Umschulung zu Bürokauffrau oder -mann: Wie läuft sie ab?

Es gibt viele Gründe, aus denen sich Menschen für einen beruflichen Neuanfang entscheiden. Fehlende Perspektiven, Krankheit oder die mangelnde Lust auf den eigenen Job sind nur einige davon. Dann kann eine Umschulung helfen, in einem anderen Beruf Fuß zu fassen. Eine der beliebtesten Umschulungen ist die zur Kauffrau beziehungsweise dem Kaufmann für Büromanagement, früher bekannt als Bürokauffrau und Bürokaufmann. Hier erfahren Sie mehr über die Tätigkeit im Büromanagement, die Voraussetzungen einer Umschulung und eine mögliche Kostenübernahme.

Eine junge Frau sitzt glücklich am Schreibtisch, sie macht eine Umschulung zur Bürokauffrau

Was machen Kaufleute für Büromanagement?

Über eine Umschulung können Arbeitnehmer und Arbeitslose einen neuen Beruf erlernen. Zu den am stärksten nachgefragten Umschulungen gehört die Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise dem Bürokaufmann. Tatsächlich gibt es den Beruf der Bürokauffrau und des Bürokaufmanns so nicht mehr, denn die Berufsbezeichnung hat sich verändert. Bürokauffrau und -mann wurden mit dem Fachangestellten für Bürokommunikation und der Kauffrau und dem Kaufmann für Bürokommunikation zusammengefasst. Die neue einheitliche Berufsbezeichnung lautet Kauffrau (oder -mann) für Büromanagement.

Kaufleute für Büromanagement übernehmen diverse Aufgaben in der betrieblichen Organisation. Sie sind in ihrer Berufsausübung nicht auf bestimmte Branchen begrenzt, sondern werden überall benötigt. Der Umstand, dass nahezu jedes Unternehmen Kaufleute für Büromanagement benötigt, dürfte zur Beliebtheit des Berufs beitragen.

Kauffrauen und -männer für Büromanagement sind mit vielfältigen Tätigkeiten betraut. Sie kümmern sich je nach Arbeitgeber und Position um Aufgaben des Rechnungswesens, der Beschaffung, des Personalwesens und Marketings sowie die Bearbeitung von Aufträgen. Zugleich fungieren sie als Schnittstelle zwischen Vorgesetzten, Abteilungen, Kunden und Zulieferern. Es ist ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass die betrieblichen Abläufe reibungslos vonstatten gehen können.

Wer in diesem Beruf tätig ist, arbeitet überwiegend am PC und bedient das Telefon. Kaufleute für Büromanagement schreiben Geschäftsbriefe, erstellen Kalkulationen, bearbeiten Zahlungseingänge oder kümmern sich um personelle Angelegenheiten. Sie planen Dienstreisen und Events, koordinieren Termine oder bereiten Präsentationen vor. Auch in der Kundenbetreuung übernehmen sie eine wichtige Funktion.

Umschulung zur Bürokauffrau: Wie läuft sie ab?

Wie eine Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise der Kauffrau (und dem Kaufmann) für Büromanagement abläuft, hängt vom jeweiligen Angebot ab. Es gibt verschiedene Formen der Umschulung:

  • rein schulische Umschulungen an einer Berufsschule oder Berufsfachschule; es fallen Lehrgangskosten an
  • betriebliche Umschulungen im dualen System finden an einer Berufsschule und im Betrieb statt; hier fallen keine Lehrgangskosten an, dafür gibt es ein festes Ausbildungsgehalt
  • überbetriebliche Umschulungen bei privaten Trägern, die meist recht teuer sind

Auch der Ablauf kann sich von Angebot zu Angebot unterscheiden. Viele Umschulungen finden in Vollzeit statt, Teilzeit ist aber ebenfalls möglich. Blockunterricht ist bei einer dualen Umschulung ebenso denkbar wie ein tageweiser Wechsel aus Theorie in der Schule und Praxis im Betrieb.

Während einer Umschulung zur Kauffrau oder dem Kaufmann für Büromanagement erwerben die Teilnehmer wichtige Kompetenzen für ihren späteren Berufsalltag. Dazu gehören Aspekte der Buchhaltung, kaufmännisches Rechnen, Personalwirtschaft, Marketing und Controlling. Ebenfalls typisch sind Wirtschafts- und Sozialkunde, Büroorganisation, Elemente der Betriebs- und Volkswirtschaftslehre, Auftragsbearbeitung und Projektmanagement. Angehende Kaufleute für Büromanagement müssen sich außerdem mit rechtlichen Themen, den Bereichen Einkauf und Logistik, Assistenz und Sekretariat sowie mit Kommunikation auskennen.

Wie lange dauert eine Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement?

Bei einer Bürokauffrau-Umschulung stehen auch wichtige Computerprogramme und Anwendungen auf dem Programm, etwa Office-Anwendungen, Tabellenkalkulation und kaufmännische Software.

Im Rahmen einer Umschulung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement können auch Praktika vorgesehen sein. Zusätzlich können sich Teilnehmer mitunter auf eine Richtung spezialisieren und zusätzliche Qualifikationen sammeln, etwa im Bereich Bürowirtschaft, Büroorganisation oder Schreibtechniken.

Eine Umschulung zur Bürokauffrau oder dem Bürokaufmann dauert in Vollzeit meist zwei Jahre. Wer sich in Teilzeit umschulen lässt, braucht entsprechend mehr Zeit. Die Umschulung kann dann bis zu 30 Monate, teilweise auch noch länger dauern. Anschließend ist es denkbar, die Kenntnisse mit einer Fortbildung zu vertiefen. Infrage kommen können etwa der Fachwirt für Büroorganisation, Verwaltungsfachwirt oder Wirtschaftsfachwirt. Alternativ kann man sich auch ohne weitere Spezialisierung für den ersten Job im neuen Bereich bewerben.

Voraussetzungen: Wer kann eine Umschulung zur Bürokauffrau machen?

Die Voraussetzungen für eine Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise der Kauffrau für Büromanagement hängen von den jeweiligen Zulassungsvoraussetzungen des Anbieters ab. Fast immer gehört dazu ein persönliches Gespräch mit dem Interessenten. Außerdem wird in der Regel ein Bildungsabschluss verlangt, etwa ein Hauptschul- oder Realschulabschluss oder die Fachhochschulreife. Bewerber müssen zudem ausreichende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben.

Bestimmte Vorkenntnisse sind in aller Regel keine Zulassungsvoraussetzung – schließlich geht es bei einer Umschulung ja gerade darum, einen neuen Beruf zu erlernen. Neben den Voraussetzungen, die sich aus den Vorgaben des jeweiligen Anbieters ergeben, sollten angehende Bürokaufleute auch persönlich für diesen Beruf geeignet sein. Sie sollten gut organisiert und kommunikativ sein, kaufmännisch denken können und natürlich motiviert sein, etwas Neues zu lernen.

Wer eine Umschulung anstrebt, sollte zugleich prüfen, welche Konsequenzen damit einhergehen. Ein wichtiger Punkt ist der Kostenfaktor. Vor allem private Lehrgänge kosten oft mehrere Tausend Euro. Gibt es nicht wenigstens einen Zuschuss, kann das problematisch sein – schließlich bleibt bei einer (Vollzeit-)Umschulung meist keine Zeit, um nebenher zu arbeiten und so den eigenen Lebensunterhalt zu verdienen. Entsprechend gut geplant sollte die Umschulung auch in finanzieller Hinsicht sein.

Bürokauffrau-Umschulung: Wer zahlt?

Die Kostenfrage beschäftigt viele Menschen, die darüber nachdenken, eine Umschulung zur Kauffrau oder zum Kaufmann für Büromanagement zu machen. Sie sollten rechtzeitig klären, ob es einen Träger gibt, der zumindest einen Teil der Kosten übernehmen kann. Besteht diese Möglichkeit nicht, müssen gegebenenfalls Rücklagen vorhanden sein, um eine Umschulung aus eigenen Mitteln möglich zu machen.

Anlaufstellen für eine (teilweise) Kostenübernahme sind insbesondere die Agentur für Arbeit und das Jobcenter. Wer arbeitslos ist, kann sich etwa einen Bildungsgutschein von der Arbeitsagentur ausstellen lassen – vorausgesetzt, das Amt bewilligt dies. Ist die Umschulung wegen einer Berufsunfähigkeit notwendig, können die Kosten dafür möglicherweise von der Rentenversicherung oder der zuständigen Berufsgenossenschaft übernommen werden.

Die Voraussetzung dafür, dass die Arbeitsagentur oder das Jobcenter die Kosten für eine Bürokauffrau-Umschulung übernimmt, ist zum einen das Alter des Antragsstellers. Dieser muss volljährig sein. Zum anderen muss er eine Berufsausbildung abgeschlossen oder zumindest begonnen haben. Andernfalls wäre keine Umschulung möglich, weil gar keine Erstausbildung absolviert wurde.

Eine Kostenübernahme hängt von den individuellen Umständen ab

Wichtig zu wissen: Das Amt ist nicht dazu verpflichtet, die Kosten für eine Umschulung zu übernehmen. Es kommt also darauf an, wie sinnvoll eine Umschulung im Einzelfall ist. Die Chancen für eine Kostenerstattung stehen gut, wenn die Aussichten im bisherigen Beruf schlecht sind, bei Berufsunfähigkeit, wenn der angestrebte Job mit guten Perspektiven verbunden ist und wenn der Antragsteller die persönliche Eignung für den angestrebten Beruf mitbringt. Diese Kriterien wurden immer wieder von Sozialgerichten herangezogen, wenn es darum ging, ob das Arbeitsamt im Einzelfall zu einer Kostenübernahme verpflichtet war oder nicht.

Beim Arbeitsamt können Betroffene zusätzlich zum Zuschuss für die Umschulung weitere Fördermittel beantragen. Das ist etwa zur Finanzierung von Lehrmitteln, für Prüfungsgebühren, Fahrtkosten sowie Unterkunft und Verpflegung möglich. Wenn wegen der Umschulung Kinder kostenpflichtig betreut werden müssen, kann hierfür ebenfalls ein Zuschuss beantragt werden.

Lohnt es sich, eine Umschulung zu machen?

Der allgemeine Bedarf an Kaufleuten für Büromanagement in allen Branchen sorgt dafür, dass die berufliche Perspektive nach einer entsprechenden Umschulung in aller Regel gut ist. Wer überzeugt ist, dass das Büromanagement das Passende für ihn ist, kann deshalb mit einer Umschulung zur Bürokauffrau oder zum Bürokaufmann kaum etwas falsch machen. Wenn die Umschulung sorgfältig ausgewählt wurde und sie zu den eigenen Vorstellungen passt, kann sie den Weg zu einer zweiten Karriere ebnen.

Die Entscheidung für oder gegen eine Umschulung im Allgemeinen oder eine bestimmte Umschulung sollte nie leichtfertig getroffen werden. Fragen Sie sich, welche Zukunftsaussichten mit der jeweiligen Umschulung verbunden sind und ob Ihnen der Beruf sehr wahrscheinlich tatsächlich liegen wird. Wenn möglich, empfiehlt es sich, den neuen Bereich vor einer Umschulung über ein Praktikum kennenzulernen. Das mindert das Risiko, dass Sie später im neuen Beruf nicht zufrieden sind.

Bei der Suche nach einem Umschulungs-Angebot kann es sich lohnen, nicht zu warten, was Arbeitsamt oder Jobcenter vorschlagen, sondern selbst auf die Suche nach guten Angeboten zu gehen. Vergleichen Sie am besten mehrere Angebote im Detail. Falls Sie eine duale Umschulung machen möchten, kommt auch der Wahl des Ausbildungsbetriebs eine entscheidende Bedeutung zu. Was Sie im Betrieb lernen, kann sich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber stark unterscheiden.

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