Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015: Das müssen Sie wissen

Die DIN EN ISO 9001 gilt als wichtigste Norm im Qualitätsmanagement. Unternehmen, die sich nach der DIN-9001-Norm zertifizieren lassen, profitieren dabei in vielerlei Hinsicht: Sie können nicht nur ihre Prozesse optimieren, sondern auch das Vertrauen in ihre Firma stärken – mit entsprechenden Vorteilen im Wettbewerb. Hier erfahren Sie, wie die ISO-Zertifizierung 9001 abläuft, für wen sie sich lohnt und wie Sie den richtigen Zertifizierer finden.

DIN EN ISO 9001 Definition: Was ist das?

Bei der DIN EN ISO 9000 ff. handelt es sich um eine Normenreihe, die international anerkannte Qualitätsnormen umfasst. Ein wichtiger Bestandteil ist die DIN-EN-ISO-Norm 9001, die als am meisten verbreitete Norm im Qualitätsmanagement gilt.

Eine Norm im Qualitätsmanagement legt Vorgaben fest, die ein Unternehmen erfüllen muss, um den jeweiligen Qualitätsstandards zu entsprechen. Solche Normen sind nützlich, um ein Unternehmen intern zu optimieren. Ebenso können sie verwendet werden, um den Ruf einer Firma zu verbessern. Firmen haben mit einer Zertifizierung nach der aktuellen DIN EN ISO 9001:2015 ein weltweit anerkanntes Qualitätszeichen vorzuweisen. Das schafft Vertrauen – bei Kunden und Geschäftspartnern.

Die DIN ISO 9001:2015 macht Vorgaben zu den Mindestanforderungen, die ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) von Firmen erfüllen muss. Damit bildet die ISO-Norm 9001 die Grundlage jedes Qualitätsmanagementsystems. Sie ist ein essenzielles Tool, um Verbesserungen im Unternehmen durch einen prozessorientierten Ansatz anzustoßen. Das kann zum Beispiel geschehen,

• indem man Arbeitsabläufe reguliert und standardisiert,
• Verantwortungsbereiche klar benennt,
• Informationsflüsse zwischen Schnittstellen optimiert und
• die Qualität von Arbeitsschritten überprüft und sichert.

Firmen, die ein zuverlässiges und effektives Qualitätsmanagementsystem implementieren möchten, kommen an der Norm DIN EN ISO 9001 nicht vorbei. Zuletzt wurde die Norm mit der DIN EN ISO 9001:2015 als aktuelle Fassung neu geregelt. Die aktualisierte Norm hat die bis dahin geltende DIN EN ISO 9001:2008 abgelöst.

Bedeutung der DIN ISO 9001 für Unternehmen: Diese Vorteile bietet Ihnen eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

Für Unternehmen bietet es viele Vorteile, sich für eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 zu entscheiden. Die ISO-Norm 9001 ermöglicht Ihnen ein zuverlässiges Qualitätsmanagement und ein ganzheitliches Management Ihrer Firma. Mithilfe der Qualitätsnormen können Sie dafür sorgen, dass alle Bestandteile und Prozesse innerhalb der Firma optimal ineinandergreifen. Das sorgt für Effizienz und Schlagkräftigkeit – ein klarer Wettbewerbsvorteil für Unternehmen.

Wenn ein Unternehmen nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert ist, kommt das auch den Mitarbeitern zugute. Jeder einzelne Mitarbeiter enthält die Informationen, die er braucht, um seinen Job optimal zu erledigen. Er findet außerdem die passenden Strukturen vor; die Abläufe sind effizient und zielführend gestaltet. Die Beschäftigten bekommen das nötige Training und ihnen stehen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung.

Transparente Prozesse dank ISO 9001 sind nicht nur hilfreich, damit die Mitarbeiter ihre Arbeit gut und schnell erledigen können. Sie können auch motivierend wirken und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen. Wenn Verantwortungsbereiche und Aufgaben klar definiert und abgegrenzt sind, kann das doppelte Arbeit – und damit eine Verschwendung von personellen Ressourcen – verhindern. Eine Zertifizierung nach der DIN ISO 9001 kann außerdem helfen, mögliche Fehlerquellen schon im Vorfeld aufzudecken und damit Fehler zu verhindern.

Mehr Vertrauen dank ISO-Normen

Auf Dritte – etwa Kunden, potenzielle Kunden und Geschäftspartner – wirkt es vertrauenserweckend, wenn ein Unternehmen nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert ist. Dadurch kann eine ISO-Zertifizierung helfen, als Firma zu wachsen und neue Chancen zu realisieren. Auch das beeinflusst den Unternehmenserfolg unmittelbar.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Eine ISO-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 kann Firmen zu Strukturen verhelfen, die ein leistungsfähiges Arbeiten ermöglichen und eine höhere Produktivität zur Folge haben. Damit kann die DIN 9001 den Erfolg einer Firma maßgeblich beeinflussen, und zwar durch

• eine höhere Rentabilität,
• mehr Wettbewerbsfähigkeit,
• ein besseres Image,
• ein geringeres wirtschaftliches Risiko,
• kontinuierliche Verbesserungsprozesse sowie
• die Erfüllung von Anforderungen von Kunden und potenziellen Kunden, Geschäftspartnern und potenziellen Geschäftspartnern.

Qualitätsmanagement mit DIN-ISO-9001-Zertifizierung: Das sind die Grundsätze

Im Kern geht es beim Qualitätsmanagement gemäß DIN EN ISO 9001 um sieben Eckpfeiler, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen. Sie bilden die Grundlage eines zuverlässigen Qualitätsmanagementsystems. Um mehr über die Voraussetzungen für eine Zertifizierung nach DIN ISO 9001 zu erfahren, können Sie sich die DIN EN ISO 9001 als PDF herunterladen und im Detail studieren.

1. Orientierung am Kunden

Ein Unternehmen kann nur dann erfolgreich sein, wenn es zufriedene Kunden hat. Hier setzt die DIN ISO 9001 unmittelbar an, indem die Kunden einer Firma in den Mittelpunkt gestellt werden. Es ist entscheidend, dass die Bedürfnisse, Anforderungen und Wünsche von Kunden (und potenziellen Kunden) erfüllt oder bestenfalls übertroffen werden. Das schafft Wettbewerbsvorteile und ermöglicht Wachstum.

2. Stete Verbesserung

Ein Fokus auf steter Verbesserung ist der Kern eines QMS nach DIN EN ISO 9000 ff. Firmen sollten immer bestrebt sein, ihre Abläufe und Prozesse weiter zu optimieren. Das setzt voraus, dass sich die Verantwortlichen regelmäßig damit befassen, wie gut es aktuell läuft und wo es noch Verbesserungspotenzial gibt. Ein entsprechendes Grundverständnis kann für langfristigen Erfolg sorgen.

3. Mitarbeiter einbeziehen

Viele Verantwortliche in Firmen machen den Fehler, dass alle Entscheidungen rein auf Management-Ebene getroffen werden, ohne die Erfahrung von Mitarbeitern und anderen Personen einzubeziehen. Dabei verfügen gerade die eigenen Mitarbeiter über einen Wissens- und Erfahrungsschatz, der ihnen Verbesserungsvorschläge ermöglicht, die oft sehr hilfreich sind. Das sollten Verantwortliche berücksichtigen. Ebenso wichtig ist es, die eigenen Beschäftigten auf allen Ebenen zu befähigen und gezielt zu fördern, um ihre Motivation und Leistung zu steigern.

4. Entscheidungen auf Basis von Fakten

Entscheidungen sollten nach klaren Kriterien getroffen werden, um sicherzustellen, dass sie zielführend sind. Entscheidend ist, dass die nötigen Informationen und relevante Daten zur Verfügung stehen, um Entscheidungen auf Basis von Fakten treffen zu können. Erst dann sind wirkungsvolle Maßnahmen möglich. Eine entsprechende Analyse ist damit unerlässlich.

5. Prozessorientiert planen

Effizienz ist essenziell, um ein Unternehmen möglichst wirtschaftlich zu führen. Das setzt voraus, dass effektive Ansätze zur Verfügung stehen, die durch eine umsichtige Planung so effizient wie möglich umgesetzt werden können. Alle Prozesse und die zugehörigen Ressourcen sollten in Wechselwirkung miteinander stehen.

6. Intelligente Führung

Die Rolle von Führungskräften sollte nicht unterschätzt werden. Welche Informationen sie bereitstellen, aber auch, wie sie mit den Mitarbeitern umgehen, beeinflusst die Leistung der Beschäftigten unmittelbar. Es ist die Aufgabe von Führungskräften, die eigenen Mitarbeiter bestmöglich zu motivieren und alles dafür zu tun, dass sie in der Firma zufrieden sind.

7. Gute Zusammenarbeit mit anderen

Gute Beziehungen zu anderen sind maßgeblich für den Erfolg eines Unternehmens. Das gilt zum Beispiel für Lieferanten und Geschäftspartner. Jede Geschäftsbeziehung sollte von Vertrauen und Zuverlässigkeit geprägt sein, damit sie möglichst langfristig Bestand hat.

ISO-Zertifizierung: Wie läuft der Prozess ab?

Ein Zertifikat nach DIN ISO 9001 bescheinigt Firmen, dass sie die Anforderungen der DIN EN ISO 9000 ff. im Qualitätsmanagement erfüllen. Wie kann man sich zertifizieren lassen? Welche Schritte sind erforderlich?

Grundsätzlich haben Sie die Möglichkeit, sich zur Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 direkt an eine Prüfstelle wie den TÜV zu wenden. Oder Sie entscheiden sich dafür, sich von einem Experten im Zertifizierungsprozess beraten zu lassen. Unabhängige Agenturen können Sie während des Prozesses bei allen Schritten unterstützen und Ihr Unternehmen optimal auf die ISO-Zertifizierung vorbereiten. Dazu wird zum Beispiel der Status quo analysiert, es werden Potenziale und Ziele identifiziert und ein Voraudit durchgeführt. Die Erfolgswahrscheinlichkeit ist in vielen Fällen höher, wenn Firmen einen QM-Experten damit beauftragen, ihnen bei der Planung und Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems zur Seite zu stehen. Sie können aber auch ohne einen solchen Partner einen Antrag auf Zertifizierung bei der zuständigen Zertifizierungsstelle stellen.

Nachdem Sie eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 beantragt haben und gegebenenfalls ein Voraudit durchgeführt wurde, folgen Zertifizierungsaudits in zwei Stufen. In Stufe 1 geht es um die Begutachtung und Dokumentation des QMS. In der zweiten Stufe werden unter anderem Informationen und Nachweise gesammelt, inwiefern das Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt. Dazu werden auch Dokumente geprüft.

Dauer einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

Falls keine Zertifizierung möglich sein sollte, erhalten Verantwortliche Tipps, was sie verbessern können, um einen Nachaudit durch die Zertifizierungsstelle beantragen zu können. Das QMS wird dann noch einmal beurteilt, so dass im besten Fall eine Zertifizierung erfolgen kann.

Wie lange dauert es, bis die ISO-Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015 erledigt ist? Das lässt sich nicht pauschal sagen, weil es von vielen Faktoren abhängt. Es kommt zum Beispiel auf die Größe des Unternehmens und die Zahl der Mitarbeiter an, ebenso auf die Zahl der Standorte und individuelle Gegebenheiten vor Ort. Eine ISO-Zertifizierung ist nicht in ein paar Wochen oder gar Tagen abgehakt, sondern erstreckt sich in der Regel über ein Minimum von einigen Monaten. Das gilt vor allem dann, wenn ein QMS erst noch eingeführt und gegebenenfalls angepasst werden muss – solche Prozesse können viel Zeit in Anspruch nehmen. 

Auch über die Kosten eines Zertifizierungsprozesses lassen sich keine pauschalen Aussagen treffen. Hierbei kommt es ebenfalls auf Aspekte wie die Unternehmensgröße und die Branche an, ebenso darauf, ob es schon eine Zertifizierung gibt.

Den richtigen Zertifizierer für die DIN ISO 9001 finden

Wenn Sie für Ihre Firma eine ISO-Zertifizierung nach DIN 9001 anstreben, stellt sich die grundsätzliche Frage, ob Sie einen QM-Experten hinzuziehen möchten, der Sie optimal auf den Prozess vorbereitet. Das verursacht zwar Kosten, kann aber eine erfolgreiche Zertifizierung und ein zuverlässiges Qualitätsmanagementsystem wesentlich wahrscheinlicher machen, weshalb sich viele Unternehmen dafür entscheiden.

In diesem Fall gilt es, einen seriösen Partner zu finden. Wie findet man den richtigen Zertifizierer für die DIN-EN-ISO-Zertifizierung? Nehmen Sie sich für die Auswahl eines Anbieters ausreichend Zeit und holen Sie sich im Vorfeld so viele Informationen wie möglich ein. Lesen Sie sich zum Beispiel Erfahrungsberichte von anderen Kunden durch, um die Seriosität und Vertrauenswürdigkeit einer Firma besser einschätzen zu können. Vergleichen Sie im Detail nicht nur die Preise, sondern auch, was Sie dafür konkret bekommen.

Auf diese Weise können Sie eine Vorauswahl treffen. Im nächsten Schritt ist es sinnvoll, mit mehreren Anbietern Erstgespräche zu führen und individuelle Angebote einzuholen. Auf dieser Grundlage können Sie eine fundierte Entscheidung für einen Anbieter treffen.

Wie lange gilt eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001?

Die erfolgreiche Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen. Die Zertifizierung gilt jedoch nicht auf unbestimmte Zeit, sondern ist befristet. Sie hat eine Gültigkeitsdauer von drei Jahren, wenn das QMS die Anforderungen der ISO-Norm 9000 ff. weiterhin erfüllt.

Nach einer ISO-Zertifizierung ist nach einem Jahr ein Überwachungsaudit vorgesehen. Im zweiten Jahr wird der Ist-Zustand erneut bei einem Audit überprüft. Nach drei Jahren kann dann ein Rezertifizierungsaudit durchgeführt werden. Dabei wird wieder umfangreich geprüft, ob das Unternehmen die Anforderungen der DIN EN ISO 9000 ff. erfüllt. Der Umfang dieser Prüfung entspricht dem des ursprünglichen Zertifizierungsaudits.

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