, Auto

Das Paretoprinzip ist also vielseitig anwendbar, wird aber zumeist als Instrument im Zeitmanagement und Projektmanagement genutzt. Richtig angewendet kann es ein Mittel sein, um die eigene Produktivität zu steigern. In diesem Zusammenhang besagt das Pareto-Prinzip, dass man bei vielen Aufgaben 80 Prozent des Ergebnisses mit nur 20 Prozent des Aufwands erreichen kann. Die übrigen 20 Prozent kosten entsprechend 80 Prozent des Aufwands – und damit in manchen Fällen unnötig viel Zeit und Einsatz.

Oft halten wir uns mit Dingen auf, die eigentlich keinen wirklichen Nutzen haben oder deren Effekt sehr gering ist. Solche Dinge stehen nicht in Relation zu ihrem Aufwand und machen es schwerer, Aufgaben zügig abzuschließen. Wenn sie dann nicht einmal Spaß machen, zum Beispiel als Hobbys, hat man nichts davon. Darauf weist das Pareto-Prinzip hin. Es zeigt, dass man auch mit deutlich weniger Aufwand viel erreichen kann – wenn man weiß, was wirklich wichtig ist und auf welche Dinge man sich fokussieren sollte.

Welchen Nutzen kann man aus dem Pareto-Prinzip ziehen?

Betrachtet man die Pareto-Regel als Mittel für ein besseres Zeitmanagement, kann sie ein Weg sein, Aufgaben zu priorisieren. Viele Menschen kennen das Problem, egal ob im Job oder dem Privatleben: Es ist unendlich viel zu tun – Dinge, die man erledigen muss, oder die man machen möchte –, aber nie genug Zeit. Entscheidend ist also einerseits die Akzeptanz der begrenzten Zeit, und andererseits, aus der vorhandenen Zeit das Beste zu machen. Wendet man das Pareto-Prinzip an, kann man sich gezielt auf die Vorhaben konzentrieren, die wirklich wichtig sind oder die einem wirklich nützen.

Bei manchen Aufgaben reicht bei näherer Betrachtung ein geringerer Aufwand aus. Selbst im Job muss nicht jede letzte Aufgabe hundertprozentig perfekt erledigt werden. Wenn es Sie also unnötig viel Zeit kosten würde, auf diese hundert Prozent hinzuarbeiten, machen Sie vielleicht lieber bei 80 Prozent einen Schlussstrich. Nach dem Paretoprinzip können Sie damit enorm viel Zeit sparen, die Sie dann an anderer Stelle noch übrig haben. So könnten Sie Ihre Tage stärker mit Dingen füllen, die Sie wirklich voranbringen.

Sich das Pareto-Prinzip vor Augen zu führen kann auch ein Weg sein, den eigenen Perfektionismus abzulegen. Viele Menschen haben hohe Ansprüche an sich, die oft gar nicht machbar sind. Trotzdem von sich zu erwarten, dass man überall und jederzeit glänzt, baut Druck und Stress auf. Mit einer anderen Einstellung kann man diese negativen Gefühle eindämmen.

Das Pareto-Prinzip im Alltag nutzen

Wie kann man das Pareto-Prinzip praktisch im Alltag anwenden? Grundsätzlich ist das in vielen Lebenslagen möglich – im Privaten, dem Beruf oder auch im Studium. Sehen Sie die 80-20-Regel dabei als grobe Leitlinie und nicht als absolute Vorgabe. Angenommen, Sie nehmen sich vor, eine weniger wichtige Aufgabe weniger perfektionistisch anzugehen – und nur zu 80 Prozent „perfekt“ zu erledigen. Natürlich können Sie nicht messen, wann diese 80 Prozent erreicht sind. Es geht also darum, sich damit zu begnügen, dass etwas „gut genug“ ist, und dann einen Schlussstrich unter die Aufgabe zu ziehen.

Ebenso eignet sich das Pareto-Prinzip als Denkanstoß: Wenn Sie immer wieder dazu angeregt werden, Prioritäten zu setzen, schaffen Sie am Ende wahrscheinlich mehr von dem, was Ihnen wirklich wichtig ist. Das setzt voraus, dass Sie einen Überblick über all die kleineren und größeren Dinge haben, die Ihre Aufmerksamkeit verlangen, egal, ob es um Ihren Job oder die Gestaltung Ihrer Freizeit geht. Überlegen Sie: Was ist von diesen Dingen am wichtigsten, was ist weniger essenziell? Wo lauern Zeitfresser, die Sie nicht voranbringen? Wo können Sie in kurzer Zeit viel schaffen?

Pareto-Prinzip: Beispiele für eine praktische Anwendung der 80-20-Regel

Hier finden Sie einige beispielhafte Anregungen dafür, wie Sie sich das 80-20-Prinzip in Ihrem Alltag zunutze machen könnten:

• Sie müssen etwas lesen, zum Beispiel für die Uni oder als Recherche für den Job. Es handelt sich um ein längeres Dokument, so dass die Lektüre Sie viel Zeit kosten würde. Überlegen Sie: Reicht es vielleicht aus, das Dokument zu überfliegen und auf die wichtigsten Aspekte zu scannen? Damit könnten Sie viel Zeit sparen und trotzdem den Kern erfassen. In vielen Fällen erfahren Sie dabei trotzdem alles, was Sie wissen müssen. Manchmal müssen Sie Texte hingegen aufmerksamer lesen.
• E-Mails haben in vielen Jobs das Telefon nahezu ersetzt. Oft kosten sie aber mehr Zeit als ein kurzer Anruf, vor allem für Perfektionisten, die ewig an ihren Worten feilen, bevor sie die E-Mail verschicken. Bei manchen Mails ist es aber gar nicht so wichtig, ob alles „perfekt“ formuliert ist. Formulieren Sie in solchen Fällen zielgerichtet, ohne jedes Wort auf die Goldwaage zu legen. Auch hier gibt es aber sicherlich Fälle, in denen Sie besser wirklich genau prüfen, ob der Text Ihre Intention optimal widerspiegelt – zum Beispiel im Kontakt mit einem wichtigen Kunden.
• Sie müssen im Job eine Präsentation erstellen. Hier könnten Sie sich in vielen kleinen Details verzetteln, wenn die eigentliche Präsentation schon längst steht. Es gibt schließlich unzählige Gestaltungsmöglichkeiten, Grafiken und Spielereien, die Sie noch nutzen könnten. In den meisten Fällen ist es besser, die Präsentation zügig zu erstellen und auf solche Extras zu verzichten. Für Ihre Zuhörer machen sie womöglich keinen großen Unterschied.
• Sie können die 80-20-Regel auch nutzen, um sich Deadlines für Ihre Aufgaben zu setzen, damit Sie sich nicht verzetteln. Es hilft, von vornherein zu wissen, wie viel Zeit man für eine bestimmte Sache hat, statt ergebnisoffen daran heranzugehen. Oft erledigt man Dinge schneller, wenn man ein festes Zeitfenster dafür eingeplant hat.
• Das gilt im Besonderen auch für Meetings im Job. Sie kosten oft unnötig viel Zeit. Nicht selten verlaufen sie wenig konstruktiv: Es wird viel geredet, aber wenig geklärt. Wenn Sie also Einfluss darauf haben, wie das Meeting abläuft und wie lange es dauert, gehen Sie nach der 80-20-Regel vor und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Die Grenzen des Pareto-Prinzips

Das Pareto-Prinzip wird häufig pauschal als nützliche Regel für alle möglichen Aufgaben und Vorhaben propagiert. Ganz so universell anwendbar ist die Pareto-Regel allerdings nicht. Einerseits suggeriert die Bezeichnung 80-20-Regel, dass es grundsätzlich möglich sei, 80 Prozent des Ergebnisses mit nur 20 Prozent des Aufwands zu erreichen. Das sind aber vergleichsweise willkürliche Zahlen, die allenfalls als grobe Richtlinie zu verstehen sind.

Außerdem lässt sich das Pareto-Prinzip nicht auf alle Aufgaben anwenden. Manchmal ist es einfach nicht der Fall, dass wenig Aufwand für ein gutes Ergebnis ausreicht. Besonders im Job kann es riskant sein, Aufgaben mit dem Pareto-Prinzip im Hinterkopf anzugehen. Manche Aufgaben sind dafür schlicht zu wichtig; 80 Prozent Einsatz wäre bei Weitem nicht genug, um den Arbeitgeber, Kunden oder Geschäftspartner zufriedenzustellen.

Wenn Sie also im Job stur nach dem Paretoprinzip arbeiten würden, könnten Sie sich schnell Ärger einhandeln. Ihre Leistung könnte darunter leiden und in der Folge auch Ihr Ruf. Schlimmstenfalls würden Sie Ihren Job aufs Spiel setzen, wenn Sie sich immer wieder mit einem nicht optimalen Ergebnis zufriedengeben würden. Wägen Sie also gut ab, wo Sie nach dem 80-20-Prinzip vorgehen und wo Sie mehr Einsatz bringen müssen.

Vor- und Nachteile des Pareto-Prinzips

In diesem Abschnitt finden Sie die wichtigsten Vorteile und Nachteile des Pareto-Prinzips auf einen Blick.

Vorteile des Pareto-Prinzips

• Das Pareto-Prinzip ist ein gutes Mittel, um Aufgaben zu vereinfachen. Dort, wo es möglich ist, können Sie mit einer weniger perfektionistischen Herangehensweise viel Zeit sparen.
• Diese Zeit haben Sie dann für andere Aufgaben übrig. Insgesamt können Sie also mehr schaffen und Ihre Produktivität erhöhen, wenn Sie das Pareto-Prinzip beherzigen.
• Wenn Sie die Pareto-Regel nutzen, setzen Sie automatisch Prioritäten. Das ist grundsätzlich hilfreich, um die wirklich wichtigen Dinge erledigt zu bekommen.
• Wenn Ihnen bewusst ist und Sie akzeptiert haben, dass Ihr Tag nie mehr als 24 Stunden haben wird und Sie nicht alles schaffen können, kann das helfen, Perfektionismus abzulegen. Das kann dafür sorgen, dass Sie im Alltag weniger Stress haben und zufriedener sind.

Nachteile des Pareto-Prinzips

• Das Pareto-Prinzip könnte als Argument genutzt werden, um weniger zu machen. Im Job kann das fatale Folgen haben, wenn der Chef nämlich den Eindruck bekommt, dass Sie faul geworden sind und Ihre Leistungen nicht den Vorgaben des Arbeitgebers entsprechen.
• Schlimmstenfalls riskieren Sie eine Abmahnung oder gar Kündigung.
• Besonders im Job reichen 80 Prozent des Ergebnisses oft schlichtweg nicht aus, damit alle Beteiligten mit Ihrer Arbeit zufrieden sind. Überlegen Sie sich also gut, bei welchen Aufgaben das kein Problem ist und wo Sie lieber akribischer arbeiten.

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