Protokoll schreiben: Warum die Mitschrift wichtig ist

Wenn im Job wichtige Meetings und Termine anstehen, kann es sein, dass die Treffen protokolliert werden. Das Protokoll erfüllt in einem beruflichen Kontext eine wichtige Funktion – vorausgesetzt, es wird mit Sinn und Verstand angefertigt. Welche Vorteile Protokolle haben können, welche Informationen sie typischerweise enthalten und was Sie beachten sollten, wenn Sie ein Protokoll schreiben – hier erfahren Sie mehr.

Was ist ein Protokoll und welche Funktionen erfüllt es?

Was genau ist eigentlich ein Protokoll? Ein Protokoll ist eine Mitschrift, die wichtige Vereinbarungen und Eckpunkte eines Treffens festhält. Protokolle sind zum Beispiel bei Verhandlungsterminen vor Gericht oder Verhören bei der Polizei üblich, können aber auch in einem beruflichen Kontext genutzt werden. In der Niederschrift wird dann mitgeschrieben, was besprochen wurde – zum Beispiel bei Meetings im Team, bei Besprechungen mit einem Kunden oder Terminen mit Geschäftspartnern.

Protokolle unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich ihres konkreten Inhalts voneinander, sondern auch vom Zweck, der damit verbunden ist. Es gibt verschiedene Varianten von Protokollen. Die wohl wichtigsten sind das Verlaufsprotokoll und das Ergebnisprotokoll. Ein Verlaufsprotokoll, auch Gesprächsprotokoll genannt, ist dabei in der Regel ausführlicher, weil es relativ genau wiedergibt, was alles besprochen und wie Entscheidungen getroffen wurden. Dadurch wird, wie der Name schon sagt, der Verlauf des Treffens nachvollziehbar – auch für Menschen, die nicht dabei waren.

Wer fertigt ein Protokoll an?

Im Gegensatz dazu fokussiert sich ein Ergebnisprotokoll auf die Ergebnisse einer Sitzung oder eines Termins. Es fasst die wichtigsten Ergebnisse zusammen und bietet sich an, wenn die Ergebnisse zwar festgehalten werden sollen, aber nicht so wichtig ist, auf welchem Weg sie zustande kamen.

Außerdem gibt es Unterschiede im Hinblick darauf, wie detailliert und wortgetreu ein Protokoll das Treffen wiedergibt. Ein Wortprotokoll wird beispielsweise bei Verhandlungen vor Gericht genutzt und enthält exakte Zitate der Anwesenden. Bei beruflichen Treffen ist ein Wortprotokoll in aller Regel nicht gefragt, sondern es reicht ein Gesprächsprotokoll (oder ein Ergebnisprotokoll).

Wenn ein Meeting protokolliert werden soll, wird diese Aufgabe üblicherweise einem Mitarbeiter übertragen. Dieser fertigt das Protokoll nach dem Treffen an, legt es dem Vorgesetzten oder Verantwortlichen zur Freigabe vor und händigt es dann allen Teilnehmern beziehungsweise Beteiligten aus.

Inhalt und Aufbau eines Protokolls: Welche Angaben dürfen im Protokoll nicht fehlen?

Wenn Sie ein Protokoll schreiben wollen, müssen Sie wissen, wie eine solche Mitschrift grundsätzlich aufgebaut ist. Im oberen Teil befindet sich der Kopf des Dokuments – hierhin gehören Angaben zu Ort, Datum und Zeit des Termins, den Teilnehmern, gegebenenfalls auch abwesenden Personen, dem Sitzungsleiter, dem Thema des Gesprächs und zum Protokollanten. Es ist sinnvoll, die besprochenen Tagesordnungspunkte nun kurz aufzulisten. So kann man nachher schnell nachschauen, ob ein bestimmtes Thema bei diesem Treffen erörtert wurde.

Anschließend folgt der Hauptteil, und zwar jeweils gegliedert in die verschiedenen Tagesordnungspunkte. Wie ausführlich das Besprochene pro Thema protokolliert wird, hängt davon ab, ob es sich um ein Verlaufs- oder Ergebnisprotokoll handelt. Bei Verlaufsprotokollen werden oft sämtliche Wortmeldungen protokolliert: Wer hat was zur Diskussion beigetragen? Wie haben andere auf diese Impulse reagiert? Anschließend wird in der Mitschrift festgehalten, welche Ergebnisse das Treffen zutage befördert hat. Ebenfalls wichtig fürs Protokoll: Welche nächsten Schritte ergeben sich durch diese Übereinkünfte? Wurden Aufgaben verteilt – und wenn ja, wer hat die Verantwortung wofür übernommen? Wann möchte man wieder über das Thema sprechen? Gibt es wichtige Deadlines?

Nach diesem Schema werden alle Tagesordnungspunkte protokolliert. Zum Schluss folgt noch eine Formalie, die nichtsdestotrotz nicht fehlen darf: die Unterschriften des Protokollanten und des Sitzungsleiters, der die Korrektheit der Angaben im Protokoll mit seiner Unterschrift bestätigt. Falls dem Protokoll noch Anlagen beigefügt werden, wird auf sie zum Schluss kurz hingewiesen. Das können zum Beispiel Schaubilder, Tabellen oder Skizzen sein, die bei dem Termin eine wichtige Rolle gespielt haben.

Lästige Aufgabe? Warum das Protokoll ein nützliches Tool sein kann

So manch ein Arbeitnehmer stöhnt (innerlich) auf, wenn er darum gebeten wird, ein Meeting zu protokollieren. Bringt doch eh nichts, mag sich so mancher denken – schließlich liest das Protokoll am Ende niemand außer dem Sitzungsleiter, bevor er es unterschreibt. Dabei muss es keine vergebene Liebesmüh sein, ein Protokoll zu schreiben. Richtig gemacht und sinnvoll eingesetzt, kann ein Protokoll viele Vorteile mit sich bringen. Dass das in vielen Firmen nicht geschieht, ist ein anderer Punkt.

Ein Protokoll fungiert als Zusammenfassung dessen, was bei einem Termin besprochen wurde. Nicht nur die Anwesenden können später nachlesen, was gesagt und vereinbart wurde, sondern auch abwesende Personen, für die das Meeting nichtsdestotrotz relevant ist. Dabei beugt ein Protokoll auch Missverständnissen vor: Diskussionen à la „Ich dachte, du machst das“ kann man sich durch eine Mitschrift sparen. Daraus geht schließlich hervor, wer welche Aufgaben übernimmt, wer wofür verantwortlich ist und welche Deadlines beachtet werden müssen.

Protokolle haben damit den Vorteil, dass alle Beteiligten nach der Lektüre auf demselben Stand sind. Mitschriften sind damit wichtig in der Nachbereitung von Treffen, aber auch für die Vorbereitung des nächsten Gesprächs zu den betreffenden Themen. Verantwortliche können anhand von Protokollen genauer planen, was beim nächsten Mal besprochen und beschlossen werden soll. Und die Teilnehmer können sich kurz vor dem nächsten Meeting in kürzester Zeit auf den aktuellen Stand bringen, indem sie sich das Protokoll noch einmal durchlesen. So braucht es beim nächsten Termin keine langen Wiederholungen zum Einstieg, die nur unnötig Zeit kosten würden – man kann stattdessen direkt ins Thema einsteigen.

Protokoll schreiben: So machen Sie es richtig

Wenn jemand beim Meeting Protokoll schreibt, kann das für alle Beteiligten hilfreich sein. Das gilt allerdings nur, wenn das Protokoll auch gut gemacht ist. Wie geht das – Protokoll richtig schreiben? Wenn Sie mit der Aufgabe betraut sind, ein Protokoll zu schreiben, sollten Sie zunächst einmal beim Sitzungsleiter in Erfahrung bringen, was für eine Art Protokoll gefragt ist und wie ausführlich es ausfallen soll. Geht es um die Ergebnisse, schreiben Sie ein Ergebnisprotokoll. Ist der Verlauf des Gesprächs ebenfalls wichtig, ist ein Verlaufsprotokoll wahrscheinlich passender. Klären Sie diese Dinge unbedingt vorab mit der verantwortlichen Person. Sonst machen Sie sich entweder unnötig Mühe, indem Sie zu viel mitschreiben, oder aber Ihre Mitschrift fällt zu knapp aus.

Wichtig ist eine gute Vorbereitung auf das anstehende Meeting. Informieren Sie sich darüber, um was es geht und was zuletzt besprochen wurde. Wie ist der aktuelle Stand bei den Themen, um die es in dem Meeting gehen wird? Je besser Sie darüber im Bilde sind, desto einfacher wird es Ihnen fallen, Protokoll zu schreiben. Sie können dann Wichtiges besser von Unwichtigem unterscheiden. Ebenfalls wichtig: Machen Sie sich, falls nötig, mit den Namen der Anwesenden vertraut. So können Sie sofort notieren, wer was gesagt hat. Falls es Namensschilder gibt, können Sie sich das natürlich sparen.

Im Meeting mitschreiben: Per Hand oder mit dem Laptop?

Es ist dringend ratsam, schon im Meeting Protokoll zu schreiben. Das kann händisch auf einem Blatt Papier geschehen oder auch auf einem Laptop. Tippen geht oft schneller als handschriftlich mitschreiben, was den Laptop im Zweifel zur besseren Wahl macht – vor allem, wenn Sie viel notieren müssen. Direkt auf dem Laptop mitzutippen hat noch einen Vorteil: Sie können leicht Dinge ergänzen oder verändern, wenn es durch den Gesprächsverlauf erforderlich werden sollte. Und Sie haben schon ein digitales Dokument vorliegen, müssen also nicht Ihre handschriftlichen Notizen noch auf den PC übertragen. Dadurch geht es nach dem Treffen schneller, das Protokoll ins Reine zu bringen und an alle zu verschicken.

Wenn Sie mitschreiben, notieren Sie nicht einfach alles, was gesagt wurde. Versuchen Sie, herauszufiltern, was wirklich wichtig ist. Weniger wichtige Dinge könnten das Protokoll unnötig aufblähen oder Ihnen bei der Mitschrift unnötig Arbeit machen, weil sie am Ende doch nicht den Weg in die finale Version des Protokolls finden. Falls Sie bei einem Punkt Rückfragen oder Verständnisfragen haben sollten oder jemanden nicht genau verstanden haben, zögern Sie nicht, direkt nachzufragen. Sonst haben Sie später womöglich Probleme, bestimmte Dinge niederzuschreiben.

Abkürzungen und Stichpunkte erleichtern die Mitschrift

Damit Ihnen das Mitschreiben schneller von der Hand geht, ist es sinnvoll, Abkürzungen zu nutzen. Dazu müssen Sie natürlich wissen, was mit welcher Abkürzung gemeint ist – machen Sie es also nicht zu kryptisch. Außerdem sollten Sie stichpunktartig mitschreiben und keine ganzen Sätze notieren. Schreiben Sie immer gleich dazu, wer was gesagt hat, damit später keine Unklarheit darüber herrscht.

Nach dem Treffen schreiben Sie Ihr Protokoll ins Reine. Dazu sollten Sie sich nach Möglichkeit nicht allzu viel Zeit lassen. Direkt nach dem Meeting wissen Sie noch am besten, worüber gesprochen wurde und was wichtig war. Somit können Sie auch mit Ihrer Mitschrift und Ihren Notizen mehr anfangen, und entsprechend leichter wird es Ihnen fallen, das Protokoll zu schreiben. Wenn Sie mit dem Protokoll fertig sind, verschicken Sie es nicht direkt an alle Beteiligten. Zuerst müssen Sie es dem Sitzungsleiter vorlegen, damit dieser es auf seine Richtigkeit prüfen und unterschreiben kann.

Protokoll schreiben: Vorlage

Besonders leicht geht Ihnen das Protokoll-Schreiben von der Hand, wenn Sie eine Vorlage dafür nutzen. Dadurch gibt es für Ihr Protokoll schon einen Rahmen und Sie müssen das Dokument noch mit Leben füllen. Auf diese Weise geht das Protokollieren nicht nur schneller, es wird auch unwahrscheinlicher, dass Sie wichtige Angaben vergessen.

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