Jour fixe: Welchen Zweck hat er und welche Regeln sollten beachtet werden?

Ein regelmäßiges Treffen, an dem immer dieselben Teilnehmer beteiligt sind, ist als Jour fixe bekannt. Es findet etwa einmal pro Woche oder alle zwei Wochen zu einem wiederkehrenden Termin statt, der meist lange im Voraus festgelegt wird. Dabei kann es zum Beispiel um den Fortschritt bei einem Projekt oder die Planung wichtiger Sachverhalte gehen. Ob ein Jour fixe nützlich ist, hängt davon ab, wie er geplant und ausgestaltet wird. Hier erfahren Sie, was einen Jour fixe ausmacht und worauf es bei der Umsetzung des Treffens ankommt.

Jour fixe: Was ist das?

Bei einem Jour fixe handelt es sich um ein Treffen in einem beruflichen Umfeld, das regelmäßig zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfindet. Meist handelt es sich um eine kleine Runde ausgewählter Personen, die sich über ein bestimmtes Thema austauscht. Der Begriff leitet sich aus dem Französischen ab und bedeutet übersetzt nichts anderes als „fester Tag“. In Frankreich wird der Begriff jedoch nicht verwendet, sondern nur im Deutschen. Auch von einem Regeltermin kann die Rede sein, wenn es um einen Jour fixe geht.

Ein Jour fixe kann, je nach Notwendigkeit, etwa einmal pro Woche stattfinden. Der Termin ist in der Regel immer derselbe. So können die Teilnehmer ihn sich lange im Voraus freihalten, was die Wahrscheinlichkeit stark erhöht, dass tatsächlich alle Beteiligten anwesend sind. Falls es sinnvoll ist, kann ein Jour fixe auch mehrmals pro Woche, alle zwei Wochen oder nur einmal im Monat stattfinden. Über die Häufigkeit entscheidet der Zweck des Treffens.

Welche Vorteile hat ein Jour fixe?

Ein Jour fixe kann für die Teilnehmer gewinnbringend sein, wenn sie sich an gewisse Spielregeln halten, die über den Erfolg der Treffen mitentscheiden. Richtig eingesetzt hat ein Jour fixe verschiedene Vorteile. Er bietet eine Plattform für die Beteiligten, sich auszutauschen, sich gegenseitig zu informieren und aktuelle Informationen weiterzugeben. Damit dient ein Jour fixe auch der Transparenz.

Er bietet außerdem die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Anregungen loszuwerden und Kritik zu äußern. Die Teilnehmer können den Fortschritt eines Projekts oder bei der Erreichung eines bestimmten Ziels besser im Blick behalten, wenn sie sich regelmäßig dazu treffen. Gegenüber einem kurzfristig anberaumten Treffen hat ein Jour fixe den Vorteil, dass die Teilnehmer schon Wochen vorher wussten, dass er stattfindet. Mit diesem Wissen können sie sich den Termin freihalten – dass alle anwesend sind, ist dann keine Ausnahme, sondern die Regel.

Jour fixe: Wer ist beteiligt?

Ein Jour fixe findet normalerweise immer mit denselben Personen statt. Das sorgt für Kontinuität in der Kommunikation: Die Beteiligten kennen sich und sind im Thema drin. Sie müssen sich nicht erst einarbeiten, wie es bei wechselnden Teilnehmern der Fall wäre. Das kann dafür sorgen, dass das Meeting effizienter abläuft.

Meist handelt es sich bei den Teilnehmern eines Jour fixes nur um eine Handvoll ausgewählter Personen. Betroffen können etwa Vertreter verschiedener Abteilungen in einem Unternehmen sein. Je mehr Teilnehmer beim Jour fixe dabei sind, desto schwerer wird es meist, ein für alle Beteiligten gewinnbringendes Meeting durchzuführen. Außerdem erhöht es die Wahrscheinlichkeit, dass Personen darunter sind, für die der Zweck des Treffens nicht unmittelbar wichtig ist. Sie profitieren oft nur begrenzt von einem Jour fixe und könnten ihre Zeit oft besser nutzen.

Tipps für einen gewinnbringenden Jour fixe

Meetings sind aus dem Berufsleben nicht wegzudenken. Manche Arbeitnehmer verbringen fast jeden Tag mehrere Stunden in Besprechungen. Doch längst nicht jedes Meeting ist tatsächlich sinnvoll und nützlich. Manche Termine sind aus Sicht der Teilnehmer Zeitverschwendung – und etwas, das sie von ihren eigentlichen Aufgaben abhält. Deshalb sollte vor der Einführung von einem Jour fixe immer die Frage stehen, ob der Regeltermin wirklich Sinn macht. Das hängt maßgeblich davon ab, welcher Zweck damit verbunden ist.

Gewinnbringend kann ein Jour fixe zum Beispiel bei Projekten oder wiederkehrenden Planungen sein. Auch, um die Beteiligten über wichtige Entwicklungen zu informieren, oder für einen besseren Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern kann sich ein Jour fixe eignen. Die Zusammenarbeit verschiedener Teams kann durch einen Jour fixe, an dem Repräsentanten der Teams teilnehmen, optimiert werden. Damit die Treffen nützlich sind, sollten die Beteiligten gewisse Regeln einhalten. Die wichtigsten Tipps für einen gelungenen Jour fixe stellen wir Ihnen hier vor.

Wer soll teilnehmen?

Wählen Sie mit Bedacht aus, wer am Jour fixe beteiligt sein soll. Generell gilt für die Teilnehmerzahl beim Jour fixe die Grundregel: so wenig wie möglich, so viel wie nötig. Drei Personen können sich meist besser verständigen als zehn. Bei wenigen Teilnehmern fällt eher auf, wenn jemand nicht gedanklich nicht bei der Sache ist. Deshalb führen kleine Teilnehmerzahlen oft zu besseren Ergebnissen. Es ist sinnvoll, unter den Teilnehmern einen Moderator für die Regeltermine auszuwählen. Er kann dafür sorgen, dass die Jour fixes strukturiert und geregelt ablaufen. Ohne Moderator kann es schnell chaotisch werden, wenn die Teilnehmer vom Thema abkommen.

Wann und wie oft sollte der Jour fixe stattfinden?

Gut überlegt sollte auch die Häufigkeit der Treffen sein. Wie oft besteht Redebedarf? Wie wichtig ist das Thema, um das es geht? Oft machen wöchentliche Treffen oder Treffen alle zwei Wochen Sinn. Es kommt aber auf den Zweck und dessen Dringlichkeit an. Falls die Teilnehmer nicht am selben Ort arbeiten, kann das für seltenere Treffen sprechen, weil für die Anreise Arbeitszeit verlorengeht.

Auch der Ort des Termins ist wichtig. Ein Besprechungsraum ist grundsätzlich geeignet, mitunter kann aber auch ein gemeinsames Mittagessen oder Frühstück eine gute Idee sein. Das gilt besonders, wenn es darum geht, die Kommunikation allgemein zu verbessern. Wenn es um wichtige Themen geht, sollten die Teilnehmer nicht von anderen gestört werden.

Klare Ziele für den Jour fixe festlegen

Ein Jour fixe bringt nichts, wenn nicht klar ist, welchen Zweck er erfüllen soll. Legen Sie deshalb Ziele fest und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer diese kennen und aktiv verfolgen. Ein Jour fixe sollte kein reiner Selbstzweck sein.

Die Tagesordnung vorher verschicken

Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer sich auf das jeweilige Treffen vorbereiten können. Dafür sollte die Tagesordnung vorher verschickt werden. Auch das Protokoll des letzten Termins ist hilfreich für die Vorbereitung. Beim Jour fixe kann man dann schnell ins Thema einsteigen und schafft mehr.

Den Jour fixe sinnvoll strukturieren

Wie erfolgreich ein Jour fixe verläuft, hängt auch davon ab, wie gut das Treffen strukturiert ist. Es ist sinnvoll, am Anfang eines Meetings kurz zu rekapitulieren, was besprochen wurde. Die Teilnehmer können dann etwas über den aktuellen Stand sagen. Für den inhaltlichen Einstieg ins Treffen empfiehlt es sich, mit Themen zu beginnen, die schnell durchgearbeitet werden können. Wenn man am Anfang schnell vorankommt, beflügelt das für den weiteren Verlauf des Jour fixes. Schwierige Aspekte bespricht man besser erst zum Schluss – sonst geht es hinterher das ganze Treffen lang nur um dieses eine Thema.

Halten Sie es kurz

Die optimale Dauer von einem Jour fixe ist zwar individuell. Generell ist es aber besser, die Treffen kurz zu halten. Zwei Stunden sind in der Regel nicht nötig und auch nicht förderlich für die Qualität der Ergebnisse. Meist reichen 30 bis 45 Minuten aus, um alles Wichtige zu besprechen. Dauert das Treffen eine Stunde und mehr, schwindet die Aufmerksamkeit der Teilnehmer unweigerlich. Im Zweifel ist es besser, sich öfter zu treffen als zu lange Meetings anzuberaumen.

Gemeinsame Regeln für den Jour fixe festlegen

Es ist hilfreich, wenn sich die Teilnehmer auf gemeinsame Regeln für den Jour fixe verständigen. Dabei kann es um alles gehen, was bei den Treffen eine Rolle spielt – zum Beispiel die Vorgehensweise, das Verhalten der Teilnehmer oder die Nutzung von Diensthandys. Es ist auch wichtig, dass alle den Jour fixe ernstnehmen und es nicht zur Gewohnheit wird, die Treffen wegen vermeintlich wichtigerer Aufgaben abzusagen.

Die Treffen protokollieren

Es lohnt sich, nach dem Jour fixe ein Protokoll zu erstellen. Es muss nicht lang sein, sollte aber die wichtigsten Stichworte liefern, damit sich die Teilnehmer das Treffen schnell wieder in Erinnerung rufen können. Wie Sie das Protokoll am besten erstellen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Der Jour fixe auf dem Prüfstand

Nicht zuletzt sollte der Jour fixe keine Selbstverständlichkeit werden. Er sollte nur weiter durchgeführt werden, wenn es immer noch nötig oder sinnvoll ist. Andernfalls verkommt er zu einer Zeitverschwendung für die Beteiligten.

Den Jour fixe protokollieren: So geht es

Grundsätzlich sollten alle Jour fixes protokolliert werden. Protokolle erleichtern die Vorbereitung der nächsten Treffen und sind auch nützlich für Teilnehmer, die ausnahmsweise nicht dabei sein konnten. Außerdem können dort Verantwortlichkeiten vermerkt werden – so gibt es später keinen Streit darüber, wer welche Aufgabe hatte.

Das Protokoll sollte so geschrieben sein, dass es wahrscheinlich noch einmal gelesen wird. Dafür ist es am besten, wenn es kurz gehalten wird. Stichpunkte erleichtern die Lesbarkeit, wichtige Aspekte können optisch hervorgehoben werden, indem sie gefettet werden. Jeden Aspekt lang und breit zu behandeln ist nicht der Sinn eines Protokolls. Wichtig ist nur, worum es ging, welches die wichtigsten Diskussionspunkte waren und zu welchem Ergebnis die Teilnehmer gekommen sind. Auch die geplanten nächsten Schritte und eine mögliche Aufgabenverteilung sollten im Protokoll von einem Jour fixe vermerkt werden.

Bildnachweis: Jacob Lund / Shutterstock.com