CV-Parsing: Was Sie über maschinenlesbare Lebensläufe wissen müssen

Das Durchsehen von Bewerbungen kostet Personalverantwortliche viel Zeit. Es kann gerade bei begehrten Stellen lange dauern, bis jede Bewerbung gesichtet und bewertet ist. Hier setzt CV-Parsing an. Maschinenlesbare Lebensläufe werden automatisch durch spezielle Programme bearbeitet und eingeordnet. Was hinter diesem Trend steckt und was es für Sie als Bewerber bedeutet, erfahren Sie in diesem Artikel.

CV-Parsing

Was ist CVParsing?

In unserer heutigen Welt geht vieles ganz automatisch. Die technische Entwicklung eröffnet vielfältige Möglichkeiten, Abläufe durch Automatisierung einfacher zu gestalten und dadurch Zeit zu sparen. Diese Entwicklung ist längst auch bei Bewerbungen angekommen. Das spiegelt sich nicht nur in der Tatsache wider, dass Bewerbungen inzwischen ganz überwiegend auf digitalem Weg versandt werden. Auch die Art und Weise, mit der Personalabteilungen mit eintreffenden Bewerbungen umgehen, wandelt sich.

In diesem Zusammenhang steht auch das CV-Parsing. CV steht für Curriculum Vitae, also den Lebenslauf. Parsing meint eine maschinelle Analyse durch ein Computerprogramm. Beim CV-Parsing werden spezielle Programme – auch CV-Parser genannt – genutzt, um Bewerbungen automatisch zu erfassen und weiterzuverarbeiten. Sie machen es Personalern einfach, passende Kandidaten unter der oft großen Zahl an Bewerbern zu finden, indem sie bereits eine Liste an Vorschlägen liefern. Dieser Trend stammt ursprünglich aus den USA, inzwischen wird das maschinelle Einlesen von Lebensläufen jedoch auch hierzulande immer beliebter und häufiger genutzt.

CV-Parser können nicht nur Word-Dokumente und Dokumente auslesen, die mit anderen Textverarbeitungsprogrammen erstellt wurden. Häufig sind sie auch in der Lage, PDFs oder Scans inhaltlich zu erfassen. Auch Textfelder, wie sie bei Online-Bewerbungen üblich sind, können auf diese Weise maschinell ausgelesen werden.

Wie funktionieren Bewerber-Managementsysteme?

Für Bewerber mag der Trend zu maschinenlesbaren Lebensläufen nach einer zweifelhaften Errungenschaft klingen. Ein Computerprogramm – und kein Mensch – sichtet ihren Lebenslauf. Oft wird die Vorentscheidung, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen wird, ebenfalls automatisch getroffen. Selbst dann, wenn ein Personalverantwortlicher die besten Kandidaten selbst auswählt, hängt seine Auswahl meist von der Vorauswahl der Bewerber-Managementsysteme ab.

Bewerber befürchten, ihre Bewerbung könnte durch diese Vorgehensweise aussortiert werden. Das liegt auch an den mangelnden Kenntnissen über entsprechende Managementsysteme und ihre Funktionsweise. Bewerber-Managementsysteme eröffnen beim Umgang mit Bewerbungen neue Möglichkeiten. Sie lesen Lebensläufe aus. Bei der Bewertung der einzelnen Bewerbungen geht es jedoch mitnichten nur darum, wie häufig bestimmte Schlagworte in dieser zu finden sind. Vielmehr handelt es sich um intelligente Systeme, die den Lebenslauf und seine Inhalte im Kontext bewerten.

Die Managementsysteme erkennen wichtige Qualifikationen und Kernkompetenzen eines Bewerbers. Sie gewichten die Informationen, die ihnen ein Lebenslauf liefert. Sie bemerken, wenn ein Bewerber eine bestimmte Stelle lange innehatte und welche zeitliche Abfolge die jeweiligen Stationen des beruflichen Werdegangs hatten. Positionen werden ebenso erkannt wie Abschlüsse und bestimmte Kenntnisse. Die Lebensläufe werden nicht nur analysiert, sondern auch in Form von strukturierten Informationen zusammengefasst.

Für Personalverantwortliche bedeutet der Trend hin zu CV-Parsing vor allem eine Vereinfachung ihres Jobs. Dank der Hilfe der Bewerber-Managementprogramme geht es deutlich schneller, eine Vorauswahl bei eingehenden Bewerbungen zu treffen. Außerdem ist es einfacher, im Kontext bestimmter Qualifikationen und Anforderungen nach geeigneten Kandidaten zu suchen.

Was Sie als Bewerber bei CV-Parsing beachten sollten

Als Bewerber sollten Sie sich auf den Trend hin zu maschinenlesbaren Lebensläufen einstellen. Noch ist CV-Parsing zwar längst nicht in jeder Personalabteilung angekommen. Das Instrument zur Personalauswahl wird jedoch immer beliebter und dürfte deshalb an Bedeutung gewinnen.

Keine Angst: Nur, weil CV-Parsing wichtiger wird, bedeutet das nicht, dass Sie Ihren ganzen Lebenslauf verändern müssen. Auf einige wichtige Aspekte sollten Sie jedoch dennoch achten – und das am besten bei jeder Bewerbung. Sie wissen schließlich im Vorfeld nicht, ob ein möglicher Arbeitgeber auf CV-Parsing setzt oder nicht. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, einen Lebenslauf zu erstellen, der CV-Parser-tauglich ist.

Gut strukturiert und übersichtlich

Dieser Tipp ist eigentlich nichts Neues, denn ein Lebenslauf sollte immer gut strukturiert und übersichtlich sein. Gliedern Sie Ihr Dokument in die üblichen Rubriken und geben Sie diesen aussagekräftige Überschriften. Versehen Sie alle Stationen mit den relevanten Informationen, etwa zur Dauer, dem Arbeitgeber, dem Standort und den Tätigkeiten, die Ihnen bei einem bestimmten Job besonders wichtig erscheinen.

Je besser strukturiert ein Lebenslauf ist, desto leichter können CV-Parser ihn erfassen. Somit tragen Sie Ihren Teil dazu bei, dass Ihre Qualifikationen vom Programm richtig interpretiert werden. Mit umständlichen Formulierungen und fehlenden oder suboptimalen Überschriften kann es hingegen passieren, dass das Bewerber-Managementsystem Ihre Attribute nicht richtig erkennt.

Beachten Sie wichtige Schlagworte

Einerseits kann ein CV-Parser mehr als nur Schlagworte heraussuchen. Andererseits heißt das nicht, dass Sie Schlagworte außer Acht lassen sollten. Überlegen Sie, welche Schlagworte aus Sicht des Arbeitgebers besonders wichtig sein könnten. Verwenden Sie diese, damit das Parsing-Programm sie herausfiltert. Auch an der Stellenanzeige können Sie sich orientieren. Dadurch erhalten Sie Einblicke in die Aspekte, die für den Arbeitgeber besonders wichtig sind.

Geben Sie jede Station Ihres Lebenslaufs einzeln an

Achten Sie darauf, jede berufliche Station einzeln und mit allen zugehörigen Informationen zu nennen. Das ist zwar ohnehin üblich, kann aber etwas anders ausgestaltet sein, wenn es um unterschiedliche Positionen beim selben Arbeitgeber geht. Ein CV-Parser kann diese Informationen besser analysieren, wenn sie einzeln gelistet werden. Nennen Sie also für jede Position bei diesem Arbeitgeber erneut die Eckdaten Ihrer Tätigkeit und führen Sie den Zeitraum immer separat auf.

Vorsicht bei ungewöhnlichen Formaten

Zwar können viele CV-Parser nicht nur Word-Dokumente auslesen, sondern auch PDF-Dateien, die bei Bewerbungen üblich sind. Allerdings ist das nicht immer der Fall. Auch wenn viele Programme ein relativ großes Spektrum an Dateiformaten abdecken, kann es in manchen Fällen Probleme geben. Das kann etwa passieren, wenn Sie ein besonderes Design für Ihren Lebenslauf mit einer Grafiksoftware erstellen.

Dann ist der Lebenslauf nicht mit einem Textverarbeitungsprogramm gestaltet, sondern mit der Grafiksoftware. Nicht jedes Bewerber-Managementprogramm kann damit umgehen. Im Zweifel ist es deshalb besser, ein einfacheres Design innerhalb der Möglichkeiten eines Textverarbeitungsprogramms zu nutzen.

Machen Sie keine Fehler

Rechtschreibfehler sind in Bewerbungen immer problematisch. Fallen sie auf, suggerieren sie, dass Sie sich bei Ihrer Bewerbung nicht die nötige Mühe gegeben haben. Sonst wäre Ihnen der Fehler vermutlich aufgefallen. CV-Parser bemerken Rechtschreibfehler. Im besten Fall enthält Ihre Bewerbung dann „nur“ einen Fehler.

Es kann jedoch auch sein, dass Sie ein wichtiges Wort falsch geschrieben haben. Das erkennt das Programm dann nicht als das Wort, was es eigentlich sein soll. Somit gibt das Programm dann aus, dass in Ihrer Bewerbung unter diesem Schlagwort nichts zu finden ist. Das kann zum Nachteil für Sie werden. Aus demselben Grund sollten Sie auch alle Wörter ausschreiben. Abkürzungen werden nicht immer richtig eingeordnet. Sie wirken außerdem oft wenig professionell.

CV-Parsing: Ein Vorteil oder Nachteil für Bewerber?

Viele Bewerber fürchten, dass CV-Parsing ein Nachteil für sie ist. Sie haben Angst, dass Ihre Bewerbung ausgesiebt wird, ohne je auf dem virtuellen oder tatsächlichen Schreibtisch eines echten Menschen gelegen zu haben. Tatsächlich sind solche Bewerber-Managementsysteme noch vergleichsweise neu und befinden sich in der Entwicklung. Eine gewisse Fehlerquote gibt es bei den meisten CV-Parsern. Das wissen jedoch auch die Mitarbeiter der Personalabteilung. Deshalb werfen sie meist auch selbst noch einen Blick auf die Kandidaten, die für die Einladung zum Vorstellungsgespräch zur Auswahl stehen.

Wenn ein Computerprogramm die Vorauswahl trifft, kann das für Bewerber auch ein Vorteil sein. Ein CV-Parser bewertet nüchtern nach den immer gleichen Kriterien, welcher Kandidat infrage kommt und welcher nicht. Ob einem Personaler Ihr Foto nicht passt, ob er gerade unaufmerksam ist oder schlicht etwas überlesen hat, spielt dann keine Rolle mehr. Wenn Sie wissen, was Sie in den Mittelpunkt rücken müssen, können Sie durch maschinenlesbare Lebensläufe sogar einen Vorteil vor Mitbewerbern haben.