Tools und Software für Meetings: So finden Sie die besten Softwarelösungen

Wenn Mitarbeiter an verschiedenen Standorten sitzen, sind Videokonferenzen das Mittel der Wahl, um Absprachen zu treffen und über wichtige Themen im Gespräch zu bleiben. Dazu braucht es passende Software für Videokonferenzen. Welche Web-Meeting-Software und -Tools bieten sich an? Wie findet man das beste Online-Meeting-Tool? Mit unseren Tipps finden Sie die passende Lösung.

Welche Anforderungen Online-Meeting-Tools erfüllen sollten

Ohne virtuelle Meetings geht es in vielen Unternehmen nicht. Ohne Videokonferenzen lässt sich eine effektive Kommunikation unter Kollegen, mit Vorgesetzten und Kunden oft nicht bewerkstelligen. Das ist der zunehmenden Digitalisierung geschuldet, die Phänomene wie internationale Teams, Remote Work und hybride Arbeitsmodelle zur Folge hat. Die Chancen, die die Digitalisierung bei der Vernetzung über Stadt- und Ländergrenzen hinweg bietet, gehen zugleich mit neuen Herausforderungen einher. Es ist ohne Frage leichter, sich mit Kollegen abzusprechen, die einen Schreibtisch weiter sitzen, als mit Kollegen im Homeoffice.

Hier kommen Softwarelösungen ins Spiel: Über Video-Meeting-Tools ist es problemlos möglich, über Entfernungen hinweg in Kontakt zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Wenn es um Videokonferenz-Software geht, haben Unternehmen die Qual der Wahl. Es gibt unzählige Angebote, darunter kostenpflichtige Programme ebenso wie Tools für Videokonferenzen, die kostenlos heruntergeladen werden können, umfangreiche Softwarelösungen, Angebote für Online-Meetings ohne Anmeldung und Videokonferenzen-Apps.

Was ist bei der Auswahl wichtig? Welche Anforderungen muss Software für Videokonferenzen erfüllen? Das hängt davon ab, welchen Zweck Web-Meeting-Tools im Einzelfall erfüllen sollen. Manchmal reichen simple Lösungen ohne viel Schnickschnack völlig aus, während in anderen Fällen ein umfangreicheres Tool die bessere Option ist. Verantwortliche sollten überlegen, welche Funktionen essenziell oder nice to have sind – zum Beispiel Aufzeichnungsmöglichkeiten, HD-Video oder Bildschirmfreigabe.

Kriterien von der Audioqualität bis zum Datenschutz

Die verschiedenen Meeting-Tools unterscheiden sich im Hinblick auf die Audioqualität. Welche Meeting-Software sich anbietet, hängt wiederum davon ab, welche Anforderungen an diesen Aspekt gestellt werden. Features wie Rausch- oder Echounterdrückung können nützlich sein, manchmal sind sie aber auch verzichtbar.

In manchen Fällen ist es wünschenswert, andere Software mit Online-Meeting-Tools verbinden zu können. Das kann zum Beispiel für Projektmanagement-Software gelten, CRM-Systeme oder Kalender. Falls eine Systemintegration erwünscht ist, sollte das bei der Auswahl der Meeting-Software bedacht werden – nicht jedes Tool bietet entsprechende Möglichkeiten. Ebenfalls wichtig ist das Thema Datenschutz: Video-Meeting-Tools müssen geltende Sicherheits- und Datenschutzstandards erfüllen, darunter die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Beliebte Meeting-Tools im Überblick

Software für Videokonferenzen gibt es wie Sand am Meer. Oft ist es angesichts des großen Angebots gar nicht so leicht, sich für einen Anbieter für Videokonferenzen zu entscheiden. Entscheidend ist, dass das jeweilige Meeting-Tool die spezifischen Anforderungen erfüllt, die im Einzelfall relevant sind. Hier stellen wir Ihnen eine Reihe von beliebten Web-Meeting-Tools vor.

Microsoft Teams

Zu den bekanntesten und beliebtesten Meeting-Tools zählt Microsoft Teams. Es umfasst mehr als nur die Möglichkeit, Videokonferenzen abzuhalten. Es gibt auch Gruppenchats, gemeinsame Dateien können abgelegt werden und es kann direkt auf Office-Anwendungen zugegriffen werden. Dabei werden hohe Sicherheitsstandards eingehalten. Es gibt eine kostenlos Basis-Version, wer alle Funktionen nutzen will, braucht allerdings Office 365.

Microsoft Teams besticht durch eine sehr gute Bild- und Tonqualität. Die Bedienung ist intuitiv, die Benutzerfreundlichkeit groß. Unterhaltungen können untertitelt werden, es können individuelle Hintergründe gewählt und ein digitales Whiteboard genutzt werden. Das Meeting-Tool besticht durch seine umfangreichen Funktionen, was es als Kollaborations-Software besonders attraktiv macht. Es ist als All-in-One-Lösung für den täglichen Austausch im Team bestens geeignet.

Zoom

Zu den gängigsten Videokonferenz-Lösungen gehört auch Zoom, das während der Corona-Pandemie einen Boom erlebt hat. Hierüber lassen sich Videokonferenzen kostenlos abhalten, und das im Zweifel auch ohne App über einen Browser. Meeting-Räume können für einen besseren Datenschutz passwortgeschützt werden. Auch Bild- und Tonqualität können sich sehen lassen, zugleich ist das Programm sehr benutzerfreundlich und einfach zu navigieren.

Auch bei Zoom haben User Optionen wie Untertitel, digitales Whiteboard und individuelle Hintergründe. Die Nutzer können sich im Chat austauschen und Dateien miteinander teilen. Mithilfe von Schnittstellen kann Zoom mit weiteren Tools wie CRMs oder Helpdesk-Anwendungen verbunden werden. Neben einer kostenlosen Basis-Version gibt es auch eine kostenpflichtige Variante, die sich insbesondere durch die mögliche Teilnehmerzahl und die Dauer der Meetings von der kostenlosen Version unterscheidet.

Ein Nachteil von Zoom: In puncto Sicherheit gibt es hier noch Nachholbedarf, weshalb sich dieses Meeting-Tool nicht anbietet, wenn es um besonders sensible Daten geht. Auch der deutschsprachige Support ist ausbaufähig.

Cisco WebEx

Mit Cisco WebEx steht Unternehmen ein weiteres leistungsfähiges Kollaborations- und Videokonferenz-Tool zur Verfügung. Um an Meetings teilnehmen zu können, ist der Download einer Software erforderlich. Gäste können auch über eine App an Meetings teilnehmen, für die Erstellung von Meetings ist jedoch die reguläre Anwendung erforderlich.

Cisco WebEx besticht durch ein übersichtliches Menü, über das Meetings leicht konfiguriert werden können. In Meetings können Chats und Teilnehmerlisten eingeblendet werden, ebenso Apps. Außerdem können Nutzer zwischen verschiedenen Layouts – darunter Fokus, Kachelansicht und Reihenansicht – wählen. Auch in Sachen Screensharing, File-Sharing oder Live-Untertitelung lässt das Programm nichts zu wünschen übrig. Auch bei den Sicherheitsstandards punktet WebEx.

Google Meet

Mit Benutzerfreundlichkeit und einer sehr guten Ton- und Bildqualität besticht Googles Software für Videokonferenzen, Google Meet, früher bekannt als Hangouts. Die kostenlose Basisversion verfügt über eingeschränkte Features, kann aber im Einzelfall ausreichend sein.

Auch Google Meet ist leicht zu bedienen und punktet mit Übersichtlichkeit. Screensharing ist ebenso möglich wie File-Sharing, außerdem können Unterhaltungen untertitelt und automatisch übersetzt werden. Das macht Google Meet auch im Austausch mit internationalen Kontakten spannend. Die KI-basierte Spracherkennung ist dabei sehr ausgereift, wodurch sich das Meeting-Tool auch für Meetings mit internationalen Teilnehmern ausgezeichnet eignet. Bei Bedarf können weitere Google-Anwendungen eingebunden werden, etwa Google Chat, Docs oder Calendar. Das ist für die Kollaboration praktisch.

GoToMeeting

Die Meeting-Software GoToMeeting des Unternehmens GoTo ist als Web-App und als Desktop-Anwendung nutzbar. Das Programm bietet viele Funktionen und Einstellungen. Meetings können zum Beispiel mit Kalender-Programmen wie Outlook oder Google Calendar verknüpft werden, außerdem lassen sich Meetingräume mit Passwörtern schützen, was die Sicherheit erhöht. Meetingräume können zudem personalisiert werden, zum Beispiel durch benutzerdefinierte Hintergründe.

Die Dauer von Meetings ist bei GoToMeeting ebenso unbegrenzt wie die Zahl der Meetings, es gibt einen KI-basierten Smart Assistant und einen digitalen Notizblock. Manche Features sind jedoch nur auf Englisch nutzbar, außerdem handelt es sich nicht um ein kostenloses Meeting-Tool. Praktisch kommt GoToMeeting damit am ehesten für etwas größere Firmen infrage. 

Jitsi Meet

Bei Jitsi Meet handelt es sich um eine kostenlose Open-Source-Software. Um das Tool für Videokonferenzen zu nutzen, muss keine Software installiert werden. Auch eine Registrierung ist nicht erforderlich. Das heißt im Umkehrschluss: Es werden keine Daten von Nutzern gespeichert.

Jitsi Meet kann über einen Browser oder die zugehörige App für iOS oder Android genutzt werden. Dazu muss lediglich ein virtueller Meetingraum im Browser erstellt werden. Anschließend können Teilnehmer zu der Videokonferenz eingeladen werden. Zu Meetings kann ein Textchat genutzt werden, Kameras und Mikrofone können nach Belieben aus- oder angeschaltet werden. Es gibt auch die Möglichkeit, Meetings rein über Audio zu führen oder sich mit dem Telefon in Videokonferenzen einzuwählen.

Meeting-Software: So finden Sie die passende Lösung

Microsoft Teams oder Zoom? Google Meet oder Cisco WebEx? Für Videokonferenzen steht eine Vielzahl an Angeboten zur Verfügung. Wie findet man eine passende Software-Lösung, bei der keine Wünsche offenbleiben? Entscheidend ist, dass Sie wissen, welche Erwartungen Sie an Web-Meeting-Tools haben und welche Bedürfnisse im Einzelfall erfüllt werden müssen. Welche Funktionen sind für den Einsatzzweck essenziell, was wäre wünschenswert, ist aber im Zweifel verhandelbar? Informieren Sie sich im Detail, welche Features eine spezielle Meeting-Software hat oder was Videokonferenzen-Apps bieten, und gleichen Sie das mit Ihren Anforderungen ab.

Es kommt bei der Auswahl von Meeting-Tools auch darauf an, welche technischen Voraussetzungen erfüllt sein müssen und ob Sie die Meeting-Software mit anderen Tools verbinden möchten. Achten Sie auch darauf, wie benutzerfreundlich die unterschiedlichen Online-Meeting-Tools sind. Können sie auch problemlos von Personen bedient werden, die sich nicht im Detail damit auskennen? Eine intuitive Steuerung erleichtert die Anwendung.

Wenn eine grundlegende Entscheidung darüber ansteht, welche Meeting-Software in einem Unternehmen genutzt werden soll, kann auch die Skalierbarkeit ein wichtiger Faktor sein. Es kann sinnvoll sein, sich für Meeting-Tools zu entscheiden, die mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen können. So müssen die Beschäftigten nicht später auf eine andere Meeting-Software ausweichen, weil die bisherige nicht die gewünschten Funktionen bietet.

Nicht zuletzt spielt auch das Budget eine Rolle. Soll es ein kostenloses Meeting-Tool sein? Es gibt viele Angebote für Videokonferenzen, die kostenlos sind. Bedenken Sie aber, dass solche Video-Meeting-Tools womöglich nicht den vollen Funktionsumfang bieten, den Sie sich wünschen oder den die Beteiligten brauchen, um effektiv miteinander kommunizieren zu können. Für die geschäftliche Nutzung von Web-Meeting-Tools sind kostenpflichtige Varianten deshalb meist die bessere Lösung. Preislich können sich die Anbieter für Videokonferenzen zum Teil relativ stark unterscheiden. Es lohnt sich, die Kosten vor der Entscheidung für eine Meeting-Software im Detail zu vergleichen.

So nutzen Sie Meeting-Tools effektiv

Wie effektiv ein virtuelles Meeting ist, hängt nicht nur davon ab, welche Software für die Videokonferenz genutzt wird. Solide Meeting-Tools sind zwar die Grundlage für einen konstruktiven Austausch im Netz, es kommt jedoch auch auf andere Aspekte an. Wie gewinnbringend ein Online-Meeting ist, hängt zum Beispiel von der Vorbereitung ab.

Verantwortliche Personen sollten sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen für die Nutzung des jeweiligen Meeting-Tools erfüllt sind. Zugleich ist es nicht nur wichtig, dass sich Verantwortliche mit der Software oder App auskennen. Auch die Teilnehmer sollten das Web-Meeting-Tool so gut kennen, dass sie es wie vorgesehen bedienen können. Andernfalls kann sich das Meeting verzögern und der Ablauf gestört werden.

Für ein gutes Meeting ist es wichtig, dass es einen Moderator gibt, der darauf achtet, dass das Meeting strukturiert abläuft. Der Moderator sollte sicherstellen, dass alle wichtigen Themen behandelt werden, und das möglichst effizient. Das Meeting sollte nicht mehr Zeit als nötig in Anspruch nehmen, weshalb es wichtig ist, dass der Moderator die Zeit im Blick behält. Seine Aufgabe ist es auch, darauf zu achten, dass die Teilnehmer sich nicht in nebensächlichen Diskussionen verzetteln.

Der Moderator des Web-Meetings sollte außerdem auf einen höflichen, respektvollen Umgang der Teilnehmer untereinander achten. Es kann sinnvoll sein, im Vorfeld klare Regeln für den virtuellen Austausch zu kommunizieren, und auf deren Einhaltung zu achten. Das sorgt für eine angenehme Atmosphäre und kann zu besseren Ergebnissen führen.

Ein konstruktives Meeting ist nicht beendet, wenn sich die Teilnehmer online voneinander verabschieden. Auch die Nachbereitung ist wichtig. Eine vorab festgelegte verantwortliche Person sollte die Ergebnisse des Austauschs zusammenfassen und den Teilnehmern zugänglich machen. Das ist auch für die Vorbereitung des nächsten Meetings nützlich.

Fazit: Effektive Meetings dank passender Web-Meeting-Tools

• Der Austausch unter Kollegen, mit Vorgesetzten und Kunden findet immer öfter online statt.
• Damit das effektiv geschehen kann, bedarf es passender Meeting-Software oder Videokonferenzen-Apps.
• Welche Meeting-Tools sich am besten eignen, hängt vom Ablauf des Treffens und dem gewünschten Funktionsumfang ab.
• Faktoren, die bei der Auswahl von Software für Videokonferenzen eine Rolle spielen, sind unter anderem die Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit, die Kosten des Programms und seine Skalierbarkeit.
• Neben einem passenden Online-Meeting-Tool kommt es auch darauf an, Meetings sinnvoll zu strukturieren und zu moderieren. Das kann die Zusammenarbeit verbessern und die Produktivität erhöhen.

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