Diensthandy: Was gilt bei der Nutzung von Firmenhandys?

Viele Arbeitgeber statten ihre Mitarbeiter mit einem Diensthandy aus – und viele Arbeitnehmer sind verunsichert, wie sie das Firmenhandy nutzen dürfen. Was ist erlaubt und was nicht? Welche Regelungen sollten beachtet werden, um Ärger mit dem Chef zu vermeiden? Hier erfahren Sie, was in Bezug auf Diensthandys gilt.

Firmenhandy: Ist eine private Nutzung erlaubt?

Bei Arbeitgebern sind Firmenhandys für die Angestellten beliebt. Ihre Mitarbeiter sind dadurch mobil besser erreichbar. Und auch viele Mitarbeiter freuen sich über die oft brandneuen Smartphones. Doch wozu darf das Diensthandy überhaupt genutzt werden – ist es etwa erlaubt, WhatsApp auf dem Firmenhandy zu installieren, private Telefongespräche zu führen oder das Firmenhandy anderweitig privat zu nutzen? Hier sollten Arbeitnehmer vorsichtig sein.

Es steht dem Arbeitgeber frei, Mitarbeitern vorzugeben, was sie mit dem Diensthandy machen dürfen. Meist werden die entsprechenden Regelungen schriftlich festgehalten – mit einer individuellen Vereinbarung oder einer Betriebsvereinbarung. Mitunter ist bei Firmenhandys eine private Nutzung explizit erlaubt. Der Arbeitgeber kann seinen Angestellten jedoch auch verbieten, privat damit zu surfen, zu telefonieren und Nachrichten zu schreiben. Dann müssen Sie sich daran halten.

Falls es keine explizite Regelung gibt, ist es sinnvoll, das Firmenhandy nicht für private Zwecke zu nutzen. Im Zweifel fragen Sie am besten direkt bei Ihrem Vorgesetzten nach, wie der Umgang mit Firmenhandys im Unternehmen gehandhabt wird. Von einer stillschweigenden Duldung durch den Chef können Sie nur ausgehen, wenn dieser weiß, dass Sie das Diensthandy auch privat benutzen. Selbst dann sind Sie bei Streitigkeiten nicht zwangsläufig vor Konsequenzen gefeit.

Unerlaubte private Nutzung eines Diensthandys: Welche Konsequenzen drohen?

Wenn Sie ein Firmenhandy für private Zwecke nutzen, obwohl das nicht erlaubt ist, handeln Sie sich schnell Ärger ein. Kommt der Arbeitgeber Ihnen auf die Schliche, droht Ihnen eine Abmahnung. Selbst eine Kündigung kann im Einzelfall gerechtfertigt sein. In der Praxis kommt es darauf an, in welchem Umfang ein Beschäftigter das Diensthandy privat genutzt hat. So hatte ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs mehr als 100 Privatgespräche mit seinem Diensthandy geführt. Das Landesarbeitsgericht Hessen sah es als gerechtfertigt an, dass der Arbeitgeber ihm dafür gekündigt hatte (Az. 17 Sa 153/11).

Gibt es einen Anspruch auf ein Diensthandy?

Für viele Beschäftigte ist ein Diensthandy attraktiv – vor allem, wenn der Arbeitgeber eine private Nutzung erlaubt. Oft wird jedoch nicht allen Mitarbeitern ein Diensthandy ausgehändigt, sondern nur bestimmten Angestellten. Mitarbeiter mit Leitungsfunktion werden eher mit einem Firmenhandy ausgestattet als einfache Mitarbeiter. Das sorgt für Ungleichheit zwischen den Beschäftigten und kann zu Unmut bei Mitarbeitern führen, die kein Firmenhandy bekommen haben.

Einen Anspruch auf ein Diensthandy gibt es jedoch nicht. Es ist allein die Entscheidung des Arbeitgebers, wen er damit ausstattet und wen nicht.

Kann man ein Diensthandy ablehnen?

Andere Arbeitnehmer sind wenig begeistert, wenn der Chef ihnen ein Firmenhandy anbietet. Sie fürchten, ständig erreichbar sein zu müssen. Auch das Thema Datenschutz kann für Bedenken sorgen. Dürfen Sie in solchen Fällen ein Diensthandy ablehnen? Das ist normalerweise nicht möglich. Zumindest während Ihrer Arbeitszeit sind Sie dazu verpflichtet, das Firmenhandy wie vom Arbeitgeber vorgesehen zu nutzen. Auf diese Weise sind Sie etwa erreichbar, wenn Sie für Termine außer Haus sind. In Ihrer Freizeit sind Sie hingegen nicht verpflichtet, das Diensthandy zu nutzen oder es eingeschaltet zu haben.

Muss man über das Diensthandy ständig erreichbar sein?

Viele Arbeitnehmer, die von ihrem Arbeitgeber ein Diensthandy bekommen, fürchten, nun ständig erreichbar sein zu müssen. Das kann der Arbeitgeber allerdings nicht verlangen. Sie sollten Ihr Firmenhandy während der Arbeitszeit in Reichweite haben, so dass Sie auf Anrufe und Mails reagieren können. Während der Pausen und nach Feierabend müssen Sie jedoch nicht auf das Diensthandy schauen, geschweige denn Anrufe entgegennehmen oder Nachrichten beantworten. Auch an einem freien Tag kann Ihr Arbeitgeber Sie nicht dazu verpflichten, über Ihr Diensthandy erreichbar zu sein.

Es ist denkbar, Zeiten der Rufbereitschaft mit dem Vorgesetzten zu vereinbaren. Diese Zeiten müssen dann jedoch auch vergütet werden. Wenn es keine entsprechende Vereinbarung mit dem Arbeitgeber gibt, ist es Ihre Entscheidung, ob Sie ans Handy gehen, wenn der Chef Sie noch nach Feierabend anruft oder Ihnen eine Mail schickt. Bedenken Sie dabei, dass viele Arbeitgeber implizit erwarten, dass ihre Mitarbeiter auch in der Freizeit erreichbar sind. Dieser Erwartungshaltung geben Sie neue Nahrung, wenn Sie immer wieder ans Handy gehen, obwohl Sie frei haben. Auf diese Weise erreichen Sie wahrscheinlich nicht, dass Sie künftig weniger häufig nach Feierabend kontaktiert werden.

Diensthandy: Was gilt bei der Steuer?

Auch die Frage nach der steuerlichen Behandlung von Firmenhandys ist für Arbeitnehmer interessant. Ein Diensthandy gilt nicht als geldwerter Vorteil – selbst dann nicht, wenn Beschäftigte es auch privat nutzen dürfen und dadurch Kosten für die eigene Handyrechnung sparen. Das Handy wird nicht als Sachbezug gewertet. Insofern muss es auch nicht versteuert werden. Für das Diensthandy fällt auch bei privater Nutzung keine Steuer an.

Von der Steuer absetzen können Sie ein Firmenhandy, das Ihnen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, nicht – Sie haben schließlich auch keine Kosten dafür gehabt. Anders sieht es aus, wenn Sie ein privates Handy auch dienstlich nutzen. Sie können es anteilig steuerlich geltend machen und so Steuern sparen.

Diensthandy verloren oder beschädigt – was nun?

Es ist schnell passiert – das Diensthandy ist heruntergefallen und nun kaputt. Oder es wurde gestohlen. In solchen Fällen kommt die Frage auf: Wer haftet für ein Firmenhandy? Bei der Haftung kommt es darauf an, ob und in welchem Ausmaß Sie fahrlässig gehandelt haben.

• Fällt Ihnen das Handy aus der Hand, gilt das als leichte Fahrlässigkeit. In solchen Fällen müssen Sie nicht für den Schaden haften.
• Lassen Sie das Diensthandy hingegen an einem stark frequentierten Ort unbeaufsichtigt liegen, wäre das als grobe Fahrlässigkeit zu werten – mit dem Resultat, dass Sie für den Verlust aufkommen müssen.
• In Fällen, die als „normale“ Fahrlässigkeit eingestuft werden, teilen Sie sich die Haftung mit dem Arbeitgeber.

Beim Verlust eines Diensthandys ist nicht nur der eigentliche Wertverlust problematisch. Auf dem Firmenhandy befinden sich oft auch sensible Daten und Geschäftsgeheimnisse, die bei einem Diebstahl in die Hände von unbefugten Personen gelangen können. Beugen Sie deshalb vor, indem Sie wichtige Daten mit einem Passwort schützen. Andernfalls riskieren Sie im Fall eines Verlusts eine Abmahnung durch den Arbeitgeber. Generell sollten Sie das Firmenhandy mit einem Code sperren.

Datenschutz: Darf der Arbeitgeber die Nutzung des Firmenhandys kontrollieren?

Vor allem, wenn Sie Ihr Diensthandy auch privat nutzen dürfen, ist das Thema Datenschutz relevant. Darf der Chef einsehen, was Sie mit dem Firmenhandy machen? Es gilt das Fernmeldegeheimnis, an das sich auch Ihr Chef halten muss. Insofern darf er das Handy nur kontrollieren, wenn Sie dem zugestimmt haben. Ebenso wenig darf der Arbeitgeber private oder dienstliche E-Mails lesen. Es steht dem Arbeitgeber zu, die Aushändigung des Diensthandys zu verlangen. Bevor Sie das tun, dürfen Sie Ihre privaten Daten jedoch löschen. Eine Kontrolle des Diensthandys ist außerdem erlaubt, wenn das Handy ohnehin nur dienstlich genutzt werden darf. So kann der Arbeitgeber überprüfen, ob Sie sich an diese Vorgabe halten.

Diensthandy: Auch Arbeitnehmer müssen den Datenschutz beachten

Auch Sie als Arbeitnehmer müssen die Bestimmungen des Datenschutzes einhalten, wenn Sie Ihr Firmenhandy benutzen. Wenn Sie etwa Messenger-Dienste wie WhatsApp auf dem Firmenhandy installiert haben, greifen die Betreiber häufig auf alle Kontakte in Ihrem Telefonbuch zu. Namen, Telefonnummern und andere persönliche Daten von Kontakten auf diese Weise weiterzugeben, kann einen Verstoß gegen das Datenschutzrecht darstellen. Falls die private Nutzung des Diensthandys grundsätzlich erlaubt ist, können Sie auf Messenger ausweichen, die mehr Privatsphäre bieten – etwa Threema.

Bildnachweis: baranq / Shutterstock.com