Vorstellungsgespräch absagen: So machen Sie es richtig

Es kommt immer wieder vor, dass Bewerber einen vereinbarten Termin für ein Vorstellungsgespräch doch nicht wahrnehmen möchten oder können. Dann ist eine rechtzeitige Absage wichtig. Wie Sie diese formulieren können, ob Sie Gründe für Ihre Absage nennen sollten und auf welchem Weg Sie am besten absagen, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Warum keine Absage keine Option ist

Viele Jobs sind umkämpft. Bei besonders begehrten Stellen konkurrieren oft Dutzende oder sogar Hunderte Bewerber um eine einzige Stelle. Die Chancen, genommen zu werden, sind für einen Bewerber oft entsprechend gering. Wer zeitnah eine neue Stelle benötigt, der setzt meist nicht alles auf eine Karte, sondern bewirbt sich für viele Positionen. Wenn Sie eine Zusage für einen Job erhalten, aber bereits ein Vorstellungsgespräch mit einem anderen Unternehmen ausgemacht haben, müssen Sie dieses wieder absagen.

Es kann auch sein, dass Sie sich zunächst an vielen Stellen beworben haben und sich erst jetzt kurz vor dem Gesprächstermin näher mit dem möglichen Arbeitgeber beschäftigen. Womöglich haben Sie bei Ihren Recherchen festgestellt, dass der Arbeitgeber doch nicht so attraktiv ist wie gedacht. Oder es passt inhaltlich einfach nicht. Auch dann kann es nötig sein, ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Das gilt auch, wenn Sie kurzfristig erkranken und den Termin deshalb nicht wahrnehmen können.

Vorstellungsgespräch absagen

Ohne Absage bleiben Sie nicht gut in Erinnerung

Egal, aus welchen Gründen Sie den Termin sausen lassen müssen – absagen sollten Sie auf jeden Fall. Für Unternehmen ist es ärgerlich, wenn ein Bewerber einfach nicht zum vereinbarten Termin erscheint, ohne sich zu melden. Das kostet die Beteiligten Zeit, denn sie haben sich auf das Gespräch eingestellt und eine Zeit lang vergeblich auf den Bewerber gewartet.

Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch nicht absagen, ist das nicht nur kein guter Stil. Es kann auch dazu führen, dass Sie den Beteiligten negativ in Erinnerung bleiben. Sie müssen immer davon ausgehen, dass sich solche negativen Erfahrungen in der Branche herumsprechen. Nimmt Ihr Ruf Schaden, haben Sie dadurch womöglich Nachteile im Job und bei späteren Bewerbungen. Und falls Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt doch noch einmal beim selben Arbeitgeber bewerben möchten, können Sie davon ausgehen, dass Sie kein zweites Mal zum Bewerbungsgespräch eingeladen werden, wenn Sie ohne Nachricht einfach nicht erschienen sind.

Bewerbungsgespräch absagen: per Telefon oder E-Mail?

Sie wollen ein Bewerbungsgespräch absagen – doch auf welchem Weg machen Sie das am besten? Eine Absage per Brief kommt aus verschiedenen Gründen nicht in Betracht. Einerseits ist diese Form der Kommunikation im Bewerbungsprozess nicht zeitgemäß. Andererseits dauert es ohnehin zu lange, bis der Brief ankommt – jedenfalls dann, wenn das Bewerbungsgespräch in den nächsten Tagen gewesen wäre.

Für Ihre Absage sollten Sie zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben. Hätte das Vorstellungsgespräch in einigen Tagen stattfinden sollen, kommt es bei der Entscheidung für einen Weg auf Ihre Präferenzen an. Ein Anruf ist ebenso denkbar wie eine freundliche E-Mail. Viele Bewerber bevorzugen eine Absage per Mail, weil sie Nachfragen des Personalverantwortlichen verhindern oder Ihre Absage lieber in Ruhe schriftlich formulieren möchten. Da E-Mails ohnehin bei vielen Firmen das gängige Mittel der Kommunikation mit Bewerbern sind, ist das völlig in Ordnung.

Eine Absage per Telefon ist hingegen geboten, wenn Sie sehr kurzfristig absagen müssen – etwa, weil Ihr Zug ausfällt oder Sie im Stau feststecken. Nur mit einem Anruf stellen Sie dann sicher, dass die Botschaft ankommt. Bis der Inhalt einer E-Mail zu den Beteiligten vordringt, kann es in einem solchen Fall zu lange dauern.

Das Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen?

Wer das Bewerbungsgespräch kurzfristig absagen will oder muss, ist oft unsicher, ob das geht. Auch eine kurzfristige Absage ist in der Regel kein Problem, denn natürlich sind Sie nicht gezwungen, den Termin nur aus Höflichkeit auch dann wahrzunehmen, wenn es nicht möglich oder gewollt ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihre kurzfristige Absage rechtzeitig bei Ihren Gesprächspartnern ankommt, indem Sie anrufen anstatt eine E-Mail zu schreiben. Damit sehr kurzfristige Absagen Ihnen nicht negativ ausgelegt werden, ist es sinnvoll, wenn möglich den Grund hierfür zu nennen.

Die Terminabsage gekonnt formulieren

Eins vorweg: Eine nicht optimal formulierte Absage des Vorstellungsgesprächs ist besser als überhaupt keine Absage. Wenn Sie gut in Erinnerung bleiben oder einen alternativen Termin ausmachen möchten, gilt jedoch: der Ton macht die Musik. Bei einer telefonischen Absage helfen Ihnen Stichpunkte, und auch bei einer Absage per E-Mail sollten Sie nicht einfach drauflos schreiben. Wie höflich Sie Ihre Absage formulieren und ob Sie Fehler machen, entscheidet darüber, wie Ihre Nachricht aufgefasst wird.

Wenn Sie per E-Mail absagen, geben Sie Ihrer Mail einen aussagekräftigen Betreff – zum Beispiel „Absage Bewerbungsgespräch [Datum]“. Die eigentliche E-Mail beginnen Sie mit einer höflichen Anrede. Im Zweifel ist „sehr geehrte/r Frau/Herr XY“ die beste Wahl. Auch „liebe/r Frau/Herr XY“ ist denkbar, besonders dann, wenn es bereits eine Kommunikation per E-Mail mit dem Unternehmen gab und diese Anrede schon genutzt wurde. Nennen Sie Ihren Ansprechpartner unbedingt namentlich und achten Sie auf die korrekte Schreibweise des Namens.

Die eigentliche E-Mail besteht aus wenigen kurzen Sätzen. Sie müssen sich nicht ausführlich erklären oder gar rechtfertigen. Drücken Sie Ihr Bedauern darüber aus, das Vorstellungsgespräch absagen zu müssen. Sie können zum Beispiel in den Text einsteigen, indem Sie sich für die Einladung zum Vorstellungsgespräch bedanken, welches Sie aber leider absagen müssen.

Die Absage begründen?

Ob Sie die Absage begründen oder nicht, liegt an Ihnen. Solange es sich um einen unverfänglichen Grund handelt, ist das jedoch sinnvoll – besonders, wenn Sie das Gespräch nicht generell absagen möchten, sondern den Termin lediglich verschieben müssen. Ist Ihnen der Grund zu privat, müssen Sie diesen natürlich nicht nennen. Schreiben Sie einfach „aus privaten Gründen“.

Wenn Sie das Gespräch verschieben möchten, drücken Sie aus, dass Sie nach wie vor Interesse haben und sich über einen neuen Gesprächstermin freuen würden. Sie können angeben, wann es Ihnen grundsätzlich passt – etwa „in der kommenden Woche“ oder an bestimmten Tagen. Einen konkreten Termin vorzugeben kommt jedoch in der Regel nicht gut an – das Unternehmen legt die Termine für Bewerbungsgespräche fest und nicht der Bewerber.

Zuletzt verabschieden Sie sich höflich. Geeignet sind die Grußformeln „freundliche Grüße“ oder „mit freundlichen Grüßen“. Wenn Ihr Ansprechpartner mutmaßlich weniger Wert auf einen formell-höflichen Ton legt, sind auch „viele Grüße“ in Ordnung. Auf „liebe Grüße“ verzichten Sie jedoch besser, weil es zu informell und persönlich klingt.

Formulierungsbeispiele: So können Sie ein Vorstellungsgespräch absagen

Im Folgenden finden Sie einige Musterformulierungen für eine Absage für ein Vorstellungsgespräch. Die Muster können Ihnen als Inspiration dienen, sollten jedoch nicht eins zu eins übernommen werden. Formulieren Sie immer authentisch und so, dass es zu Ihnen und den Umständen passt.


Beispiel 1: Absage ohne Angabe von Gründen

„Sehr geehrte Frau Schmidt,

vielen Dank für die Einladung zum Bewerbungsgespräch für die Position als [Position], das für den 2. Februar 2020 angesetzt war. Leider kann ich den Termin nicht wahrnehmen. Für etwaige Unannehmlichkeiten bitte ich Sie um Entschuldigung.

Freundliche Grüße

Barbara Muster“


Beispiel 2: Absage mit Angabe von Gründen

„Lieber Herr Huber,

nochmals herzlichen Dank, dass Sie mich zum Vorstellungsgespräch für die Stelle als [Position] eingeladen haben. Das für den 2. Februar 2020 vereinbarte Gespräch kann ich jedoch leider nicht wahrnehmen. Nach reiflicher Überlegung habe ich mich zwischenzeitlich dazu entschlossen, ein anderes Angebot anzunehmen, und bin deshalb nicht länger auf der Suche nach einer neuen Stelle.

Ich bitte um Verständnis und verbleibe
mit freundlichen Grüßen C. Bauer“


Beispiel 3: Absage mit Wunsch nach Ausweichtermin

„Sehr geehrte Frau Bauer,

über Ihre Einladung zum Bewerbungsgespräch, das für den 2. Februar 2020 terminiert war, habe ich mich sehr gefreut. Aufgrund einer akuten Erkrankung kann ich den Termin jedoch leider nicht wahrnehmen. Ich habe nach wie vor großes Interesse daran, Ihr Team im Bereich [Bereich] zu verstärken, und würde mich deshalb sehr freuen, wenn wir das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt nachholen könnten – vielleicht in der kommenden Woche?

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Freundliche Grüße

Sarah Huber“