Projektübergabe: Projekte reibungslos und effizient übergeben

Ob es einen Wechsel bei den zuständigen Mitarbeitern gibt oder eine neue Projektphase startet: Eine Projektübergabe sollte gut geplant und möglichst reibungslos gestaltet werden. Was ist bei einer Aufgabenübergabe im Rahmen eines Projekts wichtig? Wie kann man eine Projektübergabe Schritt für Schritt gestalten? Und welche Fehler sollte man vermeiden? Hier erfahren Sie mehr darüber.

Die Projektübergabe vorbereiten

Nicht immer werden Projekte über ihren gesamten Verlauf von ein und derselben Person geleitet. Es kann verschiedene Gründe haben, wenn ein Projekt in andere Hände übergeben wird. Denkbar ist zum Beispiel, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und ein anderer Beschäftigter seine Aufgaben übernimmt, inklusive der Projektleitung. Ebenso könnte es sein, dass eine neue Projektphase bevorsteht, in der das Projekt von jemand anderem geleitet wird. Oder ein Projektleiter muss die Aufgabe aus persönlichen Gründen abgeben.

Unabhängig davon, warum eine Projektübergabe nötig ist, sollte die Übergabe in geordneten Bahnen verlaufen. Dabei beginnt die Projektübergabe schon, bevor Aufgaben und Verantwortlichkeiten an den Nachfolger oder die Nachfolgerin übertragen werden. Es ist wichtig, die Übergabe von Arbeitsaufgaben und Informationen im Vorfeld zu planen.

Zur Planung der Projektübergabe gehört es, einen geeigneten Zeitpunkt für die Übergabe festzulegen. Welcher Zeitpunkt der beste ist, hängt von verschiedenen Aspekten ab. Entscheidend ist zum Beispiel der aktuelle Stand bei bestimmten Aufgaben, aber auch, in welcher Phase sich das Projekt befindet. Auch wichtige Fristen müssen bedacht werden.

Geklärt werden muss zudem, wer das Projekt übernehmen kann und soll. Der Nachfolger oder die Nachfolgerin muss die nötige Expertise und Erfahrung besitzen, aber auch persönlich das Zeug zum Projektleiter oder zur Projektleiterin haben. Zugleich sollte jemand die Projektleitung übernehmen, der die nötigen Kapazitäten für diese zusätzlichen Aufgaben hat.

Im Vorfeld einer Projektübergabe müssen die relevanten Unterlagen für die neue Projektleitung zusammengestellt werden. Es ist daher sinnvoll, rechtzeitig zu überlegen, welche Informationen und Dokumente für die künftigen Verantwortlichen wichtig sind, und diese Unterlagen zu besorgen. Um nichts zu vergessen, ist eine Projektübergabe-Checkliste hilfreich.

Den aktuellen Stand dokumentieren

Bevor ein Projekt übergeben werden kann, sollte der aktuelle Projektstand möglichst lückenlos dokumentiert werden. Das kann mithilfe eines Projektstatusberichts geschehen. Darin beschreiben Sie den aktuellen Stand des Projekts, welche Meilensteine schon erreicht wurden und welche Aufgaben erledigt sind. Aus dem Bericht sollte auch hervorgehen, welche Aufgaben noch offen sind und welche Etappenziele als Nächstes anstehen.

Für einen runden Projektbericht ist es darüber hinaus wichtig, essenzielle Informationen über das Projekt zusammenzufassen. Denken Sie dabei zum Beispiel an die Projektziele, die angewandte Methode, genutzte Tools und grundlegende Entscheidungen im Verlauf der Projektarbeit. Auch auf mögliche Hindernisse, Herausforderungen und Risiken sollten Sie eingehen, damit Ihr Nachfolger oder Ihre Nachfolgerin diese Aspekte im Blick hat. So kann der neue Projektleiter entsprechende Vorkehrungen treffen und Strategien entwickeln.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten übergeben

Zu einer guten Projektübergabe gehört es natürlich auch, Aufgaben und Verantwortlichkeiten an den Nachfolger oder die Nachfolgerin zu übergeben. Das sollte mit möglichst vielen Zusatz-Infos geschehen. Die neue Projektleiterin muss wissen, wie der aktuelle Stand ist und wo sie als Nächstes ansetzen muss. Dazu muss klar sein, was in den Verantwortungsbereich der Projektleitung fällt.

Teilen Sie dem Empfänger der Übergabe auch mit, welche Fristen einzuhalten sind: Bis wann muss was erledigt sein? Was hat Priorität, was kann im Zweifel hintanstehen? Ist gegebenenfalls schon jemand im Team mit einer bestimmten Aufgabe betraut? Wenn ja, wie ist der Stand?

Lassen Sie den künftigen Projektleiter mit seinen neuen Aufgaben nicht alleine. Sagen Sie ihm, an wen er sich bei Fragen oder Problemen wenden kann – zum Beispiel an Sie als Vorgänger oder an eine andere Ansprechperson.

Offene Kommunikation beim Übergabegespräch

Eine Projektübergabe besteht nicht nur darin, Dokumente und Materialien an den neuen Projektleiter auszuhändigen. Der Kern einer Übergabe ist das Übergabegespräch. Es ist die Gelegenheit, alle wichtigen Informationen, offene Aufgaben, Fristen, mögliche Hindernisse und die nächsten Schritte mit demjenigen zu besprechen, der die Verantwortung für das Projekt übernimmt. Wenn nötig und/oder vorhanden, sollten auch Schulungsmaterialien ausgehändigt werden. Möglicherweise gibt es darüber hinaus Online-Ressourcen, die nützlich sein können.

Ein gutes Übergabegespräch lebt von Offenheit und Transparenz. Wer ein Projekt abgibt, sollte sich auf das Gespräch mit dem Nachfolger oder der Nachfolgerin gut vorbereiten. Dazu gehört es, sich einen Überblick über alle relevanten Informationen zu verschaffen. Es ist hilfreich, sich in die neue Projektleitung hineinzuversetzen: Was weiß diese Person über das Projekt? Was muss sie wissen? Welche Aspekte sollten unbedingt mitgeteilt werden, weil das Projekt sonst aufgehalten werden könnte?

Überlegen Sie auch, welche Fragen die neue Projektleiterin an Sie haben könnte, und bereiten Sie sich darauf vor. Signalisieren Sie, dass Sie auch nach Ihrer Zeit als Projektleiter bei Fragen zur Verfügung stehen (sofern das der Fall ist). Beim Gespräch selbst sollten Sie sich nach Möglichkeiten Notizen machen, die dann in das Übergabeprotokoll einfließen.

Nach der Projektübergabe: Nachbereitung und Abschluss

Das Projekt ist übergeben, die Arbeit damit erledigt? Nicht ganz. Es ist sinnvoll, Zeit in die Nachbereitung der Projektübergabe zu investieren. Es lohnt sich zum Beispiel, den neuen Projektleiter oder die neue Projektleiterin um Feedback zur Aufgabenübergabe zu bitten. Daraus können Sie wichtige Erkenntnisse ziehen, die Ihnen dabei helfen, Ihren Job gut zu machen. Es kann Ihnen auch nützen, wenn es darum geht, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu bewerten und zu verbessern. Das setzt ehrliches Feedback voraus – machen Sie deshalb deutlich, dass Sie eine offene Kommunikation schätzen, die Ihnen bei Ihrer persönlichen Entwicklung hilft.

Ebenso wichtig ist es, die Übergabe des Projekts zu dokumentieren. Notieren Sie alle Vereinbarungen mit Ihrem Nachfolger oder Ihrer Nachfolgerin in einem Übergabeprotokoll und ergänzen Sie relevante Informationen rund um die Projektübergabe. Halten Sie im Übergabeprotokoll Arbeitsaufgaben, Fristen und andere wichtige Details fest.

Dank dem Übergabeprotokoll können Sie, der neue Projektleiter oder Dritte bei Bedarf alles Wichtige nachlesen. Das beugt Missverständnissen vor und sorgt für Transparenz. Sie können das Übergabeprotokoll so erstellen, wie Sie es für richtig halten, aber auch eine Projektübergabe-Vorlage dafür nutzen. Muster-Vorlagen finden Sie vielfach kostenlos im Internet.

Wenn alles besprochen, im Übergabeprotokoll dokumentiert und erledigt ist, können Sie die Projektübergabe abschließen. Machen Sie Ihrem Nachfolger zugleich deutlich, dass Sie bei Fragen zur Verfügung stehen. Ihr Wissen und Ihre Erfahrung können dem Projekt womöglich an der einen oder anderen Stelle noch nützen.

Projekte erfolgreich übergeben: Darauf kommt es an

Wie gut eine Projektübergabe läuft, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die folgenden Aspekte sind wichtige Grundlagen für die erfolgreiche Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

• Sorgfältige Vorbereitung der Projektübergabe: Um Projekte erfolgreich an andere Personen zu übertragen, ist es wichtig, die Aufgabenübergabe zu planen. Dabei sollte die Vorbereitung möglichst ohne Zeitdruck erfolgen, weshalb ein entsprechender Vorlauf wichtig ist.
• Offene Kommunikation: Mit dem oder der neuen Projektverantwortlichen sollte alles Wichtige offen und transparent geklärt werden. Dabei ist es essenziell, alle relevanten Informationen zu teilen, damit der oder die Neue das Projekt erfolgreich fortführen kann.
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit: Wenn Sie Ihrem Nachfolger oder Ihrer Nachfolgerin vertrauen und auf eine gute Zusammenarbeit Wert legen, sorgt das nicht nur für ein gutes Miteinander. Es legt auch den Grundstein für eine reibungslose Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
• Für Rückfragen zur Verfügung stehen: Melden Sie sich nicht ab, wenn das Projekt formal übergeben ist, sondern stehen Sie als Ansprechpartner weiterhin zur Verfügung. Wenn der neue Projektleiter Fragen hat, sollte er sich vertrauensvoll an Sie wenden können. Das beugt Hindernissen und Rückschlägen vor.

Fehler bei der Projektübergabe vermeiden

Eine reibungslose Projektübergabe markiert die Grundlage für einen fließenden Übergang. Ein Projekt muss nicht ins Stocken geraten, weil die Projektleitung wechselt. Der Nachfolger kann direkt anknüpfen, wenn die Übergabe entsprechend gestaltet ist. Deshalb ist es wichtig, Fehler bei der Projektübergabe zu vermeiden.

Ein Fehler wäre es zum Beispiel, die Projektübergabe nicht vorzubereiten. Der bisherige Projektleiter sollte sich Zeit nehmen, zu überlegen, was die neue Leitung wissen muss. Er sollte ebenso essenzielle Unterlagen und gegebenenfalls Materialien zusammenstellen.

Das Übergabegespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Wenn sich die Beteiligten Zeit nehmen, um in Ruhe über alles Wichtige zu sprechen, hat der Nachfolger mehr Informationen und bekommt ein besseres Gefühl dafür, welche Aufgaben vor ihm liegen und worauf er bei der Projektleitung achten muss. Der alte Projektleiter darf der neuen Leitung außerdem keine wichtigen Details vorenthalten. Sonst können Fehler und suboptimale Vorgehensweisen wahrscheinlicher werden, die den Projekterfolg gefährden können.

Es wäre auch ein Fehler, auf ein Übergabeprotokoll zu verzichten, zum Beispiel aus Zeitgründen. Das Protokoll der Projektübergabe sollte entweder von dem alten oder von dem neuem Projektleiter angefertigt werden und den beteiligten Personen ausgehändigt werden. So sind alle auf demselben Stand und wichtige Informationen und Vereinbarungen können bei Bedarf jederzeit nachgelesen werden.

Fazit: Wie mache ich eine gute Übergabe?

• Es kommt immer wieder vor, dass die Projektleitung wechselt. Um den Projekterfolg nicht zu gefährden, ist eine strukturierte Projektübergabe wichtig.
• Die verschiedenen Schritte der Projektübergabe sollten gut vorbereitet sein.
• Es ist wichtig, dem Nachfolger oder der Nachfolgerin alle wichtigen Informationen und Dokumente zur Verfügung zu stellen.
• Ebenso hilfreich ist es, die neue Projektleitung auf mögliche Probleme oder Hindernisse aufmerksam zu machen. So kann die verantwortliche Person mit einer passenden Strategie darauf reagieren.
• Damit das Projekt durch den Wechsel in der Projektleitung nicht ins Stocken kommt, ist es wichtig, bestimmte Fehler zu vermeiden. Es sollte etwa nicht aus Zeitgründen auf ein ausführliches Übergabegespräch verzichtet werden.

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