Reisekostenabrechnung: Das sollten Sie dabei beachten

Wer auf Dienstreise geht, dem entstehen Kosten für Übernachtung, Fahrt und Co. Viele Ausgaben während einer Geschäftsreise können Sie sich über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstatten lassen. Wie Sie Reisekosten richtig abrechnen, welche Kosten erstattungsfähig sind und worauf Sie bei der Reisekostenabrechnung achten sollten, erfahren Sie hier.

Reisekostenabrechnung: Um welche Kosten geht es dabei?

Um welche Kosten geht es, wenn von Reisekosten die Rede ist? Reisekosten sind Kosten, die im Rahmen einer Dienstreise entstehen. Dabei handelt es sich um eine Reise, die im Auftrag des Arbeitgebers stattfindet. Eine Geschäftsreise kann nötig sein, wenn es beispielsweise um Termine bei Kunden, Besprechungen in anderen Niederlassungen, Treffen mit Geschäftskontakten, Seminare, Messen, Tagungen, Forschungsreisen, Exkursionen oder Weiterbildungen geht.

Per Definition handelt es sich nur dann um eine Dienstreise, wenn ein Arbeitnehmer dafür eine weitere Strecke zurücklegt. Fahrten zu einem fünf Kilometer entfernten Kunden sind damit nicht gemeint. Üblicherweise muss man wenigstens die Stadtgrenze verlassen haben, damit es sich um eine Dienstreise handelt. Außerdem ist deren Dauer begrenzt; Betroffene verreisen meist nur für wenige Tage oder Wochen. Dauert eine Dienstreise länger als drei Monate, erkennt das Finanzamt sie nicht mehr als solche an.

Bei einer Dienstreise entstehen naturgemäß Kosten. Ins Gewicht fallen insbesondere Reisekosten, Kosten für Übernachtung, für Verpflegung sowie Reisenebenkosten. Es kommt auf die Vereinbarung mit dem Arbeitgeber an, welche Kosten in welcher Höhe übernommen werden. Mitunter werden bestimmte Kosten pauschal über eine Spesenabrechnung abgerechnet. Häufig können jedoch auch die tatsächlich angefallenen Kosten erstattet werden, was für Arbeitnehmer günstiger ist, wenn die Pauschalen die Kosten nicht decken.

Nicht alle Kosten, die bei einer Geschäftsreise anfallen, sind erstattungsfähig. Sie können sich über Ihre Reisekostenabrechnung zum Beispiel nicht die Kosten für die Nutzung der Minibar im Hotel, Pay-TV im Hotel oder Bußgelder zurückholen.

Fahrtkosten über die Reisekostenabrechnung zurückholen

Fahrtkosten fallen bei Dienstreisen finanziell vergleichsweise stark ins Gewicht. Kosten für den Transport können Fahrten im eigenen Auto, im Zug, Mietwagen, in Bussen oder Flüge betreffen. Wenn der Arbeitgeber Ihnen einen Firmenwagen zur Verfügung stellt und alle damit verbundenen Kosten übernimmt, können Sie sich dafür keine Reisekosten erstatten lassen.

Wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel für die Geschäftsreise buchen, übernimmt der Arbeitgeber in der Regel die vollen Kosten für das Ticket. In den meisten Unternehmen gibt es jedoch bestimmte Regeln, an die Mitarbeiter sich halten müssen – zum Bespiel kann es sein, dass nur ein Flugticket in der Economy Class und nicht in der Business Class bezahlt wird.

Falls Sie Ihr eigenes Auto zur Dienstreise nutzen, können Sie die Reisekosten auf verschiedene Art und Weise erstatten lassen. Sie können die Kilometerpauschale nutzen, die 30 Cent je gefahrenem Kilometer mit dem Auto vorsieht. Ab dem 21. Kilometer gibt es aktuell 38 Cent. Diese Sonderregelung gilt bis 2026. Bei Fahrten mit einem Motorrad oder Moped liegt die Kilometerpauschale bei 20 Cent pro Kilometer. Nur als Fahrer können Sie diese Kosten geltend machen; für Mitfahrer gibt es keine Erstattung.

Gerade bei teuren Autos kann es sich lohnen, die tatsächlichen Fahrtkosten abzurechnen. Dafür müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, in dem Sie jede Fahrt aufzeichnen. Dafür notieren Sie das Datum der Fahrt, den Kilometerstand zu Beginn und am Ende, das Ziel und den Zweck der Reise. Außerdem rechnen Sie aus, welche Kosten insgesamt jährlich für Ihren Wagen anfallen. Denken Sie an Steuer, Versicherung, Abschreibung und Zinsen, die Miete für einen Stellplatz und Treibstoff. Wenn Sie alle Kosten addieren und durch die jährlichen Gesamtkilometer teilen, können Sie den Kilometersatz errechnen und Fahrtkosten über die Reisekostenabrechnung zurückholen oder sie von der Steuer absetzen.

Übernachtungskosten abrechnen

Übernachtungskosten sind oft die teuersten Reisekosten. Informieren Sie sich im Vorfeld einer Geschäftsreise, welche Kosten der Arbeitgeber übernimmt. Wie teuer darf das Hotel sein? Indem Sie diese Frage im Vorfeld mit dem Arbeitgeber klären, riskieren Sie nicht, auf hohen Hotelkosten sitzenzubleiben. Zur Abrechnung von Übernachtungskosten kann auch die gesetzliche Übernachtungspauschale genutzt werden. Sie wird für jedes Jahr neu festgelegt. Bei Übernachtungen innerhalb von Deutschland beträgt sie derzeit 20 Euro pro Nacht. Im Ausland hängt die Höhe der Übernachtungspauschale vom Land und den dortigen Lebenshaltungskosten ab. Zum Teil gelten verschiedene Sätze für verschiedene Regionen oder Städte in einem Land.

Über die Reisekostenabrechnung können Sie natürlich nur dann Übernachtungskosten geltend machen, wenn diese Kosten tatsächlich angefallen sind. Wenn Sie kostenlos bei Freunden schlafen konnten oder Couchsurfing gemacht haben, können Sie keine Pauschale vom Arbeitgeber einfordern oder steuerlich geltend machen.

Kosten für die Verpflegung

Arbeitnehmer auf Geschäftsreise müssen unterwegs essen und trinken. Dafür können in der Reisekostenabrechnung Pauschalen angesetzt werden, wenn der Arbeitgeber nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten erstattet. Relevant sind dann die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand im Inland oder Ausland.

Innerhalb Deutschlands gelten diese Pauschalen:

• Jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, unabhängig von der Dauer
• 14 Euro pro Tag für Aufenthalte ab acht Stunden
• 28 Euro pro Tag für einen Aufenthalt von mehr als 24 Stunden

Die Verpflegungspauschale bei Reisen im Ausland unterscheidet sich von Land zu Land.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung: Albert ist von Freitagmittag bis Sonntagnachmittag auf Geschäftsreise in Dresden. Für den An- und Abreisetag, also Freitag und Sonntag, kann er je 14 Euro geltend machen. Für den Samstag, einen ganzen Dienstreise-Tag, kann er sich 28 Euro erstatten lassen – und damit insgesamt 56 Euro an Verpflegungskosten. Wäre Albert hingegen nur von 8 bis 15 Uhr unterwegs, könnte er keine Verpflegungspauschale ansetzen, weil sie erst ab acht Stunden Dienstreise gezahlt wird.

Die Pauschale kann sich unter Umständen verringern: Wenn Ihnen der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten bezahlt oder das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen ist, wird ein bestimmter Prozentsatz von der jeweiligen Pauschale abgezogen. Für ein Frühstück reduziert sie sich um 20 Prozent für den betreffenden Tag, bei einem Mittagessen oder Abendessen um je 40 Prozent. Wenn Sie Ihre Spesenkostenabrechnung machen, sollten Sie also berücksichtigen, ob Sie manche Essen nicht selbst bezahlt haben.

Ein Beispiel: Ute ist einen ganzen Tag auf Dienstreise und bekäme theoretisch 28 Euro für ihre Verpflegung erstattet. Das Frühstück war jedoch im Hotelpreis enthalten, das Mittagessen war beim Workshop inklusive. Entsprechend muss sie 60 Prozent von der gesamten Pauschale abziehen. Sie kann noch 11,20 Euro für den Tag geltend machen.

Was zählt zu den Reisenebenkosten?

Über die Reisekostenabrechnung können Sie sich auch Reisenebenkosten zurückholen. Das kann zum Beispiel Eintritte, Parkgebühren und Mautgebühren und Kosten für Internet und Telefonie betreffen. Auch Trinkgeld, Versicherungen, Kosten für die Aufbewahrung von Gepäck oder Schäden am Reisegepäck sind inbegriffen. Als Reisenebenkosten würde auch gelten, wenn persönliche oder berufliche Gegenstände gestohlen wurden.

Wie macht man eine Reisekostenabrechnung?

Um sich Reisekosten zurückzuholen, müssen Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen. Wie geht das? Halten Sie sich daran, was im Unternehmen üblich ist. Theoretisch können Sie Ihre Ausgaben unter Angabe von Datum, Zweck, Reiseziel und Dauer handschriftlich auf einem Papier notieren oder ein Word-Dokument ausdrucken. In vielen Firmen gibt es jedoch spezielle Vordrucke für die Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnungen. Dann füllen Sie das Formular aus und leiten es an die zuständige Stelle im Unternehmen weiter.

Heben Sie bei einer Dienstreise unbedingt alle Quittungen, Belege und Rechnungen von Hotels, Fahrten und Speisen auf. Sie sind für die Reisekostenabrechnung essenziell, zumindest, wenn Ihnen die tatsächlichen Kosten erstattet und keine Pauschalen gezahlt werden. Falls es mal keinen Beleg geben sollte, fertigen Sie selbst einen an. Notieren Sie dazu einfach Ort, Datum, Gegenstand und den Preis.

Wichtig zu wissen für die Reisekostenabrechnung: Ganze Dienstreise-Tage dauern von 0 bis 24 Uhr. Wenn Sie am An- oder Abreisetag nur einige Stunden auf Dienstreise sind, geben Sie die Zeit entsprechend von 0 Uhr beziehungsweise bis 24 Uhr an – zum Beispiel 17 bis 24 Uhr am Anreisetag oder 0 bis 14 Uhr am Abreisetag.

Muss der Arbeitgeber Reisekosten übernehmen?

In der Regel übernehmen Arbeitgeber die Reisekosten bei einer Dienstreise – auch, weil sie diese selbst steuerlich absetzen können. Eine Pflicht zur Übernahme von Reisekosten gibt es jedoch nicht. Falls Ihr Arbeitgeber nicht alle Kosten erstattet, können Sie diese Posten alternativ in Ihrer Einkommenssteuererklärung geltend machen, und zwar als Werbungskosten bei den Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit. Dadurch mindert sich ihr zu versteuerndes Einkommen.

Allerdings gilt ohnehin eine Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro pro Person. Nur, wenn Sie insgesamt mehr Werbungskosten in einem Jahr hatten, machen sich die Reisekosten tatsächlich steuerlich bemerkbar. Wenn die Pauschale nicht ausreicht, müssen alle Kosten einzeln aufgeführt werden. Falls Ihr Arbeitgeber bestimmte Kosten bereits über eine Reisekostenabrechnung erstattet hat, können Sie diese Ausgaben nicht noch zusätzlich von der Steuer absetzen.

Klären Sie am besten vor einer Dienstreise, für welche Kosten der Arbeitgeber aufkommt und wo die Grenzen bei der Reisekostenabrechnung liegen. Dürfen Sie vor Ort Taxis nehmen? Wie teuer darf eine Übernachtung sein? Und welche Klasse dürfen Sie bei einem Flug oder einer Bahnfahrt buchen? So können Sie Ihre Ausgaben entsprechend planen und stellen nicht erst im Nachhinein fest, dass Sie manche Kosten selbst tragen müssen.

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