Bewerbungsgespräch vorbereiten: 5 Gesprächsphasen

Um im Bewerbungsgespräch einen guten Eindruck zu hinterlassen, ist eine gründliche Vorbereitung entscheidend. Nicht nur nervösen Bewerbern hilft es, zu wissen, was beim Vorstellungsgespräch auf sie zukommt. Fast jedes Vorstellungsgespräch folgt einem typischen Ablauf. Welche die fünf typischen Phasen sind und wie Sie sich darauf vorbereiten können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die richtige Vorbereitung ist entscheidend

Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum ersehnten Job. Die Freude über die Einladung währt jedoch bei vielen Bewerbern nicht lange, denn mit dem Bewerbungsgespräch ist auch viel Druck verbunden.

Es gilt, den guten Eindruck zu bestärken, den Sie mit Ihren Bewerbungsunterlagen beim möglichen Arbeitgeber hinterlassen haben. Gleichzeitig ist es wichtig, sich möglichst eloquent zu zeigen und als professioneller Kandidat aufzutreten. Man soll das Richtige sagen, die richtigen Fragen stellen und darüber hinaus auch noch auf Gestik und Mimik achten. Kein Wunder, dass viele Bewerber nervös sind, wenn das Vorstellungsgespräch näher rückt.

Um das Vorstellungsgespräch zu meistern, sollten Sie sich gut darauf vorbereiten. Informieren Sie sich darüber, was auf Sie zukommt und was besonders wichtig ist, um Ihre Gesprächspartner von sich zu überzeugen. Üben Sie bestimmte Dinge – etwa Ihre Selbstpräsentation und Antworten auf typische Fragen – im Voraus, damit Sie beim Vorstellungsgespräch schon wissen, was Sie sagen werden. Es kann auch die Nervosität mindern, das Gespräch vorher mit Freunden zu simulieren. Dadurch erhalten Sie eine ehrliche Rückmeldung, wie Sie auf andere wirken.

Ein Bewerbungsgespräch besteht typischerweise auf fünf unterschiedlichen Phasen: der Begrüßung und dem Smalltalk, dem Kennenlernen, der Vorstellung des Unternehmens sowie der Stelle, Rückfragen des Bewerbers und dem Gesprächsabschluss.

Phase 1: Smalltalk zum Aufwärmen

Sie sind gerade am vereinbarten Treffpunkt angekommen und treffen nun zum ersten Mal auf Ihre Gesprächspartner. Ein wichtiger Moment! Unterschätzen Sie dessen Bedeutung nicht. Das Gespräch hat zwar offiziell noch nicht begonnen, aber einen Eindruck hinterlassen Sie natürlich auch jetzt schon bei den Entscheidungsträgern.

Je besser der Eindruck ist, den Sie zu Beginn des Vorstellungsgesprächs machen, desto eher verläuft auch das weitere Gespräch erfolgreich. Gerade im Vorstellungsgespräch spielen Sympathie und die Art des Auftretens eine entscheidende Rolle. Oft steht für Personalverantwortliche schon nach wenigen Minuten fest, ob der Bewerber eine echte Chance hat oder nicht.

Begrüßen Sie Ihre Gesprächspartner mit einem kurzen, festen Händedruck, blicken Sie ihnen in die Augen, lächeln Sie freundlich und reden Sie sie namentlich an. Das zeigt, dass Sie sich vorbereitet haben. Warten Sie ab, bis Sie aufgefordert werden, sich hinzusetzen. Wenn Ihnen nun etwas zu trinken angeboten wird, sollten Sie das Angebot annehmen – es bricht das Eis und Sie haben etwas zu trinken vor sich stehen, wenn Sie einen trockenen Mund bekommen.

Auch die Körpersprache ist wichtig

Achten Sie auf Ihre Körperhaltung. Zeigen Sie sich offen und interessiert. Dafür können Sie sich etwa ein Stück nach vorne beugen. Verschränkte Arme oder Hände in den Hosentaschen wirken hingegen ablehnend und skeptisch – nicht der Eindruck, den Sie bei Ihren Gesprächspartnern aufkommen lassen möchten. Falls Sie nervös sind, versuchen Sie, das nicht allzu sehr zu zeigen: Trommeln Sie nicht mit den Fingern, spielen Sie nicht mit Ihren Haaren und starren Sie auch nicht auf den Boden.

Zum Einstieg in das eigentliche Gespräch nutzen die Personalverantwortlichen Smalltalk. Sie werden vielleicht gefragt, ob Sie gut hergefunden haben oder ob Ihre Anreise angenehm war. Vielleicht kommentiert Ihr Gesprächspartner auch das Wetter, weil es etwa sehr sonnig ist oder wie aus Eimern schüttet. Vielen Bewerbern ist nicht klar, dass sie mit ihren Reaktionen in dieser Phase punkten können. Gehen Sie darauf ein, was Ihre Gesprächspartner sagen. Zeigen Sie sich kommunikativ und humorvoll, wenn es sich anbietet – das sind gute Voraussetzungen für Ihren Erfolg im weiteren Verlauf des Gesprächs.

Phase 2: Die Selbstvorstellung und Fragen an den Bewerber

„Bitte stellen Sie sich doch kurz vor“. So oder so ähnlich lautet die Überleitung in den inhaltlichen Teil des Vorstellungsgesprächs. Der Bewerber wird aufgefordert, etwas über sich zu erzählen. Besonders an dieser Stelle ist eine gute Vorbereitung wichtig. Mit der Aufforderung zur Selbstpräsentation können Sie rechnen – und diese schon vorher üben.

Hier geht es nicht darum, Ihren Lebenslauf minutiös wiederzugeben. Vielmehr sollten Sie die Essenz dessen vorstellen, was Sie als Bewerber und als Person ausmacht. Welche Erfahrungen waren besonders wichtig? Welche Stationen und Abschlüsse sollten erwähnt werden? Konnten Sie besondere Erfolge für sich verbuchen? Das sind die Aspekte, die bei der Selbstvorstellung wichtig sind. Ihren Gesprächspartnern geht es nicht nur darum, was Sie ihnen erzählen, sondern auch, wie Sie das tun. Ihre Fähigkeit, frei zu sprechen, steht dabei auch auf dem Prüfstand.

Bereiten Sie sich vorher auf typische Fragen vor

Nach der Selbstvorstellung folgt die Fragerunde. Auch hier gibt es einige typische Fragen, die fast immer gestellt werden. Dazu gehört die Frage nach den Stärken und Schwächen des Bewerbers. Es kann auch sein, dass man Sie fragt, wie Sie mit Kritik umgehen, wo Sie sich in fünf Jahren sehen und warum Sie den Job gerne haben möchten – oder ihn bekommen sollten.

Nehmen Sie sich ruhig einen Moment Zeit, um Ihre Antwort zurechtzulegen. Eine kurze Pause ist besser, als ohne nachzudenken das Nächstbeste von sich zu geben. Wenn Sie eine Frage nicht verstanden haben, bitten Sie den Gesprächspartner freundlich darum, sie zu wiederholen oder zu erklären.

Falls Sie so nervös sind, dass Sie keinen klaren Gedanken fassen können, können Sie das ruhig thematisieren. Eine gewisse Nervosität ist normal und auch für Personaler kein Grund, den Bewerber negativ zu bewerten. Viele Personalverantwortliche machen es den Bewerbern auch leichter, indem sie eine Frage noch einmal anders formulieren oder die Stimmung durch einen lustigen Kommentar auflockern.

Beantworten Sie Fragen nicht wortkarg, sondern in der nötigen Ausführlichkeit. Halten Sie sich dennoch kurz. Sie sollten das Gespräch durch Ihre ausschweifenden Antworten nicht monopolisieren.

Phase 3: Das Unternehmen stellt sich und den Job vor

Wenn die Fragerunde vorüber ist, können Sie sich als Bewerber erstmal entspannt zurücklehnen – denn nun stellen Ihre Gesprächspartner die Stelle und das Unternehmen vor. Zeigen Sie sich dennoch unbedingt interessiert und aufmerksam. Sie sollten keinen gelangweilten Eindruck machen.

Halten Sie weiterhin Augenkontakt und quittieren Sie die Ausführungen Ihrer Gesprächspartner mit einem Nicken oder einer anderweitigen Reaktion. Lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden. Sie können auch Notizen machen oder Fragen notieren, die Sie später stellen möchten. Durch kurze Anmerkungen können Sie zeigen, dass Sie bereits viel über das Unternehmen und die Stelle wissen. Das macht einen guten Eindruck.

Phase 4: „Haben Sie noch Fragen?“ – Rückfragen vom Bewerber

Wenn Ihre Gesprächspartner alles gesagt haben, ist das Gespräch trotzdem noch nicht beendet – ein wichtiger Teil kommt erst jetzt. Nun werden Sie gefragt, ob Sie Ihrerseits noch etwas wissen möchten. Nutzen Sie diese Gelegenheit unbedingt. Mit durchdachten Rückfragen signalisieren Sie Ihr echtes Interesse an der Stelle. Sie können sich etwa tiefergehend nach den Strukturen im Unternehmen erkundigen oder mehr über die Zusammensetzung der Abteilung erfragen.

Mit Ihren Fragen können Sie auch zeigen, was Sie alles schon über die Firma wissen. Vielleicht haben Sie auf der Website des Unternehmens eine interessante Information gefunden, zu der Sie mehr wissen möchten. Oder Sie möchten etwas über ein bestimmtes Projekt erfahren. Sie können sich auch erkundigen, was die Verantwortlichen beim Unternehmen vom neuen Mitarbeiter erwarten.

Welche Fragen Sie nicht stellen sollten

Am besten ist es, wenn Sie sich diese Fragen vorher überlegen. Dann haben Sie genügend Zeit, alle Ansätze zu sammeln und bei Bedarf auch schon grundlegend zu formulieren. Nehmen Sie solche Notizen ruhig mit ins Gespräch.

Es gibt zwar keine „dummen Fragen“, aber dennoch Fragen, die Sie im Vorstellungsgespräch vermeiden sollten. Das betrifft einerseits Fragen, die Sie als uninformierten Kandidaten zeigen. Andererseits sollten Sie Fragen für sich behalten, die darauf hindeuten könnten, dass Sie gedanklich schon wieder bei Ihrer Freizeit und nicht dem Job sind. Fragen Sie deshalb lieber nicht, was genau das Unternehmen eigentlich macht oder wann Sie den ersten Urlaub nehmen können. Auch Fragen wie „Sind die Kollegen nett?“ sind eher nicht empfehlenswert – etwas anderes als Ja kann man hier schließlich ohnehin nicht antworten.

Phase 5: Der Gesprächsabschluss

Nach den Fragen des Bewerbers ist das Gespräch tatsächlich fast geschafft. Nun folgt nur noch der Abschluss des Gesprächs. Ihre Gesprächspartner werden Ihnen an dieser Stelle auch mitteilen, wie der weitere Ablauf ist und wann Sie mit einer Rückmeldung und Entscheidung rechnen können. Falls dazu nichts gesagt wird, nutzen Sie die Gelegenheit und fragen einfach selbst nach.

Bedanken Sie sich bei Ihren Gesprächspartnern für das Gespräch und verabschieden Sie sich wiederum mit einem festen Händedruck und einem freundlichen Lächeln.

Selbst nach dem Gespräch können Sie noch beeinflussen, wie Sie Ihren Gesprächspartnern in Erinnerung bleiben. Nutzen Sie die Zeit, in der Sie auf eine Entscheidung warten, für eine Danksagung. Schreiben Sie Ihren Gesprächspartnern eine nette E-Mail oder einen Brief und bedanken Sie sich noch einmal für das freundliche und interessante Gespräch.

Sie können dabei kurz auf einen Aspekt aus dem Gespräch zu sprechen kommen, der für Sie besonders interessant war. Erzwingen Sie es jedoch nicht – was Sie schreiben, sollte ehrlich gemeint sein. Wenn Sie etwas erwähnen, an dem Sie im Vorstellungsgespräch überhaupt nicht interessiert zu sein schienen, wirkt das unglaubwürdig und ist nicht förderlich für Ihre Chancen. Drücken Sie aus, dass Sie weiterhin sehr interessiert an einer Mitarbeit beim Unternehmen sind und auf eine positive Rückmeldung hoffen.