Pendlerpauschale: Die Kosten für den Arbeitsweg steuerlich absetzen

Pendeln kostet Zeit und unter Umständen viel Geld. Besonders Berufspendler wissen das. Um die Belastungen für den Geldbeutel möglichst gering zu halten, gibt es die sogenannte Pendlerpauschale. Was man über die Pendlerpauschale abrechnen kann, wie hoch die sogenannte Kilometerpauschale ist und wie sich Beschäftigte das Geld im Zuge der Steuererklärung zurückholen können, erfahren Sie hier.

Pendlerpauschale: Was versteht man darunter?

Die Pendlerpauschale, die amtlich eigentlich Entfernungspauschale heißt und umgangssprachlich auch als Kilometerpauschale bezeichnet wird, gibt Arbeitnehmern die Möglichkeit, die Kosten für die Fahrt zum Arbeitgeber von der Steuer abzusetzen. Und viele Arbeitnehmer machen genau das: Regelmäßig zeigt sich, dass die Pendlerpauschale der größte Posten in der Steuererklärung ist, was abzugsfähige Kosten anbelangt.

Die Pendlerpauschale ist rechtlich betrachtet übrigens tatsächlich eine Pauschale. Arbeitnehmer können nämlich pro Jahr einen pauschalen Betrag geltend machen, ohne entsprechende Belege oder Tankquittungen einzureichen.

Viele Berufspendler pendeln zwar mit dem eigenen PKW zur Arbeit, aber die Pendlerpauschale kann nicht nur in diesem Fall veranschlagt werden. Die Pendlerpauschale wird unabhängig davon gezahlt, welches Verkehrsmittel sie benutzen. Beschäftigte bekommen die Pauschale auch dann ausgezahlt, wenn sie zum Beispiel folgende Optionen nutzen:

• Öffentliche Verkehrsmittel
• Park and Ride (hier gibt es jedoch Sonderregelungen)
• Fahrgemeinschaften
• Dienstwagen

Selbst wenn Sie zu Fuß zur Arbeit gehen, mit dem Fahrrad pendeln oder mit dem Taxi fahren, können Sie die Pendlerpauschale in der Steuererklärung angeben. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Sollten Sie mit einem Flugzeug zur Arbeit unterwegs sein, können Sie den Flug nicht für die Pauschale einsetzen. In der Praxis dürfte dieser Fall aber ohnehin relativ selten vorkommen.

Die Regelungen der Pendlerpauschale

Einige Dinge sollten Arbeitnehmer wissen, die die Pendlerpauschale geltend machen möchten:

Die Höhe der Entfernungspauschale

Aktuell können Arbeitnehmer für den Weg zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte 30 Cent pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer geltend machen. Für jeden weiteren vollen Kilometer werden 38 Cent angesetzt. Wichtig: Das gilt nur für den einfachen Weg, also nur für die Hinfahrt, aber nicht für die Rückfahrt. Das ist für viele Arbeitnehmer unverständlich, schließlich fahren sie täglich zum Arbeitgeber und nach der Arbeit wieder nach Hause zurück. Trotzdem erkennt der Gesetzgeber bezogen auf die Pendlerpauschale nur den einfachen Weg an.

Außerdem wichtig: Arbeitnehmer, die beispielsweise montags zu ihrer ersten Tätigkeitsstätte fahren, aber erst mittwochs wieder nach Hause zurückkehren, dürfen nur die Hälfte der Pendlerpauschale ansetzen, statt 0,30 Euro also nur noch 0,15 Euro für ihren Fahrtweg berechnen. Zum Beispiel bei Flugbegleitern tritt dieser Fall häufiger auf: Sie fahren montags zu dem Flughafen, der als erste Tätigkeitsstätte zählt, sind dann im Einsatz und fahren schließlich mittwochs nach der Landung wieder nach Hause zurück. Für den Montag und den Mittwoch dürfen sie in diesem Fall die Hälfte der Pendlerpauschale fordern. Für den Dienstag können sie jedoch keine Pendlerpauschale geltend machen, denn an diesem Tag sind sie nicht zur ersten Tätigkeitsstätte gefahren.

Die maximale Anzahl an Tagen bei der Kilometerpauschale

Im Rahmen der Pendlerpauschale dürfen nur tatsächliche Arbeitstage pauschal abgerechnet werden. Nicht möglich ist es, dass Arbeitnehmer auch arbeitsfreie Tage über die Pendlerpauschale abrechnen. Der Fiskus erkennt nur diejenigen Fahrten an, die tatsächlich stattgefunden haben.

Arbeitnehmer, die in Vollzeit arbeiten, kommen bei einer 5-Tage-Woche auf ungefähr 220 Tage, an denen sie zur Arbeit fahren. Denn Krankheit, Urlaub, Wochenenden und Feiertage müssen von den 365 Tagen eines Jahres abgezogen werden. Um keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen, dürfen Arbeitnehmer also nur solche Fahrten ansetzen, die sie auch wirklich getätigt haben.

Pendlerpauschale seit 2021

Im Jahr 2020 lag die Pendlerpauschale bei 30 Cent pro gefahrenem Kilometer bei einfacher Wegstrecke. Seit 2021 können sich Berufspendler freuen, denn nun ist es möglich, mehr Geld für die Pendlerpauschale anzusetzen:

• 2021: 35 Cent pro gefahrenem Kilometer
• 2022 bis 2026: 38 Cent pro gefahrenem Kilometer

Grund dafür ist die höhere CO2-Bepreisung, die dazu führen wird, dass der Treibstoff teurer wird. Das wiederum hat zur Folge, dass Berufspendler mehr für ihre tägliche Fahrt an den Arbeitsplatz ausgeben müssen. Um Arbeitnehmer ein wenig zu entlasten, wurde daher die Pendlerpauschale angehoben.

Doch Vorsicht: Nur Arbeitnehmer, die beruflich weite Wege pendeln, sogenannte Fernpendler, profitieren von der höheren Pendlerpauschale. Dieser Status wird erreicht, wenn die einfache Wegstrecke zur Arbeit mehr als 20 Kilometer beträgt. Die höhere Pauschale kann dann ab dem 21. Kilometer veranschlagt werden. Wer beispielsweise eine einfache Wegstrecke von 30 Kilometer zu seinem Arbeitgeber zurücklegen muss, kann in der Steuererklärung für 2023 für die ersten 20 gefahrenen Kilometer 30 Cent, für die übrigen 10 Kilometer 38 Cent abrechnen.

Tipp: Wenn Sie wissen möchten, wie hoch Ihr Anspruch ist, können Sie einen der zahlreichen Rechner nutzen, die sich im Internet finden, um Ihre Pendlerpauschale zu berechnen.

Höchstbetrag für Pendlerpauschale

Maximal 4.500 Euro können Arbeitnehmer pro Jahr als Entfernungspauschale geltend machen. Eine Ausnahme von dieser Regelung gibt es jedoch, wenn Arbeitnehmer mit einem Firmenwagen oder dem eigenen PKW zur Arbeit fahren und dabei höhere Kosten anfallen. Dazu müssen Beschäftigte jedoch Belege und Quittungen sammeln, um dies nachzuweisen.

Gleiches gilt für die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln. Wenn Sie den ÖPNV als Pendler nutzen und für Ihren Arbeitsweg jährlich mehr als 4.500 Euro ausgeben, können Sie sich auch das über die Steuer zurückholen. Auch für Heimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung können Sie die tatsächlichen Kosten angeben, wenn diese über 4.500 Euro liegen.

Kürzester Weg

Das Finanzamt erkennt in der Regel nur diejenige Strecke an, die den kürzesten Fahrtweg zwischen dem Zuhause und dem Arbeitsort darstellt. In Ausnahmefällen, etwa wenn Arbeitnehmer nachweisen können, dass eine längere Strecke vorteilhafter ist, kann das Finanzamt auch diese anerkennen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn es auf der längeren Strecke morgens weniger Stau gibt und der Arbeitnehmer trotz größerer Streckenlänge schneller auf der Arbeit ist.

Wer kann die Kilometerpauschale geltend machen?

Anspruch auf die Veranschlagung der Pauschale haben alle Beschäftigten, die zur Arbeit pendeln. Auch Selbstständige können die Pauschale in ihrer Steuererklärung ansetzen. Eine Ausnahme bildet jedoch Arbeitnehmer, die mit dem Flugzeug zur Arbeit anreisen. Diese Beschäftigten können ihren Arbeitsweg nicht von der Steuer absetzen – und zwar prinzipiell unabhängig davon, wie weit ihr Arbeitsweg ist.

Wie kann ich die Pendlerpauschale von der Steuer absetzen?

Alle Arbeitnehmer, die zur Arbeit pendeln, können die Pendlerpauschale geltend machen. Dazu macht man in der Einkommenssteuererklärung einfach die entsprechenden Angaben in der Anlage N unter Werbungskosten. Für Werbungskosten wird ebenfalls ein Pauschalbetrag berechnet. Dieser liegt seit dem 1. Januar 2023 bei 1.230 Euro. Die Werbungskostenpauschale ist dazu da, alle Kosten, die im Rahmen der Berufstätigkeit anfallen, von der Steuer abzusetzen. Sollte der Arbeitgeber beispielsweise die Reisekosten nicht übernehmen, ist die Anlage N der Steuererklärung der richtige Ort, um die Kosten vom Finanzamt zurückzufordern.

Auch andere Ausgaben, wie zum Beispiel für Fachbücher, für Fortbildungen oder für Online-Seminare können ebenfalls über die Werbungskostenpauschale abgerechnet werden. Sollten diese Kosten insgesamt höher als 1.230 Euro sein, lohnt es sich, Belege zu sammeln. Denn die höheren Kosten können dann komplett geltend gemacht werden.

Tipps: So sparen Berufspendler mit der Pauschale

Neben den genannten Hinweisen gibt es einige zusätzliche Tipps, wie Arbeitnehmer, die zur Arbeit pendeln, Geld sparen können. Zum Beispiel:

1. Unfall: Sollten Sie auf Ihrem Arbeitsweg einen Unfall haben, können Sie dadurch entstandenen Kosten zum Teil von der Steuer absetzen. Diese zählen zu den außergewöhnlichen Aufwendungen und können daher zusätzlich zu der Kilometerpauschale geltend gemacht werden.
2. Botengänge: Bittet Sie Ihr Arbeitgeber während Ihrer Arbeitszeit darum, ein Paket bei der Post abzugeben, könnte sich das ebenfalls finanziell für Sie lohnen. Fahren Sie mit Ihrem eigenen PKW zur Post, können Sie für diese Fahrt 30 Cent Entfernungspauschale geltend machen. Das gilt jedoch nur dann, wenn der Chef Ihnen die Fahrt nicht gesondert zahlt.
3. Niederlassungen: Hat Ihr Arbeitgeber mehrere Niederlassungen und Sie müssen gelegentlich dorthin fahren, können Sie auch diese Fahrten über die Pendlerpauschale ansetzen.
4. Mehrere Arbeitgeber: Sie haben mehr als einen Arbeitgeber? Dann können Sie häufig doppelt von der Pendlerpauschale profitieren. Wenn Sie während eines Tages zu beiden Arbeitgebern fahren, können Sie beide Fahrten ansetzen. Jedoch gilt auch in diesem Falle nur die einfache Strecke als absetzbar.

Bildnachweis: Simple_Moments / Shutterstock.com