Tagesordnung: So geben Sie Meetings eine sinnvolle Struktur

Viele Meetings laufen vergleichsweise planlos ab: Man trifft sich, weil man es eben so ausgemacht hatte, und lässt das Gespräch mehr oder minder frei laufen. Eine solche Herangehensweise an Gesprächstermine kommt häufig vor – wirklich sinnvoll ist es jedoch nicht, Meetings ohne klare Struktur durchzuführen. Jedes Meeting braucht eine Tagesordnung. Warum eine Tagesordnung so wichtig ist und wie Sie Tagesordnungspunkte auswählen und ordnen, erfahren Sie hier.

Tagesordnung: Was ist das?

Im Berufsalltag, aber auch bei der Arbeit von Vereinen und politischen Organen sind regelmäßige Meetings Standard. Arbeitnehmer, Vereinsmitglieder und gewählte Volksvertreter kommen zusammen, um bestimmte Themen zu besprechen. Sie treffen Entscheidungen, legen den Grundstein für neue Entwicklungen und bewerten den Fortschritt bestehender Projekte. Für solche Treffen gibt es in vielen Fällen eine Tagesordnung. Aber was ist das überhaupt?

Eine Tagesordnung besteht aus mehreren Tagesordnungspunkten. Jeder Tagesordnungspunkt behandelt ein bestimmtes Thema, das besprochen werden soll. Die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte entspricht der Reihenfolge, in der die Themen beim Meeting erörtert werden. In aller Regel werden die Tagesordnungspunkte vor dem Termin an die Teilnehmer verschickt. Dadurch wissen sie schon im Vorfeld, was bei dem Meeting inhaltlich auf sie zukommt.

Warum eine Tagesordnung so wichtig ist

Der Arbeitsalltag vieler Beschäftigter ist von zahlreichen Meetings geprägt. Morgens Stehkonferenz, anschließend eine Besprechung mit dem gesamten Team und nachmittags noch einmal ein Treffen mit Kollegen, um ein gemeinsames Projekt zu besprechen. So ähnlich läuft bei vielen Arbeitnehmern ein typischer Tag im Job ab.

Der Austausch mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden ist ohne Frage wichtig. Allerdings verlaufen längst nicht alle Meetings wirklich konstruktiv. Viele ufern aus, dauern schier endlos und am Ende sind die Teilnehmer oft nicht schlauer als vorher. Ein greifbares Ergebnis, eine eindeutige Verständigung sind nicht selten Fehlanzeige.

Wenn ein berufliches Treffen nicht das gewünschte Ergebnis bringt, ist das oft die Folge einer mangelnden Vorbereitung. Mitunter weiß sogar der Leiter des Treffens nicht genau, was mit der Zusammenkunft überhaupt bezweckt werden soll. Solche Meetings sind oft nicht nur subjektiv eine Zeitverschwendung.

Es muss klar sein, warum man sich trifft

Es muss von vornherein klar sein, welcher Zweck mit einem Meeting verbunden ist und auf welches Ziel man dabei hinarbeitet, damit es positiv verlaufen kann. Eine Tagesordnung ist dafür essenziell.

Eine Tagesordnung bietet dem Leiter des Treffens die Möglichkeit, den Gesprächstermin zu planen und sinnvoll zu strukturieren. Die Teilnehmer haben anhand vorab verschickter Tagesordnungspunkte die Möglichkeit, sich auf die Inhalte vorzubereiten. Sie sind dann nicht überrascht von den Themen, die im Meeting besprochen werden sollen – Themen, in die sie sich womöglich lieber noch einmal eingelesen hätten. Wenn alle vorher wissen, was besprochen wird, ist es wesentlich wahrscheinlicher, dass das Treffen konstruktiv verläuft.

Wie bereitet man eine Tagesordnung vor?

Wie schreibt man eine Tagesordnung? Viele Leiter von Meetings stellen sich diese Frage gar nicht, sondern notieren einfach einige Aspekte, auf die sie bei dem geplanten Treffen zu sprechen kommen möchten. Das mag im Einzelfall funktionieren, allerdings ist es besser, sich etwas mehr Gedanken über eine passende Struktur für ein Meeting zu machen. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das Gespräch zu einem Ergebnis führt und die Beteiligten weiterbringt.

Wenn Sie eine Tagesordnung schreiben, sollten Sie sich zunächst überlegen, welches Ziel das Meeting hat. Im zweiten Schritt machen Sie sich dann Gedanken darüber, worüber Sie konkret sprechen sollten, um dieses Ziel zu erreichen. Dabei müssen Sie im Hinterkopf behalten, wie lange das Meeting dauern soll. Je kürzer der Gesprächstermin angesetzt ist, desto weniger Tagesordnungspunkte sollten sich auf der Tagesordnung finden. Versuchen Sie, möglichst realistisch einzuschätzen, wie lange die einzelnen Themen mutmaßlich besprochen werden.

Auch die Reihenfolge der Tagesordnungspunkte sollte mit Bedacht festgelegt werden. Es ist sinnvoll, zuerst die wichtigsten Aspekte zu besprechen. Zu Beginn eines Meetings ist die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer noch am größten. Sie nimmt in der Regel ab, je länger das Treffen dauert, weshalb die letzten Tagesordnungspunkte zugleich diejenigen sein sollten, die weniger entscheidend sind.

Tipps für ein gelungenes Meeting

Eine durchdachte Tagesordnung ist der Grundstein für ein konstruktives Meeting. Darüber hinaus können Sie auch auf andere Weise etwas dafür tun, dass ein berufliches Treffen seinen Zweck erfüllt. In erster Linie sollten Sie als Leiter eines Treffens gut informiert und vorbereitet sein. Dass Sie wissen, worum es gehen wird, wie der Stand in bestimmten Angelegenheiten ist und welche nächsten Schritte folgen könnten, ist essenziell. Nur dann können Sie das Treffen gezielt moderieren und in die richtige Richtung lenken.

Wie erfolgreich ein Meeting verläuft, hängt auch davon ab, wer daran teilnimmt. Generell ist es empfehlenswert, den Kreis an Teilnehmern möglichst klein zu halten. Wenn fünf Menschen etwas besprechen, verläuft das oft konstruktiver als wenn sich 15 Menschen zusammengefunden haben. Eine größere Zahl an Teilnehmern kann dazu führen, dass manche Beteiligten abschalten und sich nicht einbringen. Außerdem wächst mit steigender Teilnehmerzahl die Gefahr, dass einzelne Teilnehmer ihre Zeit besser nutzen könnten, indem sie weiterarbeiten würden.

Halten Sie die Ergebnisse des Meetings in einem Protokoll fest

Bei der Planung der Tagesordnung für ein Meeting sollten Sie es bei wenigen Tagesordnungspunkten belassen. Je länger das Treffen dauert, desto unkonzentrierter sind die Teilnehmer früher oder später. Oft reichen 30 Minuten völlig aus, und es spricht auch nichts dagegen, hin und wieder kürzere Meetings von maximal 15 Minuten einzuplanen. Dabei kommt es natürlich darauf an, was Sie besprechen möchten und wie viel Gesprächsbedarf es dabei gibt.

Wie konstruktiv ein Treffen verläuft, ist auch davon abhängig, wie das Gespräch verläuft. Als Moderator sollten Sie darauf achten, dass Diskussionen nicht ausufern und die Teilnehmer nicht vom Thema abschweifen oder sich zu sehr auf Details fokussieren. Stellen Sie sicher, dass am Ende – falls vorgesehen – Entscheidungen getroffen werden. Es ist außerdem sinnvoll, klare Verantwortlichkeiten für mögliche nächste Schritte festzulegen. So weiß jeder Teilnehmer, wer sich worum kümmert und was bis wann erledigt sein muss.

Zum Schluss eines Meetings sollte ein Ausblick folgen, was beim nächsten Mal besprochen oder beschlossen werden soll. Es ist sinnvoll, nach dem Gespräch ein Protokoll anzufertigen, das einen Überblick über die wichtigsten Übereinkünfte gibt. Jeder Teilnehmer kann darin nachlesen, was besprochen wurde, und sich anhand des Protokolls auf die nächste Zusammenkunft vorbereiten.

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