Führungszeugnis für die Bewerbung: Was Sie wissen müssen

Manche Arbeitgeber verlangen von Bewerbern die Vorlage eines Führungszeugnisses. Was genau steht in dem Dokument? Darf der Arbeitgeber es überhaupt verlangen? Und wie kann man ein Führungszeugnis beantragen? Hier erfahren Sie alles, was rund um das Führungszeugnis bei Bewerbungen wichtig ist.

Was ist das Führungszeugnis?

Das Führungszeugnis ist ein Dokument, das auf grünem Spezialpapier gedruckt wird, ähnlich einer Urkunde. Das Führungszeugnis enthält einen Auszug aus dem Bundeszentralregister des Bundesamts für Justiz. Im Führungszeugnis sind Vorstrafen aufgeführt, außerdem können Verurteilungen an Gerichten im In- und Ausland, Verwaltungsentscheidungen, gerichtliche Feststellungen und Vermerke zur Schuldfähigkeit enthalten sein. Da das Führungszeugnis nur einen Auszug aus dem Zentralregister darstellt, sind nicht zwingend alle Eintragungen dort auch im Führungszeugnis aufgeführt.

Umgangssprachlich wird das Führungszeugnis auch als polizeiliches Führungszeugnis bezeichnet. Das hängt damit zusammen, dass man das Dokument früher bei der Polizei beantragen musste. Heute ist das nicht mehr so – das Dokument wird vom zuständigen Einwohnermeldeamt ausgegeben. Die Bezeichnung polizeiliches Führungszeugnis ist aber immer noch geläufig.

Wann braucht man ein Führungszeugnis für Bewerbungen?

Viele Arbeitgeber betreiben eine intensive Recherche, wenn Stellen besetzt werden müssen. Vor allem die vielversprechendsten Anwärter auf den Job werden oft sehr genau durchleuchtet – man hört sich bei ehemaligen Arbeitgebern nach ihnen um oder trägt online so viele Informationen wie möglich über die Kandidaten zusammen. Diesen Aufwand betreiben Unternehmen am ehesten, wenn es um wichtige Posten geht.

Für Arbeitgeber kann auch ein Auszug aus dem Zentralregister interessant sein, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter einzustellen. Ob diese vorbestraft sind, lässt Rückschlüsse auf ihre Persönlichkeit und ihre Vertrauenswürdigkeit zu. Wenn ein Arbeitgeber ein Führungszeugnis von Bewerbern verlangt, werden Eintragungen im Führungszeugnis wahrscheinlich dazu führen, dass der Bewerber nicht eingestellt wird. Mitunter muss das Führungszeugnis erst vorgelegt werden, wenn der Bewerber schon eingestellt ist.

Dürfen Arbeitgeber ein Führungszeugnis verlangen?

Dürfen Arbeitgeber das überhaupt – von Bewerbern ein Führungszeugnis verlangen? Es kommt darauf an, um welchen Job es geht. Zulässig ist es, wenn Arbeitgeber bei Tätigkeiten mit Kindern und Jugendlichen, im Bereich Bewachung und Sicherheit und bei Beamten ein Führungszeugnis verlangen.

Darüber hinaus lautet die Antwort auf die Frage, ob die Bitte nach der Vorlage eines polizeilichen Führungszeugnisses überhaupt zulässig ist, meist Nein. Es ist zwar erlaubt, wenn Arbeitgeber Bewerber um bestimmte Auskünfte bitten. Sie dürfen sich zum Beispiel bei ihnen erkundigen, ob Vorstrafen im jeweiligen Bereich bestehen, weil das für den Job relevant ist.

Mit einem Führungszeugnis haben Arbeitgeber aber möglicherweise Einblick in Strafen, die für die jeweilige Tätigkeit eigentlich gar nicht wichtig sind. Deshalb dürfen Arbeitgeber es in der Regel nicht von Bewerbern verlangen. Das hindert Unternehmen natürlich nicht daran, Jobanwärter um ein Führungszeugnis zu bitten – und die kommen der Bitte meist nach. Wer nämlich kein Führungszeugnis vorlegt, erweckt leicht den Eindruck, er habe etwas zu verbergen, und wird womöglich deshalb nicht eingestellt.

Verschiedene Arten von Führungszeugnissen

Wichtig zu wissen: Es gibt verschiedene Arten von Führungszeugnissen. Man unterscheidet insbesondere zwischen dem einfachen und dem erweiterten Führungszeugnis. Das einfache, private Führungszeugnis ist in der Regel das, was Arbeitgebern vorgelegt wird. Es enthält einen Überblick über nicht verjährte Vorstrafen.

Das erweiterte Führungszeugnis ist hingegen relevant, wenn es um Jobs geht, bei denen Kontakt mit Kindern und Jugendlichen besteht. Im Vergleich zum einfachen Führungszeugnis enthält es (potenziell) mehr Eintragungen: Hier sind auch Dinge aufgeführt, die im einfachen Zeugnis nicht stehen würden. Durch die erweiterte Auskunft sollen Minderjährige besser geschützt werden.

Dann gibt es noch das behördliche Führungszeugnis. Es dient der Vorlage bei Behörden und führt neben Vorstrafen auch Entscheidungen von Verwaltungsbehörden auf. So kann in einem behördlichen Führungszeugnis zum Beispiel stehen, dass eine Gewerbeerlaubnis entzogen wurde oder der Waffenbesitz verboten wurde. Ein solches Führungszeugnis brauchen Sie, wenn es um behördliche Genehmigungen geht.

Eine weitere Variante des Führungszeugnisses ist das europäische Führungszeugnis. Es betrifft Menschen aus dem EU-Ausland, die in Deutschland leben. Wie das deutsche Führungszeugnis gibt das europäische Führungszeugnis Auskünfte über Eintragungen im Strafregister. Es ist in der Sprache des Herkunftslands verfasst und muss deshalb gegebenenfalls übersetzt werden, bevor es verwendet werden kann.

Beantragung Führungszeugnis: So geht es

Arbeitgeber können kein Führungszeugnis für Bewerber beantragen – das müssen diese selbst erledigen. Alle Personen ab 14 Jahren können ein Führungszeugnis beantragen oder Einblick in die Eintragungen im Führungszeugnis nehmen. Gegebenenfalls können auch Behörden ein Führungszeugnis für eine Person beantragen, wenn sie es brauchen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. In der Regel fordern sie betroffene Personen aber vorher dazu auf, das Führungszeugnis selbst zu beantragen. Gerichte und Staatsanwaltschaft haben darüber hinaus ein uneingeschränktes Auskunftsrecht und dürfen sich Informationen über Personen beschaffen, auch ohne sie darüber zu informieren.

Wie kann man ein Führungszeugnis beantragen? Der reguläre Weg sieht so aus, dass Sie persönlich beim Einwohnermeldeamt vorstellig werden und das Führungszeugnis beantragen. Dazu brauchen Sie einen Ausweis, etwa den Personalausweis oder einen Reisepass. Minderjährige sollten einen Erziehungsberechtigten dabeihaben oder eine Vollmacht eines Erziehungsberechtigten. Falls Sie einen Personalausweis mit Online-Ausweisfunktion haben, müssen Sie für die Beantragung des Führungszeugnisses nicht extra zum Amt. Wenn Sie ein Kartenlesegerät haben, können Sie die Beantragung des Führungszeugnisses auch von zuhause aus erledigen. Falls dafür Nachweise nötig sind, müssen Sie diese einscannen.

Nach der Antragstellung dauert es in der Regel zwei bis drei Wochen, bis das Führungszeugnis verschickt wird. Die Kosten für das Führungszeugnis betragen 13 Euro, und zwar für das einfache, erweiterte und europäische Führungszeugnis. Bestimmte Personen können sich von den Gebühren befreien lassen. Das gilt einerseits für Menschen mit wenig Geld, die Sozialhilfe, Arbeitslosengeld II oder Bafög erhalten. Andererseits müssen Personen die Kosten für das Führungszeugnis nicht selbst tragen, die es für eine ehrenamtliche Tätigkeit oder einen Freiwilligendienst brauchen. Es kann auch sein, dass der Arbeitgeber die Kosten für das Führungszeugnis erstattet.

Was passiert mit dem Führungszeugnis beim Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber verlangt von Ihnen bei der Bewerbung ein Führungszeugnis. Also schicken Sie ein Führungszeugnis mit Ihren Unterlagen mit – aber was passiert eigentlich anschließend damit? Grundsätzlich geht es dem Arbeitgeber um die Informationen, die anhand des Führungszeugnisses ersichtlich sind. Oft ist das Führungszeugnis eine Formalie, es kann aber auch ein Kriterium bei der Entscheidung für oder gegen einen bestimmten Bewerber sein.

Mit dem Abschluss des Bewerbungsprozesses hat das Führungszeugnis seinen Zweck erfüllt. Aus Datenschutzgründen sollte es nicht zur Personalakte genommen werden. Eine dauerhafte Speicherung eines Führungszeugnisses in einer Personalakte ist in aller Regel nicht erlaubt. Der Arbeitgeber darf aber in der Personalakte dokumentieren, dass ein Führungszeugnis vorgelegt wurde und kann auch einen Vermerk ergänzen – etwa, dass keine Vorstrafen vorhanden sind.

Grundsätzlich ist es wichtig, dass Arbeitgeber den Zugang zu Führungszeugnissen von Bewerbern und Mitarbeitern im Unternehmen stark einschränken. Es sollten nur Personen darauf zugreifen können, die das Führungszeugnis unmittelbar benötigen – etwa die Unternehmensleitung oder Mitarbeiter der Personalabteilung im Rahmen der Stellenbesetzung.

Wie lange ist ein Führungszeugnis gültig?

Immer wieder kommt die Frage auf, wie lange ein Führungszeugnis gültig ist. Ein Ablaufdatum gibt es bei Führungszeugnissen in diesem Sinne nicht. Die Gültigkeit ist nicht eindeutig festgelegt, denn es kann schließlich theoretisch immer ein neuer Eintrag hinzukommen. Praktisch sollten Sie deshalb immer ein möglichst aktuelles Führungszeugnis vorlegen, wenn es bei Bewerbungen von Ihnen verlangt wird. Es sollte bestenfalls nicht älter als drei Monate sein.

Wann werden Eintragungen im Führungszeugnis gelöscht?

Ein Führungszeugnis, in dem Vorstrafen aufgeführt sind, kann sich bei Bewerbungen als echtes Hindernis erweisen. Die gute Nachricht für Bewerber, die Eintragungen im Führungszeugnis haben: Diese Eintragungen bleiben nicht ewig bestehen. Und manches taucht gar nicht erst im Führungszeugnis auf. Das gilt zum Beispiel für Verurteilungen, wenn die Strafe dafür nicht mehr als 90 Tagessätze oder einer Freiheitsstrafe von bis zu drei Monaten betragen hat. Auch zur Bewährung ausgesetzte Jugendstrafen von bis zu zwei Jahren werden üblicherweise nicht ins Führungszeugnis eingetragen.

Aus dem Führungszeugnis entfernt werden verjährte Straftaten. Wie lange sie im Führungszeugnis aufgeführt werden, hängt davon ab, nach welcher Zeit sie verjähren. Üblicherweise tauchen sie aber früher nicht mehr im Führungszeugnis auf als im Zentralregister. Das folgt dem Gedanken der Resozialisierung, der mit Strafen verbunden ist. Es kann gegebenenfalls auch möglich sein, einen Antrag darauf zu stellen, dass bestimmte, nicht verjährte Straftaten nicht ins Führungszeugnis aufgenommen werden.

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