Handout erstellen für Vorträge und Referate: So geht’s

Ein Handout bietet Zuhörern bei Vorträgen und Präsentationen einen Mehrwert: Die Zusammenfassung hilft dabei, sich an das Gehörte zu erinnern. Sie kann auch nützlich sein, um die Aufmerksamkeit zu fördern. Wie hilfreich ein Handout ist, hängt von seiner Qualität ab. Hier erfahren Sie mehr über die Vorteile eines Handouts, wie Sie ein Handout richtig gestalten und wann Sie es am besten verteilen.

Der Zweck eines Handouts

Der Begriff Handout leitet sich vom Englischen „(to) hand out“ ab, was auf Deutsch „aushändigen“ oder „übergeben“ bedeutet. Ein Handout ist eine schriftliche Zusammenfassung, üblicherweise in gedruckter Form, des Inhalts eines Vortrags oder von einer Präsentation. Handouts sind zum Beispiel in der Schule oder Uni typisch: Wenn jemand ein Referat oder eine Präsentation hält, händigt er eine solche Zusammenfassung an seine Zuhörer aus. Ebenso kann ein Handout bei Präsentationen im Rahmen des Jobs verwendet werden, zum Beispiel bei Konferenzen oder wichtigen Verkaufsgesprächen.

Handouts dienen dabei als Erinnerungshilfe für die Zuhörer: In komprimierter Form geben sie den Inhalt eines Vortrags wieder. Sie fassen die wichtigsten Aspekte zusammen und stellen Zusammenhänge übersichtlich dar. In Handouts können auch Definitionen enthalten sein, ein Fazit oder Quellenangaben. Mithilfe von Literaturverweisen machen die Verfasser von Handouts deutlich, auf welche Quellen sich ihr Vortrag stützt. Ebenso ermöglichen sie es ihren Zuhörern mit Quellenangaben, sich über bestimmte Aspekte detaillierter zu informieren, indem sie sich die genannte Literatur näher ansehen.

Braucht man ein Handout bei einem Vortrag?

Ist ein Handout bei einem Vortrag oder einer Präsentation Pflicht? Das kommt darauf an. Wenn es um ein Referat in der Schule oder eine Präsentation in einem Seminar an der Uni geht, wird ein Handout in vielen Fällen vorausgesetzt. Erkundigen Sie sich im Zweifel bei der zuständigen Person, ob Sie ein Handout brauchen oder ob es optional ist.

Geht es um Vorträge in einem beruflichen Zusammenhang, besteht meist keine Pflicht, ein Handout zu verteilen. Es kann für die Zuhörer aber einen Mehrwert darstellen, was dafürspricht, eine Zusammenfassung auszuhändigen. Ebenso sollten Sie bei beruflichen Vorträgen ein Handout vorbereiten, wenn das bei vergleichbaren Vorträgen so üblich ist.

Diese Vorteile bieten gute Handouts

Unabhängig davon, ob ein Handout im Einzelfall verpflichtend ist, spricht viel dafür, bei Vorträgen grundsätzlich ein Handout vorzubereiten. Handouts können viele Vorteile für die Zuhörer haben. Zum Beispiel bei der Nachbereitung: Mithilfe eines Handouts ist es leicht, sich die wichtigsten Informationen aus einem Vortrag wieder in Erinnerung zu rufen. Weil Handouts typischerweise nur eine oder zwei Seiten umfassen und stichpunktartig verfasst sind, dauert es nicht lange, solche Zusammenfassungen durchzulesen. Das kann dazu führen, dass Ihre Zuhörer langfristig mehr von dem behalten, was Sie erzählt haben. Mit anderen Worten: Ihre Arbeit lohnt sich mehr, wenn Sie ein Handout dazu vorbereiten.

Falls Sie in der Schule oder an der Universität einen Vortrag halten müssen, ist der Inhalt womöglich prüfungsrelevant. In diesem Fall werden Ihre Mitschüler oder Kommilitonen Ihnen dankbar sein, wenn sie ein Handout haben, mit dem sie lernen können. Außerdem brauchen die Zuhörer nicht selbst alles mitschreiben, wenn sie ein Handout bekommen. Falls Ihr Vortrag benotet wird oder in Ihre Note einfließt, kann ein gutes Handout Ihnen zu einer besseren Bewertung verhelfen.

Ein Handout für eine Präsentation kann auch nützlich sein, weil es die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer erhöhen kann. Wenn die Zuhörer Ihre Ausführungen mithilfe des Handouts verfolgen, vielleicht eigene Notizen ergänzen, befassen sie sich intensiver mit der Thematik. Sie sind außerdem nicht damit beschäftigt, selbst ein Protokoll anzufertigen, und können deshalb besser zuhören – wer versucht, jeden Satz mitzuschreiben, hat oft nicht die geistigen Kapazitäten, sich inhaltlich damit auseinanderzusetzen.

Handout: Typischer Aufbau und Inhaltsmöglichkeiten

Wie gut und nützlich ein Handout ist, hängt von seinem Aufbau und Inhalt ab. Auch das Layout beeinflusst, wie groß der Mehrwert eines Handouts ist. Wie ist beim Handout der Aufbau, welcher Inhalt ist typisch – und wie formuliert man das Ganze am besten? Das kommt auch darauf an, in welchem Rahmen Sie ein Handout erstellen möchten. Es macht einen Unterschied, ob Sie bei einem Referat ein Handout für Mitschüler brauchen oder ein Handout für einen PowerPoint-Vortrag für potenzielle Kunden im Job. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Zielgruppe im Hinterkopf haben, wenn Sie Ihr Handout gestalten.

Vielleicht gibt es ähnliche Handouts, die Sie als Referenz nutzen können, zum Beispiel von Mitschülern oder Kommilitonen. In diesem Fall haben Sie den Vorteil, dass Sie wahrscheinlich verschiedene Handout-Beispiele miteinander vergleichen können. So merken Sie schnell, welche Elemente sinnvoll sind und wie Sie lieber nicht vorgehen, wenn Sie ein gutes Handout erstellen möchten. Ansonsten sind auch Handout-Vorlagen aus dem Internet nützlich. Mithilfe von Vorlagen für Handouts bekommen Sie ein besseres Gespür für den Handout-Aufbau und den Inhalt solcher Dokumente.

Möglicherweise gibt es Vorgaben von einem Lehrer oder Dozenten zum Aufbau des Handouts. In diesem Fall sollten Sie sich natürlich daran halten. Typisch ist es etwa, dass im oberen Teil der Seite grundsätzliche Informationen zu finden sind. Das kann zum Beispiel Angaben zum Fach oder der Veranstaltung betreffen, zum Schuljahr oder Semester, dem Studiengang und der Schule oder Universität. Sie sollten hier auch Ihren Namen vermerken, ebenso das Datum Ihres Vortrags.

Kerninhalte im Handout zusammenfassen

Der Titel Ihres Vortrags sollte prominent im Handout zu finden sein. Heben Sie ihn am besten durch eine entsprechende Formatierung optisch hervor. Anschließend können Sie den Inhalt Ihres Vortrags in möglichst prägnanten Stichpunkten zusammenfassen. Eiligen Lesern ersparen Sie damit Arbeit: Sie können in noch kürzerer Zeit erfassen, worum es in Ihrer Präsentation ging. Alternativ können Sie diese Zusammenfassung auch ans Ende Ihres Handouts setzen.

Im Handout führen Sie darüber hinaus die wichtigsten Informationen Ihres Vortrags auf, und zwar in der Reihenfolge, in der sie in Ihrem Vortrag thematisiert werden. Sie können auch wichtige Begriffe definieren. Ihr Handout muss sich nicht auf Text beschränken: Wenn es Ihnen sinnvoll erscheint, können Sie auch Skizzen, Tabellen, Zitate, Fotos oder Schaubilder in Ihre Zusammenfassung integrieren. Solche Elemente dienen als Eyecatcher und lockern Ihr Handout optisch auf.

Zum Schluss sollten Sie in Ihrem Handout noch auf Ihre wichtigsten Quellen verweisen. Zumindest bei Handouts für Referate in Schule und Uni ist das üblich und darf deshalb nicht fehlen. Es ist normalerweise nicht nötig, wirklich jede Quelle anzugeben, die Sie genutzt haben – gefragt ist eher ein Verweis auf die wichtigsten Quellen. Geben Sie bei Literatur Titel, Autor, Erscheinungsjahr und Verlag oder Publikation an. Verweise auf Online-Quellen sind kein Problem, hier sollten Sie auch den Link angeben und notieren, wann Sie zuletzt auf das Dokument zugegriffen haben. 

Das perfekte Handout: Tipps, um ein Handout richtig zu gestalten

Das Handout erstellen Sie am besten erst dann, wenn Sie Ihre Präsentation vorbereitet haben. Ihr Vortrag ist der Rahmen, an dem Sie sich entlanghangeln können, wenn Sie Ihr Handout gestalten. Übernehmen Sie die Struktur Ihres Vortrags unbedingt auch in Ihr Handout. Für Zuhörer ist es sonst schwerer, Ihnen zu folgen.

Wenn es darum geht, abzuwägen, welche Informationen Sie in Ihr Handout aufnehmen, sollten Sie die Kernelemente herausfiltern. Gefragt ist kein minutiöses Protokoll Ihres Referats oder Ihrer Präsentation, sondern eine (Kurz-)Zusammenfassung. Es geht um die Essenz dessen, was Sie in Ihrem Vortrag sagen werden. Gehen Sie deshalb nicht zu sehr ins Detail.

Bei der Gestaltung eines Handouts für eine Präsentation oder einen anderen Vortrag sollten Sie es Lesern so einfach wie möglich machen. Fließtext ist aus diesem Grund unüblich – verwenden Sie lieber Stichpunkte. Je prägnanter Sie formulieren, desto schneller können Leser den Inhalt Ihrer Zusammenfassung erfassen. Ein leicht zu erfassender Text wird außerdem auch eher tatsächlich gelesen.

Was nicht in ein Handout gehört

Achten Sie darauf, dass Ihr Handout eine sinnvolle und übersichtliche Struktur hat. Zwar kommt es letztendlich auf den Inhalt an, aber auch das Layout entscheidet darüber, welche Wirkung Ihr Handout auf Leser hat. Nutzen Sie deshalb passende Formatierungsoptionen wie zum Beispiel (wenige!) unterschiedliche Schriftgrößen, Überschriften und Zwischenüberschriften, Fettungen und Aufzählungen. Ihr Handout sollte allerdings nicht zu viele unterschiedliche Gestaltungselemente enthalten, weil sonst die Übersichtlichkeit darunter leiden könnte.

Nicht in ein Handout gehören falsche Informationen, nicht belegte Theorien oder persönliche Ansichten. Nichts in einer solchen Zusammenfassung zu suchen haben darüber hinaus Informationen, auf die Sie in Ihrem Vortrag gar nicht eingehen. Sie würden die Leser nur unnötig verwirren.

Wie lang ist ein gutes Handout?

Wie lang sollte das Handout sein? Das lässt sich nicht pauschal beantworten, sondern hängt davon ab, in welchem Rahmen Sie einen Vortrag halten. Handouts für Referate sind zum Beispiel oft eine Seite lang. Dasselbe gilt für viele Handouts für Präsentationen in Seminaren an der Uni. Oft gibt es in solchen Fällen auch Vorgaben für die Länge des Handouts, die Sie berücksichtigen sollten. Falls Sie in der Länge frei sind, ist es grundsätzlich sinnvoll, sich möglichst kurz zu fassen. Kürzere Handouts werden eher tatsächlich gelesen. Belassen Sie es deshalb nach Möglichkeit bei maximal zwei Seiten. Wenn alles auf eine Seite passt, ist das auch gut.

Bei Vorträgen, die Sie in einem beruflichen Kontext halten, sollten Sie die Länge Ihres Handouts von der Veranstaltung abhängig machen. Was möchten Sie Ihren Zuhörern mitgeben? Welchen Zweck soll das Handout erfüllen? Das beeinflusst, wie lang Ihre Zusammenfassung ausfallen kann und sollte.

Handout verteilen: Am Anfang oder am Ende?

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um ein Handout zu verteilen? Sollte man es seinen Zuhörern gleich zu Beginn der Präsentation vorlegen oder doch lieber bis zum Ende warten? In dieser Entscheidung sind Sie normalerweise frei – machen Sie es so, wie es Ihnen sinnvoll scheint. Grundsätzlich gibt es aber gute Argumente dafür, Zuhörern ein Handout schon vor einem Vortrag auszuhändigen. Vielleicht machen Sie sich Sorgen, dass man Ihnen dann nicht folgen könnte. Tatsächlich könnte es die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer sogar fördern, wenn sie die Zusammenfassung von Anfang an vor sich liegen haben.

Darauf deutet auch eine Studie der Duke University in den USA hin. Versuchsteilnehmer mussten dabei ein Video schauen. Währenddessen lag ihnen entweder ein Handout vor oder nicht. Das Ergebnis: Die Probanden, die das Handout sofort bekommen hatten, erinnerten sich besser an die Inhalte des Videos, als diejenigen, die es erst im Anschluss bekommen hatten.

Wenn Ihre Zuhörer Ihr Handout während Ihres Vortrags vorliegen haben, brauchen sie nicht selbst mitzuschreiben. Wenn sie sich doch etwas notieren möchten, sind es kurze Ergänzungen zu dem, was auf dem Handout steht. Dadurch werden mentale Kapazitäten frei – Ihre Zuhörer müssen sich nicht aufs Mitschreiben konzentrieren, sondern können Ihren Worten wirklich folgen und eigene Überlegungen dazu anstellen. Dadurch kann der Vortrag auch spannender für das Publikum werden.

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