Debriefing: So klappt die Übergabe

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sind Vorgesetzte und hin und wieder auch die ehemaligen Kollegen gefragt. Es geht dann nämlich darum, im Rahmen eines Debriefing die wichtigsten Erkenntnisse und Informationen des Berufsalltags zusammenzutragen. Nur so kann der neue Mitarbeiter die Position nahtlos übernehmen. Wie das funktioniert, verraten wir hier.

Definition Debriefing: Was versteht man darunter?

Der Begriff Debriefing wird im Arbeitskontext verwendet, um zwei Dinge zu bezeichnen, die sich ein wenig voneinander unterscheiden:

1. Man kann von einem Debriefing sprechen und damit meinen, dass man nach einem wichtigen Meeting, einer Präsentation oder einer anderen Besprechung, die wichtigsten Erkenntnisse noch einmal sammelt. Die Teilnehmer oder ein ausgewählter Kreis von Teilnehmern treffen sich dabei nach der Veranstaltung und tragen die wichtigsten Informationen zusammen. Daraus sollen sich dann im nächsten Schritt Maßnahmen ableiten lassen, die zu Verbesserungen im Unternehmen beitragen.
2. Die andere Form des Debriefing ist ebenfalls ein Abschlussgespräch. Allerdings setzt man dieses Debriefing an, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Auch hier geht es in erster Linie darum, die wichtigsten Erkenntnisse zusammenzutragen. Anders als das Debriefing nach einer Besprechung verfolgt diese Art des Debriefings das Ziel, den Nachfolger einzuarbeiten. Der scheidende Mitarbeiter soll während des Debriefing möglichst viel von seinem Know-how an den neuen Mitarbeiter oder die ehemaligen Kollegen weitergeben. Denn der Mitarbeiter, der nun das Unternehmen verlässt und mehrere Jahre in der Position gearbeitet hat, weiß am besten, worauf es bei dem Job ankommt. Genau dieses Wissen soll er an seine Kollegen und seinen Nachfolger übermitteln. Ein Debriefing in diesem Sinne kann man am ehesten mit einem Übergabegespräch vergleichen.

Was das Debriefing nicht ist

Das Debriefing ist nicht der richtige Ort, um im Nachhinein die Arbeit des scheidenden Mitarbeiters zu beurteilen. Auf gar keinen Fall sollte dieses Meeting dazu genutzt werden, auf Verfehlungen des ehemaligen Beschäftigten hinzuweisen oder gar schlecht über seine Arbeit zu reden. Wenn sich Mitarbeiter und Arbeitgeber nicht im Guten trennen, kann dies durchaus eine echte Herausforderung sein.

Im Debriefing geht es einzig und allein darum, das Wissen, das sich der Mitarbeiter im Laufe seiner Betriebszugehörigkeit erarbeitet hat, zu erhalten. Der Vorgesetzte sollte dem Beschäftigten daher mit größtmöglicher Wertschätzung gegenübertreten. Anfeindungen im Debriefing führen eher dazu, dass der Mitarbeiter unter Umständen nicht sein komplettes Wissen preisgibt, sondern im schlimmsten Fall zur Konkurrenz mitnimmt.

Wer nimmt am Debriefing teil?

Welche Personen am Debriefing beteiligt sind, hängt von den Umständen im Unternehmen und der Komplexität der Stelle ab. Bei einigen Jobs genügt es, wenn der scheidende Mitarbeiter in einem kurzen Gespräch die wichtigsten Informationen an seine Kollegen weitergibt. Diese können im nächsten Schritt den neuen Mitarbeiter instruieren.

Andere Positionen erfordern mehr Nachbereitung, so dass ein kurzes Gespräch nicht ausreicht, um alle Daten und Fakten zu übermitteln. Bei eher komplexen Jobs nehmen daher häufig nicht nur die ehemaligen Kollegen, sondern auch der Vorgesetzte und/oder der Leiter der Abteilung teil. Je mehr Teilnehmer, umso besser, denn jeder dieser Beteiligten hat verschiedene Vorkenntnisse und kann daher anders auf das Gesagte reagieren. Der direkte Vorgesetzte stellt andere Verknüpfungen her als der Kollege, der in den letzten Jahren jeden Tag ähnliche Aufgaben erledigt hat. Diese unterschiedlichen Sichtweisen tragen dazu bei, dass es zu ganz anderen Rückfragen kommt. Und jede Rückfrage liefert wiederum neue Erkenntnisse.

Der Ablauf des Debriefing: So kann man es gestalten

Ebenso wie der Teilnehmerkreis nirgendwo verbindlich festgeschrieben ist, gibt es auch für den Ablauf des Debriefing keine starren Regeln. Solange das Hauptziel beibehalten wird, ist die Ausgestaltung flexibel. Schließlich ist es auch gar nicht möglich, alle Eventualitäten und Gegebenheiten in den verschiedenen Unternehmen schon vorab einzuplanen. Das heißt im Umkehrschluss jedoch nicht, dass es keinen groben Leitfaden für Debriefings geben würde. Unter anderem der folgende Ablauf hat sich als fruchtbar erwiesen:

1. Informationen aus der Stellenbeschreibung sammeln

Vorgesetzte oder Kollegen sollten die Vorbereitung des Debriefing auf keinen Fall dem scheidenden Mitarbeiter allein überlassen. Natürlich können sie ihn darum bitten, ebenfalls vorab die wichtigsten Informationen in einer übersichtlichen Form zusammenzutragen. Sie sind aber auch selbst in der Pflicht, den neuen Mitarbeiter zu informieren.

Kollegen, Vorgesetzte und alle anderen Personen, die auf der Seite des Arbeitgebers an dem Debriefing teilnehmen, können sich zur Vorbereitung auf das Gespräch folgende Fragen stellen:

• Welche Anhaltspunkte liefert die Stellenbeschreibung?
• Welche Aufgaben hat der Kollege im Joballtag erledigt? Was hat dabei besonders gut funktioniert, an welcher Stelle hat er die Unterstützung seiner Kollegen gebraucht?
• Hat der Mitarbeiter auch Aufgaben übernommen, die gar nicht in der Stellenbeschreibung zu finden sind? Wenn ja, welche waren das und warum hat er das getan? Aus Fleiß oder deshalb, weil es nicht anders ging?

2. Arbeitsabläufe und Arbeitsplatzbeschreibung nutzen

Daneben sollten die teilnehmenden Personen so viele Informationen wie möglich über den Arbeitsplatz und die Arbeitsabläufe sammeln. Vielleicht gibt es Arbeitsanweisungen oder Beschreibungen bestimmter Prozesse, die ebenfalls beim Debriefing helfen können. Denn auch hier gilt: Je mehr Anhaltspunkte es für Informationen gibt, umso besser. Folgende Fragen können im Hinblick auf das Debriefing sinnvoll sein:

• Nutzte der Mitarbeiter bestimmte Hilfsmittel, um die Arbeitsabläufe zu erledigen?
• Hat er vornehmlich allein gearbeitet oder sich die Aufgaben mit Kollegen geteilt? Wenn ja, welche Personen waren das?
• War der Mitarbeiter dafür verantwortlich, mit Kunden oder Lieferanten zu kommunizieren? Wenn ja, welche Kunden und Lieferanten waren das und wie hat die Zusammenarbeit funktioniert?
• Gab es während des herkömmlichen Arbeitstages häufig Kontakt zu anderen Abteilungen? Falls ja, wer waren die Ansprechpartner? Gibt es Anregungen oder Wünsche, wie die zukünftige Arbeit gestaltet werden könnte?

3. Arbeitsplatz besichtigen

Was nicht außer Acht gelassen werden darf, ist der Arbeitsplatz an sich. Gerade für Vorgesetzte, die mehrere Abteilungen führen und daher nicht unbedingt in regelmäßigen Abständen alle Arbeitsplätze besuchen können, ist das sinnvoll. Indem sie sich den Arbeitsplatz einmal in Ruhe ansehen, werden sie vielleicht auf Dinge stoßen, die beim Debriefing unbedingt angesprochen werden sollten.

4. Andere Informationen nicht vergessen

Vielleicht gibt es im Unternehmen sogar Checklisten, die der scheidende Beschäftigte erstellt hat, oder bestimmte Formulare und Vorlagen, die im täglichen Arbeitsalltag genutzt wurden. Sollte es derartige Hilfsmittel für das Debriefing noch nicht geben, bietet es sich unter Umständen an, genau das im Unternehmen zu etablieren. Zum Beispiel mit einem Wiki im Intranet. Mitarbeiter haben damit die Möglichkeit, die wichtigsten Punkte, die es im Job zu beachten gibt, immer dann einzutragen, wenn sie ihnen auffallen. Das hat den Vorteil, dass man nicht erst kurz vor der Übergabe an den Nachfolger alle Informationen zusammentragen muss. Was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden.

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