Methoden im Projektmanagement: Für jedes Projekt die richtige Methode

Projektmanagement ist nur so erfolgreich wie die Projektmanagement-Methoden, die dabei zum Einsatz kommen. Sie bestimmen darüber, ob es den Beteiligten gelingt, ihre Ziele bei dem Projekt mit den vorhandenen Mitteln zu erreichen. Dabei gibt es nicht die eine Lösung für alle Szenarien: Unterschiedliche Faktoren entscheiden darüber, welcher Ansatz sich am besten eignet. Hier finden Sie die gängigsten Projektmanagement-Methoden in der Übersicht und erfahren, nach welchen Kriterien Sie eine passende Variante auswählen können.

Verscheidene Projektmanagement-Methoden als Schlüssel zum Erfolg

Projekte spielen in der Arbeitswelt eine zunehmend wichtige Rolle. Gut ausgebildete Projektmanager sind entsprechend gefragt. Entscheidend ist nicht nur, welche formellen Qualifikationen jemand diesbezüglich vorweisen kann. Es kommt auch darauf an, sich mit den gängigen Projektmanagement-Methoden auszukennen – nur dann kann jemand wirklich ein Experte im Bereich Projektmanagement sein.

Projektmanagement-Methoden sind die Instrumente, die einem Projekt zum Erfolg verhelfen. Es handelt sich dabei um Vorgehensweisen zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. Sie bestehen aus Grundsätzen, Techniken und Verfahren, die bei einem Projekt genutzt werden. Das Ziel ist dabei immer, gute Ergebnisse zu erreichen und gleichzeitig im Budget zu bleiben und das Projekt termingerecht auszuführen. Die richtige Methode hilft dabei: Mit ihr kann ein Projekt effizienter und effektiver gestaltet werden.

Zur Umsetzung eines Projekts steht Projektteams eine Vielzahl an Methoden zur Auswahl. Sie unterscheiden sich hinsichtlich der Herangehensweise, ihrer Strukturierung, der Arbeitsabläufe, zum Teil auch nach der genutzten Software. Manche Projektmanagement-Methoden sind für viele unterschiedliche Projekte gut geeignet, während andere spezieller sind. Die beste Methode hängt von der Projektart und der Komplexität des Projekts ab, ebenso spielt die Branche eine Rolle.

Klassische Projektmanagement-Methoden: Wasserfall-Methode, V-Modell und die kritische Pfad-Methode

Das klassische Projektmanagement umfasst verschiedene Methoden und Modelle zur Planung und Durchführung von Projekten. Typischerweise basieren solche Ansätze auf linearen, klar voneinander abgetrennten Phasen.

Wasserfall-Methode

Zu den klassischen Projektmanagement-Methoden gehört das Wasserfall-Modell, auch bekannt als Wasserfallmethode oder Softwareentwicklungs-Lebenszyklus (SDLC). Dahinter verbirgt sich eine sequenzielle Abfolge bestimmter Phasen: Planung, Analyse, Design, Implementierung, Test und Abschluss. Die Wasserfall-Methode sieht Projekte als linearen Prozess, bei dem in strukturierter Art und Weise bestimmte Schritte vollzogen werden. Die einzelnen Schritte ähneln den Kaskaden eines Wasserfalls, woher sich die Bezeichnung der Methode ableitet.

Die Wasserfall-Methode ist relativ einfach anzuwenden und eignet sich auch gut für Großprojekte mit vielen Beteiligten. Die Aufgaben sind dabei klar voneinander abgegrenzt. Bevor die nächste Aufgabe angegangen werden kann, muss die vorherige Aufgabe erledigt sein. Das macht die Vorgehensweise transparent für alle Beteiligten.

V-Modell

Zu den gängigen Projektmanagement-Methoden und Modellen zählt auch das V-Modell, eine Erweiterung des Wasserfall-Modells. Die Methodik stammt ursprünglich aus der Software-Entwicklung. Auch hierbei werden Projekte linear in klar definierten Phasen ausgeführt. Das V-Modell läuft ähnlich ab wie das Wasserfallmodell, setzt aber zusätzlich auf Testphasen, die die Komponenten des Projekts und das gesamte System überprüfen. Tests sollen sicherstellen, dass alles so funktioniert wie erhofft.

Der Begriff V-Modell hängt damit zusammen, dass sich die einzelnen Arbeitsschritte in V-Form darstellen lassen. Links stehen jeweils die Anforderungen, rechts die Tests der einzelnen Funktionen. Ganz unten markiert die Implementierung die Spitze des Vs.

Kritische Pfad-Methode

Beim sogenannten kritischen Pfad oder kritischen Weg handelt es sich um eine Kombination aus Vorgängen und Aktivitäten bei Projekten, die zusammengenommen über die Dauer des Projekts bestimmen. Wie Vorgänge ablaufen, hängt von Aufgaben und Meilensteinen ab, die aufeinander basieren und die sowohl inhaltlich als auch zeitlich voneinander abhängig sind. Durch die kritische Pfad-Methode ist klar, welche Aufgaben besonders wichtig sind und worauf es ankommt, um Fristen nicht zu gefährden.

Diese Projektmanagement-Methode hat das Ziel, rechtzeitig festzustellen, welche Verzögerungen den Projekterfolg gefährden könnten. Das ermöglicht es, die entsprechenden Schritte und Vorgänge noch besser im Blick zu behalten. Ist ein kritischer Pfad erstellt, schafft er einen Überblick und ermöglicht eine zuverlässige Zeitplanung.

Agile Projektmanagement-Methoden: Scrum, Kanban und Extreme Programming

Agile Projektmanagement-Methoden sind besonders schnell und effektiv. Sie basieren auf Daten und sind kollaborativ angelegt. Solche Projektmanagement-Methoden und -Arten können bei vielen Projekten gewinnbringen eingesetzt werden. 

Scrum

Bei Scrum handelt es sich um eine agile Vorgehensweise im Projektmanagement. Dahinter steckt die Idee, dass viele Projekte zu komplex sind, um von vornherein einen allumfassenden Plan für ihre Umsetzung entwickeln zu können. Viele Voraussetzungen und mögliche Lösungen werden erst im Verlauf des Prozesses offenbar. Bei Scrum werden sie Schritt für Schritt erarbeitet. Dafür sorgen Zwischenergebnisse.

Die Laufzeit von Projekten wird in sogenannte Sprints unterteilt, an deren Ende jeweils ein funktionstüchtiges Zwischenergebnis stehen soll. Die unterschiedlichen Zyklen erstrecken sich über kurze Zeiträume und werden in kleinen Teams organisiert. Ein Scrum Master – ein Projektmanager – leitet Meetings, Sprints, Demos und Retrospektiven. Oft wird Scrum in Kombination mit einem Agile-Modell eingesetzt, weil sich die Grundsätze beider Ansätze ähneln. Diese Herangehensweise kann sich sowohl für kleine als auch große Teams eignen.

Kanban

Das Kanban-System gehört zu den bekanntesten Projektmanagement-Methoden. Es wurde ursprünglich in Japan entwickelt, um Produktionsprozesse optimal zu steuern. Das Ziel: Kürzere Durchlaufzeiten in der Produktion. Das soll möglich werden durch eine Visualisierung des Projektfortschritts auf einem Kanban-Board. Das Wort Kanban heißt übersetzt Karte. Die verschiedenen Karten (Boards) werden in den unterschiedlichen Bestandteilen des Produktionsprozesses verwendet. Sie informieren darüber, um was für ein Teil es sich handelt und in welcher Phase der Fertigung es sich befindet, aber auch, wo es als Nächstes genutzt werden soll.

Obwohl das Kanban-Modell ursprünglich für die Produktion genutzt wurde, lässt es sich auf viele Projekte und Vorhaben übertragen. Es gibt kein festes Schema, wodurch der Ansatz je nach Projektteam unterschiedlich eingesetzt werden kann. Das Ziel besteht dabei immer darin, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren und das Gesamtprojekt möglichst simpel und übersichtlich zu gestalten. Kanban-Boards sind für unterschiedlich große Teams gleichermaßen geeignet. Sie lassen sich auch dann problemlos verwenden, wenn die Beteiligten örtlich voneinander getrennt sind.

Extreme Programming

Extreme Programming (XP) ist ein Ansatz für Projekte mit kurzen Durchlaufzeiten, die maximal produktiv ablaufen sollen. Dazu werden grundlegende Werte wie Einfachheit, Kommunikation, Respekt, Feedback und Mut eingesetzt, ebenso XP-Regeln von der Planung eines Projekts bis zu Tests. In kurzen Zyklen wird die Entwicklung immer wieder auf den Prüfstand gestellt. So fallen Fehler schnell auf und können rasch behoben werden. Die Kundenanforderungen stehen dabei immer im Fokus.

Diese Herangehensweise eignet sich für Projekte mit knappen Fristen, die von kleineren bis mittelgroßen Projektteams umgesetzt werden. Diese agile Projektmanagement-Methode gilt als besonders radikale Variante der agilen Softwareentwicklung.

Weitere wichtige Projektemanagement-Methoden und -Ansätze

Hier stellen wir Ihnen einige weitere beliebte Projektmanagement-Methoden vor: PRINCE2, Lean Project Management und Design Thinking.

PRINCE2

PRINCE2 steht für Projects in Controlled Environments, auf Deutsch also etwa Projekte in kontrollierten Umgebungen. Es basiert auf der Wasserfallmethode, mit der ein Projekt in verschiedene Phasen unterteilt wird. Ursprünglich in den 1990er Jahren von der britischen Regierung zur Durchführung von IT-Projekten erdacht, eignet sich die Methode heute nach wie vor am besten für IT-Vorhaben. Dabei ist sie besonders geeignet für größere Vorhaben, an denen viele Beschäftigte beteiligt sind.

PRINCE2 basiert auf sieben grundlegenden Schritten: Start des Projekts, Lenken, Initiieren, Steuerung, Managen der Produktbereitstellung, Managen des Phasenübergangs und dem Projektabschluss. Zusammen markieren diese sieben Aspekte einen einheitlichen Prozess, über den das Projekt abgewickelt werden kann. Für jede Phase werden Inputs und Outputs definiert, über die das Projektmanagement sehr strukturiert und planmäßig gelenkt werden kann.

Lean Project Management

Lean Project Management oder Lean-Projektmanagement gehört zur Agile-Methode. Lean heißt auf Deutsch so viel wie schlank, was den Charakter dieses Ansatzes beschreibt: Es geht darum, überflüssige Bestandteile zu eliminieren. Die Grundlagen von Lean Project Management gehen auf japanische Ingenieure zurück, die zwischen den 1940er und 1970er Jahren das ein spezielles Produktionssystem für den Autohersteller Toyota erdacht haben. Dabei ging es darum, den Produktionsprozess zu optimieren, Abfälle zu verringern und die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten zu verbessern.

Mit fünf Grundsätzen soll Lean Project Management für maximale Kundenzufriedenheit sorgen. Im ersten Schritt wird der Wert eines Produkts ermittelt, anschließend wird ein sogenannter Wertstrom abgebildet, um Prozesse aufzudecken, die nicht optimal ablaufen und damit die Effizienz stören. Im nächsten Schritt geht es darum, den besten Workflow zu entwickeln, außerdem wird das Projekt an die Nachfrage angepasst, und zwar mit einem sogenannten Pull-System. Im letzten Schritt arbeiten die Verantwortlichen an der Optimierung des Prozesses.

Lean-Projektmanagement kann helfen, Projekte zu verbessern und Verschwendung zu vermeiden. Außerdem eignen sie sich gut, um die Zufriedenheit von Kunden zu erhöhen, Durchlaufzeiten zu optimieren und die Qualität zu verbessern.

Design Thinking

Bei Design Thinking handelt es sich um eine nutzerzentrierte Methode, um innovative, kreative Lösungen zu entwickeln. Dabei werden Grundlagen des Produktdesigns genutzt. Dieses Projektmanagement-Modell eignet sich, um Produkte oder Prozesse zu verbessern und kann helfen, Probleme zu lösen. Bei der Ausgestaltung eines Vorhabens werden die Bedürfnisse der Kunden in den Mittelpunkt gestellt.

Dabei kann Design Thinking nicht nur genutzt werden, wenn es um Produktdesign geht, sondern es lässt sich auch abseits des Design-Bereichs nutzen. Neben dem Fokus auf den Menschen geht es bei Design Thinking um einen offenen Umgang mit Unsicherheit, ständige Optimierung, schnelles Prototyping und Testen und Kollaboration als Arbeitsgrundlage. Ein Design-Thinking-Prozess folgt dabei bestimmten Schritten: Empathize, Define, Ideate, Prototype und Test. 

Projektmanagement-Methoden: Vergleich & Auswahl einer passenden Herangehensweise

Wer ein Projekt durchführen möchte, hat die Qual der Wahl, wenn es um das Wie geht: Es gibt eine Vielzahl an Projektmanagement-Methoden. Wo fängt man an, um eine passende Herangehensweise zu finden? Infrage kommen schließlich nicht nur die drei bis fünf wichtigsten Projektmanagement-Methoden, wie zum Beispiel die Wasserfallmethode, Scrum und Kanban. Auch weniger bekannte Projektmanagement-Methoden und Modelle können sich eignen.

Dabei ist es wichtig, zu bedenken, dass es nicht eine Methode gibt, die immer passt. Entscheidend sind immer die Umstände im Einzelfall. Es ist nicht zwingend erforderlich, sich für eine Methode zu entscheiden. Unterschiedliche Projektmanagement-Methoden können oft sehr gewinnbringend miteinander kombiniert werden, sofern sie grundsätzlich zueinander passen. Ebenso wichtig ist, flexibel zu bleiben: Wenn es erforderlich werden oder sinnvoll sein sollte, kann die Herangehensweise im Verlauf des Prozesses verändert werden.

Wichtige Aspekte, die über die beste Methode entscheiden

Eine Rolle spielt zum Beispiel, wie das Projekt selbst ausgestaltet ist. Handelt es sich um ein einfacheres oder ein komplexeres Projekt? Wie ist der Entwicklungsstand aktuell? Manche Methoden eignen sich besser als andere, um komplexe Projekte zu strukturieren oder bestimmte Phasen im Projekt-Prozess zu begleiten. Dabei sollte auch berücksichtigt werden, wie es bislang läuft: Wie effizient sind die Abläufe? Wie läuft die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten? Kann sich das Team gut organisieren? Gibt es häufig Änderungsbedarf?

Ebenso kommt es bei der Auswahl einer Projektmanagement-Methode darauf an, wie groß das Team ist und wie es arbeitet. Die Rollenverteilung ist ebenso wichtig wie die Erfahrung der Beteiligten. Für manche Methoden ist eine größere Spezialisierung gefragt als bei anderen Ansätzen. Auch die Zielsetzung, Schwerpunkte und Prioritäten wirken sich darauf aus, welches Modell sich im Einzelfall am besten eignet.

Neben dem Projektteam selbst kommt es auch auf das übergeordnete Unternehmen und seine Strukturen an. Die Methode muss zur Unternehmenskultur und den gängigen Vorgehensweisen passen. Dabei macht auch die Größe des Unternehmens einen Unterschied, ebenso die Branche.

Fazit: Projektmanagement-Methoden – Die beste Lösung im Einzelfall finden

• Die Entscheidung für eine (oder mehrere) Projektmanagement-Methode(n) ist ein essenzieller Schritt in der Planung von Projekten. Die Vorgehensweise entscheidet darüber mit, wie erfolgreich ein Projekt umgesetzt werden kann.
• Zur Auswahl steht eine Vielzahl an verschiedenen Projektmanagement-Methoden und Modellen von klassischen Projektmanagement-Methoden bis zu agilen Projektmanagement-Methoden.
• Welcher Ansatz sich am besten eignet, hängt von den Umständen und Zielen im Einzelfall ab – Patentlösungen gibt es nicht. Die Auswahl einer passenden Methode hängt immer vom konkreten Projekt ab.
• Es kann sinnvoll sein, verschiedene Projektmanagement-Methoden miteinander zu kombinieren.
• Methoden können und sollten an den Projektverlauf angepasst werden, wenn es erforderlich ist.

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